Аудит расчетов с подотчетными лицами

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления  одного или нескольких возможных нарушений [17].

Аудитор должен планировать свою работу, чтобы провести проверку эффективно и в срок. Планирование должно проводиться в соответствии с такими признаками, как:

1. комплексность (обеспечение взаимоувязанности и согласованности всех этапов планирования – от предварительного до составления общего плана и программы аудита);
2. непрерывность (увязка этапов планирования по срокам);
3. оптимальность (выбор оптимального варианта общего плана и программы аудита).

Планы должны быть основаны на знании особенностей деятельности предприятия. Их составление необходимо для того чтобы отразить:

1. полученное представление о применяемой клиентом системе бухгалтерского учета, проводимой учетной политике и мероприятиях внутреннего контроля;
2. установленный ожидаемый уровень доверия к данным внутреннего контроля;
3. установленные и изложенные в виде программы характер, сроки и объем планируемых аудиторских процедур;
4. порядок координации в ходе проделанной работы.

При работе с  материалами аудиторской проверки предыдущего года и другими соответствующими документами аудитор должен обратить внимание на обстоятельства, требующие особого рассмотрения, и принять решение о возможном их влиянии на предстоящую работу по проверке в текущем году.

При составлении  плана проверки аудитору следует произвести обобщенную оценку риска аудиторской проверки, основанную на знании предприятия клиента, его отрасли, методов управления и руководства, а также факторов хозяйственной деятельности.

Планы, если необходимо, дорабатываются и пересматриваются в ходе проверки. При этом планирование в процессе работы должно носить преемственный характер, а причины внесения существенных изменений документироваться.

Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор  делает вывод о степени деловой  безупречности клиента и принимает  решение о проведении аудиторской  проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении.

По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами на предприятии:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.
5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ¹⁶ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса РФ «Налог на прибыль организаций»¹⁷ сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

Представленный вопросник позволяет  сделать аудитору целый ряд промежуточных  выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность  отчетных данных.

Некоторые дополнения к процедурам в программе аудита расчетов с подотчетными лицами. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислен единый социальный налог.

Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют  взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного  медицинского страхования и в  Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются: суточные в пределах норм, установленных законодательством; расходы по найму жилья в пределах норм; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Суммы НДС выделяют по проезду к месту служебной  командировки и обратно; затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Представительские расходы- это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод  о значительном распространении  данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить  следующие ключевые моменты.

1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах относящихся к  одной командировке или одному авансовому отчету;

2. Соответствие предоставленных документов правилам оформления, установленных действующими законодательными актами;

3. Правильность  отнесения проверяемых сумм на  бухгалтерские счета.

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [13].

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты (форма № АО-1);
• товарные чеки;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• акты приемки выполненных работ;
• журнал ордер №7;
• оборотные ведомости;
• приказы (распоряжения) о направлении сотрудников в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• командировочные удостоверения (форма № Т-10);
• приказы об утверждении смет представительских расходов [19].

Типичные нарушения  при аудите расчетов с подотчетными лица

 

	Нарушения
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм	1.1) Отсутствует  приказ руководителя, устанавливающий  порядок выдачи работникам подотчетных  средств; 1.2). В приказе  о порядке выдачи подотчетных  средств не установлен круг  лиц, имеющих право на получение  денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 1.3) Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги и хозяйственно-операционные  расходы; 1.4) Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 1.5) Выдача  денег под отчет лицам, не  рассчитавшимся по ранее выданным  авансам;  1.6) Списание  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия;  1.7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 1.8) Допускается  передача полученных под отчет  наличных денег одним работником  другому.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов	2.1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2.2) Отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке; 2.3) Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов; 2.4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 2.5) Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов	3.1). Нарушение  порядка удержания подоходного  налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 3.2) Некорректное  выделение налога на добавочную  стоимость в суммах командировочных  расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами	4.1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 4.2) Списание  на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов	5.1) Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 5.2) Отсутствие  учета представительских расходов  в пределах норм и сверх  норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами	6.1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 6.2) Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;  6.3) Журнал-ордер №  7 ведется не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно; 6.4) Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.
187. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

 

Нарушения, связанные  с неправильным оформлением авансовых  отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Часто предприятия или магазины дают только чеки, но обязательно к кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно.

Из всего  сказанного можно сделать вывод, что аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так как при аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

 

2. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «ПСП»

 

1. Организационно-экономическая характеристика ООО «ПСП»

 

ООО «ПСП» образовано в 2010 г., основная сфера деятельности - производство изолированных проводов и кабелей.  Основными клиентами предприятия являются организации любой формы собственности, ИП а также физические лица.

Штат предприятия состоит из генерального директора, заместителя директора, главного бухгалтера, 4 х менеждеров по продажам, секретаря.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером.

Главный бухгалтер  назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно директору ООО «ПСП».

Главный бухгалтер  действует на основании Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер  руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в установленном  порядке, и несет ответственность  за соблюдение содержащихся в них  требований и правил ведения бухгалтерского учета.