Бухгалтерский учет кассовых операций и дененежных документов

Оформление приема наличных денег производится приходным кассовым ордером 0310001 (сокращенно – ПКО 0310001) (Приложение 1).

При получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при  их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к ПКО.

При несоответствии вносимой суммы кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Особенности оформления кассовых операций с применением ККТ и  платежными агентами заключаются в следующем.

По окончании проведения кассовых операций на основании контрольной  ленты, изъятой из ККТ, оформляется  приходный кассовый ордер на общую  сумму принятых наличных денег, кроме  сумм наличных денег, принятых платежным  агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо ПКО оформляется ПКО на общую  сумму наличных денег, принятых платежным  агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

При приеме остатка наличных денег, полученных под отчет, на сумму остатка наличных денег, полученных под отчет, кассиром оформляется ПКО.

Прием юридическим лицом  сдаваемых наличных денег от уполномоченного  представителя обособленного подразделения осуществляется в порядке, определенном юридическим лицом, по ПКО.

Выписанный приходный  ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Теперь рассмотрим порядок  заполнения приходного кассового ордера.

Приходный кассовый ордер  состоит из двух частей: приходного ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру. Заполняются следующие строки:

«Номер документа» – нумерация приходного кассового ордера должна быть непрерывной и следовать по порядку. Нумерация приходных ордеров каждый календарный год должна начинаться заново.

«Дата составления» – ПКО  составляется в день поступления  денег в кассу предприятия. Дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если номер дня или месяца меньше десяти, то впереди ставится 0.

«Дебет» – счет 50 (для  индивидуальных предпринимателей не обязательно).

«Код структурного подразделения» – заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам.

«Корреспондирующий счет» – счет, в кредит которого относится поступившая сумма (для индивидуальных предпринимателей не обязательно).

«Код аналитического учета» – код по системе аналитического учета (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно).

«Сумма» – записывается сумма цифрами, которая поступила в кассу предприятия. Сумма указывается с копейками, через знак «,».

«Код целевого назначения» – заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций).

«Принято от» – ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги.

«Основание» – содержание операции по поступлению денег (например: «поступила выручка от продаж», «поступили деньги из банка» и т.д.).

«Сумма» – сумма поступивших денег – прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается.

«В том числе» – ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС – «без налога НДС»).

«Приложение» – реквизиты документа (название, номер и дата), по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.).

Поступление наличных денег в кассу оформляется следующими бухгалтерскими проводками:

1. Поступила выручка от реализации готовой продукции за наличный расчет: Д 50 К 90-1.

2. Поступили деньги с расчетного счета: Д 50 К 51.

3. Поступили деньги от покупателей: Д 50 К 62.

4. Возвращен остаток подотчетных сумм: Д 50 К 71.

5. Поступления от сотрудников организации по прочим операциям:

    Д 50 К 73.

6. Поступления от учредителей: Д  50 К 75.

7. Безвозмездное получение  денег: Д 50 К 98.

 

1.3 Хранение наличных денег в кассе

 

В соответствии с требованиями старого порядка, оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное  для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия.

В Положении № 373-П [1] такая обязанность прямо не прописана. В нем лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций.

Таким образом, оборудовать  помещение кассы в 2012 году организации  и индивидуальные предприниматели  могут по своему усмотрению.

Обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.

К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты – у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

 Все документы, связанные  с приходом и расходом денежных  средств хранятся в архиве организации 5 лет.

 

1.4 Лимит кассы

 

Лимит остатка наличных денег  – это максимально допустимая сумма денежных средств, которую  можно хранить в кассе для  проведения кассовых операций после  выведения в кассовой книге суммы  остатка денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой  лимит самостоятельно путем издания  соответствующего распорядительного  документа, который должен храниться  в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы  в 2012 году в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит  остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий  он только согласовывался.

Правила расчета лимита остатка  наличных денег изложены в приложении к Положению № 373-П [1]. Согласно им, при установлении данного ограничения можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Вариант первый. Расчет лимита выполняется по формуле:

L = V/P * Nc,                                                 (1)

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nc определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Вариант второй. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег (для вновь созданных – ожидаемых выдач) за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

 Лимит остатка наличных  денег в этом случае рассчитывается  по формуле:

L=R/P*Nn,                                                        (2)

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

 Р – расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

 Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом / индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней.

Организация, в состав которой  входят обособленные подразделения, определяет лимит с учетом наличных денег, хранящихся в этих структурных единицах. Однако если организация открыла обособленному  подразделению для совершения им операций счет в банке, то лимит остатка  наличных денег устанавливает данный обособленец в порядке, предусмотренном для юридического лица.

Что касается банковских платежных  агентов (субагентов), то при определении  лимита остатка наличных денег они  не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении деятельности в соответствии с Законом от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ [7] и Законом от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ [8].

Хранить наличные деньги сверх  лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в банках – обязанность  организации (индивидуального предпринимателя).

Накопление в кассе  наличных денег сверх установленного ограничения не допускается, за исключением  дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального  характера. В указанные дни входит день получения наличных денег с  банковского счета на указанные  выплаты, а также в выходные, нерабочие  праздничные дни в случае ведения  юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в это время  кассовых операций. При этом руководитель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать в платежной ведомости (форма 0301011) или в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009). Главное, чтобы срок не превышал пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Таким образом, сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить до пяти рабочих дней включительно.

Вновь созданное юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель  лимит остатка наличных денег  рассчитывают исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги или из ожидаемого объема их выдач.

Свободные денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный предприниматель или  его уполномоченный представитель) могут внести напрямую в банк. Так  же деньги могут быть сданы для  зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:

• в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки и инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки денежных средств;
• или в организацию федеральной почтовой связи.