График документооборота в организации первичного учета

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..2

1. Теоретическая часть…………………………………………………………...3

2. Практическая часть…………………………………………………………….8

1. Учетная политика организации ООО «Дружок»……………………..9

Выбор и обоснование элементов учетной политики для бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов …………………………………………….9

Выбор и обоснование элементов учетной политики для налогового учета хозяйствующих субъектов…………………………………………………...14

2. Задача…………………………………………………………………..17

Список литературы…………………………………………………………......19 
ВВЕДЕНИЕ

 

В данной контрольной работе рассмотрен график документооборота организации первичного учета. Это достаточно актуальная тема в настоящее время, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Все факты хозяйственной жизни, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными (первичными) документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Применение унифицированной первичной документации позволяет избежать разнобоя на первоначальном этапе организации бухгалтерского учета и облегчить внедрение компьютерного учета. А правильное обращение этих документов в организации и есть задача документооборота.

Целью контрольной работы является углубленное изучение графика документооборота в организации первичного учета.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Рассмотреть основные понятия: документооборот, график документооборота и т.д.;
2. Подробнее изучить схему движения первичных документов в организации;
3. Проанализировать лиц, отвечающих за разработку и подписание графика документооборота, и лиц, ответственных за движение документов;
4. Выполнить практическую часть работы: разработать учетную политику организации и решить представленную задачу.

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

График документооборота в организации первичного учета

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными, так и внутренним распорядительным документом. [1]

Процесс движения документов от их составления, приемки и обработки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом. [4]

Процесс управления документооборотом в организации проходит следующие этапы:

1) разработка  Положения о бухгалтерии;

2) формирование  должностных инструкций для работников  бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

3) составление  графика документооборота;

4) подготовка  технологии обработки учетной  информации;

5) разработка  номенклатуры дел и порядка  текущего хранения документов;

6)экспертиза  документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота — важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. [4]

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая  отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников.

Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приводится следующая форма графика документооборота:

Таблица 1.1 График документооборота организации [4]

 

Наименование документа		Товарная накладная (ТОРГ-12)	Наряд на выполненные работы	Табель
Создание документа	кол-во экземпляров	2	1	1
	ответственный за выписку	цех	цех	отделы
	ответственных за оформление	цех	цех	отделы
	ответственный за исполнение	склад	отдел труда и заработной платы	отдел кадров
	срок исполнения	ежедневно	ежемесячно	ежемесячно
Проверка документа	ответственный за проверку	бухгалтерия	бухгалтерия	бухгалтерия
	кто предъявляет	1 экз. -цех, 2 экз. - склад	цех	отдел кадров
	порядок представления	При представлении материального отчета	ежемесячно	ежемесячно
	срок представления	ежемесячно	до второго числа	до второго числа
Обработка	кто исполняет	бухгалтерия	бухгалтерия	бухгалтерия
	срок исполнения	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно
Сдача документа в архив	кто исполняет	бухгалтерия	бухгалтерия	бухгалтерия
	срок передачи	по истечении года	по истечении года	по истечении года

Преобладающая часть первичных документов формируется вне бухгалтерии организации. Однако в соответствии с графиком они поступают в бухгалтерию, где каждый первичный документ проходит следующие этапы обработки:

1. проверку по форме и по существу;
2. таксировку;
3. группировку;
4. контировку;
5. регистрацию (разноску) в учетных регистрах.

Проверки документа по форме предназначена для контроля за соблюдением соответствия документа формальным требованиям, предъявляемым к данному виду документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей ответственных лиц, отсутствие грамматических или арифметических ошибок).

Проверка документа по существу заключается в выяснении законности и целесообразности совершенной хозяйственной операции, оформленной данным документом. Фактически проверка по существу разбивается на две составляющие: проверка законности хозяйственной операции и проверка целесообразности хозяйственной операции.

Проверенные на первых двух этапах и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, которая заключается в таксировке, группировке и котировке.

Таксировка документа представляет собой выражение натуральных показателей в денежном измерении. Она проводится, если документ содержит только натуральные количественные показатели. Работник бухгалтерии умножает количество на цену и подсчитывает сумму.

