Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

	оплата проезда работника к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;
	наем жилого помещения, включая расходы  на оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
	суточные или полевое довольствие  в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
	по оформлению и выдаче виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;
	консульские, аэродромные сборы, сборы  за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

 

    Кроме того, следует учитывать, что  в целях налогообложения по налогу на прибыль могут быть приняты  только обоснованные и документально  подтвержденные расходы, произведенные  в рамках осуществления деятельности организации, направленной на получение  дохода — таковы требования статьи 252 НК РФ. 
    Под обоснованными при этом понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. 
    Целевая взаимосвязь расходов на командировки с деятельностью, направленной на получение дохода, определяет их производственный характер. Расходы же в части непроизводственной деятельности организации в целях налогообложения по налогу на прибыль не учитываются (подтверждено пунктом 9 раздела 5.4. Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729). 
    Производственный характер командировки и ее целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем, например приказами, а также оформленными в соответствии с установленными требованиями командировочными удостоверениями, заданиями и отчетами о результатах командировок и т.п. 
    В исключительных случаях допускается возмещение командировочных расходов и по копиям оправдательных документов, заверенными организациями, их выдавшими (см., в частности, письмо Управления МНС по г. Москве от 28 ноября 2001 года № 03-12/54745). 
    В уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль расходы на служебные командировки принимаются по дате утверждения авансового отчета (см. пункт 5 статьи 272 НК РФ). 
    Учитывая, что в настоящее время вопросы оформления и компенсации расходов, связанных со служебными командировками, регулируются в том числе и Инструкцией по служебным командировкам, то не могут быть приняты в целях налогообложения по налогу на прибыль расходы по оплате служебной командировки, продолжительность которой превышает 40 календарных дней (см., например, письмо Управления МНС по г. Москве от 26 августа 2002 года № 26-12/39355). 
    Расходы по оплате однодневных служебных командировок, учитываемые в целях налогообложения, могут включать в себя только суммы компенсации расходов по проезду работников к месту командировки и обратно, а также возмещение расходов по найму жилого помещения. Суточные, выплачиваемые за время однодневных служебных командировок, могут быть произведены только из средств, оставшихся после налогообложения (см., например, письмо Минфина РФ от 12 января 2000 года № 04-04-06; письмо Управления МНС по г.Москве от 18 декабря 2000 года № 03-12/53777). 
    На затраты производства, учитываемые в целях налогообложения, могут относиться расходы работников, направленных в служебную командировку, на парковку автотранспорта в аэропорту или прочих автостоянках, при условии подтверждения таких расходов «Квитанцией за парковку автомобилей», форма которой утверждена письмом Минфина РФ от 24 февраля 1994 года № 16-38 (см., например, письмо Управления МНС по г. Москве от 13 марта 2000 года № 03-12/10191). 
    К обоснованным расходам могут быть отнесены также расходы по оплате услуг нотариуса по нотариальному заверению переводов на русский язык первичных оправдательных документов, подтверждающих расходы, произведенные в зарубежных странах (письмо Управления МНС по г. Москве от 26 ноября 2001 года № 03-12/54390), а потому они могут приниматься в целях налогообложения по налогу на прибыль. 
    Не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы по служебной командировке в пользу работника, с которым у организации отсутствует заключенный трудовой договор (в том числе в пользу работников, с которыми заключена договора подряда, поручения, авторские договора) (подтверждено письмом Управления МНС по г. Москве от 3 декабря 2001 года № 03-12/55563). 
    Обусловлено это тем обстоятельством, что согласно понятия «служебной командировки», данного статьей 166 ТК РФ и пунктом 1 Инструкции по служебным командировкам, в служебную командировку может быть направлен работник, состоящий в штате организации, от которой он направлен в командировку, и заключивший трудовой договор. В случае если работник заключил с организацией, например, договор подряда и для его выполнения необходимо выехать в командировку, то эта командировка служебной считаться не может, а компенсация расходов по командировке может только входить в сумму вознаграждения по этому договору и определяться по согласованию сторон. 
    В ходе служебной командировки командированные лица могут производить представительские расходы, к которым, в частности, относятся расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества. 
    Такие расходы, включают в себя расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций, их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков. 
    В целях налогообложения по налогу на прибыль представительские расходы учитываются в порядке, установленном пунктом 2 статьи 264 НК РФ. При этом в уменьшение налоговой базы не могут быть приняты расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Кроме того, общий размер представительских расходов организации учитывается в целях налогообложения в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. 
    Так как командировочные расходы оплачиваются в пользу физических лиц, то необходимо учитывать, подлежат ли такие суммы обложению налогом на доходы и единым социальным налогом или нет. 
    В соответствии с пунктом 3 статьи 217 главы 23 и подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 части второй НК РФ налогообложению соответственно налогом на доходы и единым социальным налогом не подлежат все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат в пределах установленных норм, связанных в том числе и с исполнением работниками трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов. 
    При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются следующие суммы:

суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (при этом последними письмами Минфина  России НС России от 21 января 2004 г. № 04-04-06/11 и МНС России от 17 февраля 2004 г. № 04-2-06/127 подтверждено, что для целей налогообложения должны применяться нормы, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93);

фактически произведенные и документально  подтвержденные целевые расходы  на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

 

    При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы  такой оплаты освобождаются от налогообложения  в пределах норм, установленных в  соответствии с действующим законодательством. 
    Вместе с этим следует учитывать, что согласно пункту 3 статьи 236 части второй НК РФ от обложения единым социальным налогом освобождаются любые выплаты в пользу физических лиц, производимые за счет средств, остающихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. В связи с этим суточные по командировкам, выплачиваемые сверх установленных норм, обложению единым социальным налогом подлежать не должны (подтверждено письмами Минфина России от 3 июля 2001 года № 04-04-07/115, от 29 июня 2001 года № 04-04-06/358). 
    В части налога на добавленную стоимость следует учитывать, что в соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки (в частности, по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также по расходам на наем жилого помещения), могут приниматься к вычету на основании соответствующих счетов-фактур. 
    С учетом подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к вычету по налогу на добавленную стоимость, в указанном выше порядке, принимаются суммы налога, уплаченные по услугам по найму жилого помещения, а также по дополнительным услугам, оказанным в гостиницах в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов). 
    При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки основанием для вычета суммы налога, уплаченной по услугам гостиниц, является счет-фактура и расчетные документы (в том числе кассовый чек или бланк строгой отчетности), подтверждающие фактическую уплату суммы налога, указанную в счете-фактуре. 
    Основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете). 
    В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 11 марта 1999 года № 277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой. 
    С 1 июля 2002 года (с момента вступления в действие Федерального закона от 29 мая 2002 года № 57-ФЗ), наличие счета-фактуры (документов, подтверждающих фактическую уплату суммы налога, указанной в счете-фактуре) по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа) и выделение суммы налога в проездном документе (билете), является обязательным условием для обоснования права на вычет налога. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документальное оформление и расчеты по подотчетным суммам, выданным на представительские расходы.

Подотчетным лицам могут быть выданы наличные средства на оплату представительских  расходов, к которым в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ относятся расходы организаций на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. 
    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. 
    В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ и пунктом 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочихрасходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. 
    Отнесение представительских расходов на затраты производства допускается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. 
 

Список  литературы:

1. А. В. Бахарев 

Заработная плата. Расчеты. Учет. Налоги. - 2007.

 

2. http://referent.mubint.ru/security/47/119932/1#h56