Виды документов и сроки их хранения

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет  свои особенности.

 

 

 

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора  с контрагентами;  имущественного страхования;  с аудиторами или аудиторскими организациями	После истечения срока  действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности  по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	После увольнения материально  ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета  договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока  действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о  постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	После перехода права собственности  на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета  основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета  реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация  не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

2. Практическая  часть

Вариант 7

 

Исходные данные

1. На начало отчетного  периода даны следующие остатки  средств и источников:

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
01 – Основные средства	9 600	99 – Прибыль	600
10 – Материалы	1 300	60 – Расчеты с поставщиками	350
20 – Основное производство	1 000	02 – Амортизация основных средств	700
51 – Расчетный счет	1 300
43– Готовая продукция	3 100	80 –  Уставный капитал	12 900
50 – Касса	100	66 – Расчеты по краткосрочным кредитам	5 600
26 – Общехозяйств. расходы	2 000
25 – Общепроизвод. расходы	2 000	70 – Расчеты по оплате труда	250
Баланс	20400	Баланс	20400

2. В течение отчетного периода  были произведены следующие хозяйственные  операции:

№ п/п	Содержание  хозяйственной операции	Сумма	Корреспон-денция счетов
			Д	К
1	2	3	4	5
1	Поступили материалы от поставщиков	5 170	10	60
2	Отпущены        материалы         в        основное производство	5 150	20	10
3	Начислена заработная плата работникам основного производства	5 500	20	70
4	Начислена амортизация основных средств  на основное производство	1 900	20	02
5	Списаны  общепроизводственные   расходы   на основное производство	1 900	20	25
6	Списаны общехозяйственные расходы  на      основное производство	1 700	20	26
7	Выпущена из производства готовая  продукция	11 800	43	20
8	Перечислено с расчетного счета  поставщикам	1 300	60	51
9	Отгружена покупателям готовая  продукция	8 000	62	43
10	Поступила на расчетный счет выручка  от продажи продукции	9 500	51	62
11	Получена прибыль от продажи  продукции	1 500	99	43

 

Задание:

1. Сделать бухгалтерские  проводки.

2. Открыть счета, занести  в них хозяйственные операции, подсчитать обороты и конечные  остатки.

3. Составить  сальдо-оборотную ведомость.

Счет  10

Дебет	Кредит
Сн = 1300
5170 ОД-5170	5 150 ОК- 5150
Ск=1320
Ск =  Сн + ОД – ОК = 1300 + 5170 – 5150 = 1320

Счет  20

Дебет	Кредит
Сн= 1000
5 150 5500 1900 1900 1700 ОД-16150	11 800     ОК-11800
Ск=5350
Ск= Сн + ОД – ОК=1000+16150-11800=5350

Счет  60

Дебет	Кредит
	Сн:350
1300   ОД-1300	5 170 ОК-5170
	Ск=4220
Ск = Сн + ОК – ОД = 350 + 5170 – 1300 = 4220

 

 

Счет  70

Дебет	Кредит
	Сн:250
ОД-0	5500 ОК-5500
	Ск=5750
Ск = Сн + ОК – ОД = 250 + 5170  = 5750

Счет  25

Дебет	Кредит
Сн:2000
ОД=0	1900 ОК-1900
Ск=100
Ск =  Сн + ОД – ОК = 2000-1900=100

 

Счет  26

Дебет	Кредит
Сн:2000
ОД-0	1700 ОК-1700
Ск-300
Ск =  Сн + ОД – ОК = 2000-1700=300

Счет  43

Дебет	Кредит
Сальдо начальное:3100
11800       ОД-11800	8000 1500 ОК-9500
Ск-5400
Ск =  Сн + ОД – ОК = 3100+11800-9500=5400

Счет  51

Дебет	Кредит
Сн:1300
9500   ОД-9500	1300 ОК-1300
Ск-9500
Ск =  Сн + ОД – ОК = 1300+9500-1300=9500

Счет  62

Дебет	Кредит
Сн:0
8 000   ОД-8000	9 500 ОК-9500
	Ск-1500
Ск = Сн + ОК – ОД = 9500-8000=1500

 

Счет  99

Дебет	Кредит
	Сн:600
1500   ОД-1500	ОК-0
Ск-900
Ск = Сн + ОК – ОД = 600-1500=900

 

4. Заполнить бухгалтерский  баланс.

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
01 – Основные средства	9 600
10 – Материалы	1320	60 – Расчеты с поставщиками	4220
20 – Основное производство	5350	02 – Амортизация основных средств	2600
51 – Расчетный счет	9500
43– Готовая продукция	5400	80 –  Уставный капитал	12 900
50 – Касса	100	66 – Расчеты по краткосрочным кредитам	5 600
26 – Общехозяйств. расходы	300
25 – Общепроизвод. расходы	100	70 – Расчеты по оплате труда	5750
99 – Прибыль	900	62 – расчеты с покупателями	1500
Баланс	32570	Баланс	32570

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Согласно ст. 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 10 000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 30 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб. 
        За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц. К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.  

 

Список использованной литературы:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-Ф3.
2. Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 №212-ФЗ.
3. Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (действующая редакция от 01.09.2013)
4. Налоговый кодекс Российской Федерации, часть 1 от 31.07.1998 №146-ФЗ (действующая редакция от 24.08.2013).
5. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996  №63 ФЗ.
6. Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
7. Письмо Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.
8. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. – М.: РОСБУХ. 2011.-173с.
9. Тепляков А.Б. Оформление первичных документов в бухгалтерском учете и налогообложении / А.Б. Тепляков. – М.: ГроссМедиа, 2010. – 304 с.
10. Ольга Агольцова. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов. Финансовая газета №37 (1081) 27.09.12г. http://www.audit-it.ru/articles/account/basis/a83/558207.html . Дата обращения: 20.09.2013г.