Группировка документа проводится по определенным признакам. На основе данных сгруппированных первичных документов составляются группировочные или накопительные ведомости, которые позволяют сделать запись в бухгаттерском учете общим итогом.

Контировка документа — указание счетов бухгалтерского учета, на которых будет отражена хозяйственная операция, оформленная документом.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), их оформление и передачу в архив. [3]

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

 

2. ПАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

Учетная политика для целей финансового учета представляет собой принятую организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).

Применительно к управленческому учету учетная политика организации – это принятая ею совокупность способов ведения учета составления отчетности.

ООО «Дружок»»

ПРИКАЗ №28 от 25.12.2012 г.

ОБ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ

Приказываю утвердить учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учету на 2013 год:

1. Порядок ведения учета  на предприятии

1.1. Бухгалтерский и налоговый  учет на предприятии ведется  бухгалтерией.

1.2. Организация ведет  учет с использованием компьютерной  техники и бухгалтерской программы.

1.3. Организация использует  рабочий план счетов, разработанный  на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н.

2. Учетные документы и  регистры

2.1. Хозяйственные операции  в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно. А также формами, разработанными предприятием самостоятельно. Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета распечатываются не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Малоценные основные средства, которые списываются в бухгалтерском учете единовременно, оформляются первичными документами по учету материалов.

2.2. Налоговый учет ведется  в бухгалтерских регистрах и  регистрах, разработанных организацией самостоятельно и утвержденных настоящим приказом.

2.3. Все учетные документы  хранятся на предприятии в  электронной форме в течение  пяти лет.

2.1 Учетная политика организации  ООО «Дружок»

Организация учетного процесса осуществляется централизованным способом

 

СОСТАВЛЕНИЕ ПРИКАЗА БО УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ

Выбор и обоснование элементов учетной политики  для бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов

