Аудит расчетов по заработной плате

 

2.4.Совершенствование учета по оплате труда

 

В настоящее время большое внимание уделяется совершенствованию

первичной и сводной документации по учету труда и его оплаты.

        Совершенствование учета по оплате труда в ООО ТК “Терем”  осуществляется комплексно, то есть по всем направлениям учета: первичному, сводному, аналитическому, синтетическому.

        Документы  разрабатываются с учетом ориентации на компьютерный учет, с учетом современных стандартов построения документации, с учетом внедрения рыночных отношений. Документы также быть удобным для обработки и последующих записей в учетные регистры.

Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - первый и определяющий этап совершенствования бухгалтерского учета.

Купить бухгалтерскую программу - это сейчас не проблема. По оценкам экспертов на российском рынке предлагают такую продукцию несколько сотен разработчиков. Купить хорошую бухгалтерскую программу - дело совсем другое.

Так как в ТК “Терем” осуществлена компьютеризация бухгалтерского учета основных операций при использовании бухгалтерской программы 1-С версии 7.5. Это сразу сказалось на росте производительности работы бухгалтерии, уменьшился объем ручного труда, отсутствуют арифметические ошибки, больше времени уделяется первичному контролю. Уделяется значительно больше времени изучению быстро меняющего инструктивного материала.

        Для уменьшения объема ручной рутинной работы и в связи с большим количеством отчетности по оплате труда и начислением на ФОТ с начала 2002 года  приобретена более совершенная версия программы (версия 7.7).

Преимущества версии 7.7. в ООО ТК “Терем”:

 

1. В параметрах настраивается режим автоматической смены рабочей даты в полночь;
2. В общих журналах документов может устанавливаться отбор по виду документа;
3. Защита паролем внешнего отчета;
4. В конфигурации может быть определен общий журнал, который будет использоваться при выборе пользователем полного журнала;
5. Право на монопольный запуск системы в режиме "1С:Предприятие";
6. Фиксирование имени пользователя производившего любой вид изменений.

 

Фирма пошла на такие значительные расходы, для того чтобы:

1. не увеличивать штат бухгалтерии;
2. иметь возможность получения оперативной информации по начислению подоходного налога, единого социального налога, взносов в обязательное пенсионное страхование (14% из ФОТ с распределением по накопительному и страховому взносу (с 15.12.01г.))

Компенсирующим моментом в расходах фирмы было приложение к этой версии - это информационная база “Гарант”, в которой содержится несколько тысяч нормативно-правовых документов, позволяющих руководству фирмы оперативно получать информацию правового и налогового права.

Новая версия программы 1-С ведет учет от создания первичного документа( штатное расписание, приказ о приеме на работу) до создания форм налоговой отчетности с полными расчетами и начислениями.

          В условиях низкой конкуренции на рынке труда, точнее в отсутствии его, ООО ТК «Терем» является типичной коммерческой организацией и по ней можно сделать выводы о состоянии дел с оплатой труда в Великом Новгороде.

Схема 2.3

 

Организация возникла в условиях стихийно образовавшегося рынка в связи с произошедшей перестройкой в начале 90-х годов. В экономические отношения вступили люди, не имеющие необходимого образования, с отсутствием опыта. Отсюда экономические и политические (в смысле организации бизнеса и его перспективы развития) просчеты, которые напрямую отражаются на оплате труда работников организации. Это выражается в плохо продуманной внутренней структуре организации, отсюда предприятие имеет неравноценную загрузку по рабочим местам, большую текучесть кадров и как следствие всего этого низкую заработную плату работников.  Высокая конкуренция на рынке, наличие более удачливых и дальновидных конкурентов. Непрерывно меняющееся налоговое законодательство не позволяют хозяевам предприятия платить высокую заработную плату своим работникам. В среднем она на 15% ниже среднего прожиточного минимума, который составляет 1915 руб. в области.  

На данном этапе требуется принципиально новая организация оплаты труда. И это  реальная необходимость замены устаревшей, низко эффективной модели оплаты труда, которая в значительной мере сдерживает реализацию потенциала работников и тормозит развитие экономики. Всевозможные премии, доплаты и надбавки утратили стимулирующую роль и превратились, по сути, в механическую прибавку к тарифным ставкам и должностным окладам, как правило, не связанную с результатами труда. Более того, они настолько усложняют организацию заработной платы, что она становится недоступной для понимания. Какие же первоочередные преобразования в организации оплаты труда следует провести в ООО ТК “Терем”, чтобы она соответствовала современным условиям хозяйствования? Прежде всего, надо окончательно отказаться от использования гарантированных тарифных ставок и должностных окладов. Именно они выступают главным ограничителем и шлагбаумом размеров заработной платы и заинтересованности персонала в развитии и реализации имеющихся способностей. Дело в том, что превышение меры труда, за которую выплачивается ставка или оклад, либо не предполагает увеличения и не сопровождается ростом его оплаты, либо это увеличение незначительно и слабо ощутимо для сотрудников. Поэтому тарифные ставки и должностные оклады работники традиционно связывают с тем предельным уровнем количества и качества труда, превышение которого материально не выгодно для них. При этом часто срабатывает принцип: зачем работать больше и лучше, если все равно получишь не больше установленной ставки или оклада.

Действующий сегодня порядок начисления ставок и окладов допускает возможность их выплаты без достижения работниками соответствующих результатов. Здесь несколько иная логика: стоит ли достигать требуемых результатов, определенных тарифной системой, ведь и без этого получишь, как минимум, гарантированную ставку или оклад. Такой механизм организации и выплаты ставок и окладов, естественно, расслабляет, расхолаживает и, уж конечно, не заинтересовывает работников в высокопроизводительном труде. Более того, думается, что с учетом сказанного, он не во всем соответствует экономическому закону распределения по труду в его классическом понимании и принципу социальной справедливости, поскольку допускает равное вознаграждение за неравный труд.

Именно в этом видится одна из основных причин сознательного недоиспользования трудящимися своих физических и интеллектуальных способностей. Достаточно большое количество сотрудников не уверены, что если они будут работать больше и лучше, то увеличится их заработок.

Не логично распределять не гарантированный, динамичный ФОТ между сотрудниками по гарантированным стабильным ставкам и окладам. Это равносильно попытке преждевременно точно распределить еще не созданный продукт. Однако чем можно заменить данный элемент организации оплаты труда? Если не по тарифу, то, как распределять заработанные средства между сотрудниками фирмы? Что же нужно делать, отказавшись от использования гарантированных ставок и окладов в практике организации оплаты труда в ООО ТК “Терем”? Внедрять бестарифную систему заработной платы всем без исключения сотрудникам фирмы.

Глава 3. Аудит расчетов по оплате труда

 

3.1.Методика аудиторской проверки расчетов по оплате труда

 

Аудиторская деятельность, аудит -  предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

          Аудит осуществляется в соответствии с Федеральным законом²⁶ другими федеральными законами  и иными нормативными правовыми актами по проведению аудиторской деятельности, изданными в соответствии с вышеуказанным   Федеральным законом.

          Целью аудита является выражение мнения о финансовой (бухгалтерской)

отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

  Основной целью аудитора при проверке оплаты труда является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.  

Основная задача аудита оплаты труда - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

  Среди документов, подлежащих  проверке, выделяют первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность.

Первичные документы включают:

1. Кассовую книгу.

2. Расходные кассовые ордера.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу²⁷ (форма N Т-1); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8).

4. Личную карточку (форма N Т-2)²⁸;

5. Форму N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы"; форму N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени"²⁹.

6. Ведомость N 8 "Книга учета депонированной заработной платы".

7. Форму N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"; форму N Т-51 "Расчетная ведомость"³⁰; форму N Т-53 "Платежная ведомость"³¹.

8. Формы N Т-54, Т-54а "Лицевой счет".³²

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

      1. Главную книгу.

2. Журнал-ордер N 1.

3. Журнал-ордер N 2.

4. Журнал-ордер N 10.

      5. Разработочную таблицу РТ-5 "Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими".

6. Разработочную таблицу РТ-2 "Распределение заработной платы".  

 

Отчетность включает:

1. Пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках: отчет о движении капитала (форма N 3) и отчет о движении денежных средств (форма N 4).

2. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5, справка N 8 "Социальные показатели").

3. Статистическую отчетность по форме N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников".   

  В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации. Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ)³³.

В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены одним из трех основных способов:

1.    трудовым договором (контрактом),

2.    коллективным договором или

3.    договором гражданско-правового характера. 

 

Трудовой договор (контракт) - соглашение между трудящимся и работодателем, по которому одна сторона обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а другая - выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными договорами организации и соглашением сторон. Трудовым договором не могут устанавливаться условия, противоречащие КЗоТ РФ (условия увольнения, установление взысканий, порядок рассмотрения индивидуальных споров, введение материальной ответственности, не предусмотренной ст. 121 КЗоТ РФ).³⁴

Трудовые отношения с совместителями также оформляются трудовым соглашением. При этом общая продолжительность рабочего времени в месяц не может превышать половины месячной нормы, предусмотренной для соответствующих категорий работников. В процессе проверки необходимо удостовериться по табелю учета рабочего времени в том, что данная норма соблюдается. 

 

Коллективный договор и другие локальные нормативные акты регулируют трудовые отношения наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным нормативным актам относятся Положение о системе оплаты труда, Положение о премировании и другие, в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации. 

 

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключается с физическими лицами, которые могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без образования юридического лица. При проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы отличить трудовой договор от договора ГПХ, что важно при начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом договоров ГПХ являются определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам ГПХ эти льготы не предоставляются.  

 

 

           При проверке  необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу (форма N Т-1), перевод работника из одного структурного подразделения в другое (форма N Т-5), предоставление работнику отпуска (форма N Т-6), увольнение с работы (форма N Т-8). На каждого работника заполняется Личная карточка (форма N Т-2)³⁵.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ³⁶ все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В данное время действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"³⁷, которые обязательны для применения юридическими лицами всех форм собственности. Организации при необходимости могут вносить в данные формы, детализирующие и уточняющие изменения, а также дополняющие реквизиты, но основные реквизиты форм должны быть сохранены без изменений. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц за указанное нарушение.