Элементы учетной политики	Альтернативные варианты	Вариант, принятый в организации	Основание (законодательные акты и нормативные документы)
1	2	3	4
Рабочий план счетов	1.Типовой план счетов; 2.Упрощенный типовой план счетов	1.Типовой план счетов	План счетов бухгалтерского учета. Инструкция по применению (в ред. приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н)
Первичные документы	1.Унифицированные формы; 2.Разработанные организацией	1.Унифицированные формы; 2.Разработанные организацией	ПБУ 4/99, утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 №43н (в ред. приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н)
Инвентаризация	1.при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а т/ж при преобразо-вании гос-го или муниципального унитарного предприятия; 2.перед составлением годовой  бух. отчетности 3.инвентаризация ОС  может проводиться один раз  в три года; 4.при смене материально  ответственных лиц; 5.при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или порчи  имущества; 6.устанавливает организация (1 раз в квартал)	Один раз в квартал	Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
Бухгалтерская отчетность: - состав	1.бухгалтерский баланс; 2.отчет о прибылях и убытках; 3. отчет об изменениях капитала; 4. отчет о движении денежных  средств; 5. приложение к бухгалтерскому  балансу; 6. отчет о целевом использовании  полученных средств	1.бухгалтерский баланс; 2.отчет о прибылях и убытках; 3. отчет об изменениях капитала; 4. отчет о движении денежных средств; 5. приложение к бухгалтерскому  балансу; 6. отчет о целевом использовании  полученных средств	ПБУ 4/99 от 06.07.1999, ФЗ О Бухгалтерском учете от 21.11.1996 №129 – ФЗ
Формы бухгалтерского  учета	1.Мемориально-ордерная; 2.Журнально-ордерная; 3.Автоматизиро-ванная; 4.Упрощенная	Автоматизированная	Минфин РФ письмо от 24 июля 1992 г. N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях»
Учет поступления основных средств	Основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости.	Основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости.	ПБУ 6/01 утверждено приказом Минфина РФ от 30.03.2001 №26н
Метод начисления амортизации	1.линейный способ; 2.способ уменьшаемого остатка; 3.способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; 4.способ списания стоимости  пропорционально объему продукции (работ)	Линейный способ	ПБУ 6/01 утверждено приказом Минфина РФ от 30.03.2001 №26н
Ремонт основных средств	1.фактические затраты по ремонту списывают на счета издержек производства или обращения; 2.создают ремонтный фонд с  последующим списанием на него  фактических затрат по ремонту  ОС; 3.фактические затраты по ремонту  ОС вначале учитывают на сч.97 «Расходы будущих периодов», а  затем равномерно списывают на издержки производства	Создают ремонтный фонд с последующим списанием на него фактических затрат по ремонту ОС	Методические указания по бухгалтерскому учету ОС, утвержденные приказом МФ РФ от 13.10.2003г. №91н
Учет поступления НМА	НМА принимается к бухгалтерскому учету по фактической (первоначальной) стоимости, определенной по состоянию на дату принятия его к бухгалтерскому учету	НМА принимается к бухгалтерскому учету по фактической (первоначальной) стоимости, определенной по состоянию на дату принятия его к бухгалтерскому учету	ПБУ 14/2007 приказ Минфина РФ от 27.12.2007 №153н
Срок полезного использования	1.срока действия прав  организации на результат интеллектуальной  деятельности или средство индивиду-ализации  и периода контроля над активом; 2.ожидаемый срок использования  актива, в течение которого организация  предполагает получать экономические  выгоды; 3.срок полезного использования  нематериального актива не может  превышать срок деятельности  организации.	Срок полезного использования нематериального актива не может превышать срок деятельности организации.	ПБУ 14/2007 приказ Минфина РФ от 27.12.2007 №153н
Метод начисления амортизации	1.линейный способ; 2.способ уменьшаемого  остатка; 3.способ списания стоимости  пропорционально объему продукции (работ, услуг)	Линейный способ	ПБУ 14/2007 приказ Минфина РФ от 27.12.2007 №153н
Оценка израсходованных МПЗ	1.по себестоимости каждой единицы; 2.по средней себестоимости; 3.по себестоимости первых по  времени приобретения МПЗ (метод  ФИФО)	По средней себестоимости	ПБУ 5/01 утверждено приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. №44н
Оценка ГП	1.по полной фактической  производственной себестоимости; 2.по полной нормативной (плановой) производственной себестоимости; 3.по неполной фактической  производственной себестоимости; 4. по неполной нормативной  себестоимости продукции	По полной фактической производственной себестоимости	п.59 Положения по ведению бухучета  и бухгалтерской отчетности в РФ, План счетов, п.203-205 Методических указаний по бухучету МПЗ
Вариант учета выпуска продукции	Возможность учета выпуска продукции  без использования счета 40, и с использованием 40,43	Возможность учета выпуска продукции  без использования счета 40	План счетов бухгалтерского учета. Инструкция по применению (в ред. приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н)
Учет товаров (оценка, отгрузка, списывание)	1.по покупной стоимости; 2.по проданной стоимости	По покупной стоимости	ПБУ 5/01 утверждено приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. №44н
Сроки предоставления ДС подотчет	1.3 дня; 2.устанавливается организацией	3 дня	ПБУ 3/2006 утверждено приказом Минфина РФ от 27.11.2006г. №154н, Инструкция №40
Счет 63	1.создаются резервы  по сомнительным долгам; 2. не создаются резервы	Создаются резервы по сомнительным долгам	План счетов бухгалтерского учета. Инструкция по применению (в ред. приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н)
Счет 67 (начисление  %)	1.отражение начислений  с отражением %; 2.без начисления %	Отражение начислений с отражением %	ПБУ 15/01 утверждено приказом Минфина РФ от 02.08.2001г. №60н
Начисление резерва на выплату отпускных	1.резерв начисляется; 2.резерв не начисляется	Резерв начисляется	ПБУ 10/99 утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. №33н
Учет общепроиз-водственных расходов (счет 25)	-пропорционально основной з/п рабочих -пропорционально сумме прямых затрат -пропорционально выручке полученной по видам деятельности	Пропорционально основной заработной плате рабочих	Методические указания по учету затрат и калькулированию себестоимости в производстве
Учет и распределение общехозяйственных расходов (счет 26):	Условно – постоянные расходы учитывают на счете 26 и в конце отчетного периода списывают  со счета 26 в дебет счета 20 «Основное производство»	Условно – постоянные расходы учитывают на счете 26 и в конце отчетного периода списывают  со счета 26 в дебет счета 20 «Основное производство»	ПБУ 10/99 утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. №33н План счетов Методические указания по учету затрат и калькулирования себестоимости в производстве