Документирование хозяйственных операций

     Документирование  хозяйственных операций

     Согласно  закону о бухгалтерском учете, все  хозяйственные операции должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

     Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первично учетной документации. Организация имеет право разработать форму первичного документа, если данная форма не предусмотрена в альбоме.

     Первичный учетный документ должен иметь следующие  обязательные реквизиты:

1. наименование документа
2. дата составления
3. наименование организации, от имени которой составляется документ
4. содержание хозяйственной операции
5. измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении)
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
7. личные подписи указанных лиц.

     Классификаций документов:

     По  назначению:

1. распорядительные (приказы, доверенности, платежные поручения, чеки) – право на совершение операции. Не являются основанием для записи на счетах бухгалтерского учета.
2. Оправдательные (акты, накладные) – являются основанием для записи на счетах бухгалтерского учета.
3. Документы бухгалтерского оформления (расчет бухгалтерии, справка бухгалтерии, ведомости) – являются основанием для записи на счетах бухгалтерского учета.
4. Комбинированные документы (расходный кассовый ордер) – содержат в себе признаки нескольких документов.

     По  способу составления:

1. первичные – составляются в момент совершения хозяйственной операции.
2. сводные – составляются на основании первичных документов. Содержат группировку данных, взятых из первичных документов (кассовый отчет, материальный отчет).

     По  месту составления:

1. внешние – поступают на предприятие со стороны (счет поставщика, накладные извне, товарно-транспортная накладная)
2. внутренние – в пределах организации (акты о приеме)

     По  способу использования:

1. разовые – отражают одну или несколько хозяйственных операций. Сразу после составления передаются в бухгалтерию (приходный ордер склада).
2. Накопительные – служат для накопления однородных операций, совершаемых в разное время.

     Требования  к документам

1. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно – после ее окончания.
2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером.
3. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными ими лицами).
4. В первичные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписывали документы, с указанием даты внесения исправлений. Исправлению не подлежат кассовые и банковские документы.
5. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их, в установленные сроки в бухгалтерию, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составляющие и подписывающие документы.

     Документооборот – путь, который проходит документ от создания до передачи в архив.

     5 этапов, которые проходит документ:

     1) Составление документа

     2) Передача документа в бухгалтерию

     3) Проверка принятых документов

• по форме (полнота и правильность оформления)
• по содержанию (законность и целостность совершаемых операций)
• арифметическая (правильность расчетов в документе)

     4) обработка документов бухгалтерией

• таксировка (расценка) – перевод натуральных или трудовых измерений в денежное измерение
• группировка документов – подбор документов, однородных по экономическому содержанию
• контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

     5) сдача документов в архив для  хранения – после составления  по документам учетных регистров. Сроки хранения – по правилам архивного дела, но не менее 5 лет.

     Изъятие из архива возможно организациями дознания, прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями  на основании постановлений, в соответствии с законодательством.

     Инвентаризация

     Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Инвентаризация  обязательна в  следующих случаях:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального предприятия
2. при составлении годовой бухгалтерской отчетности
3. при смене материально ответственных лиц
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случаях стихийных бедствий, пожаров
5. при реорганизации или ликвидации предприятия
6. и в других случаях, предусмотренных законодательством

 

     Инвентаризация  проверяется инвентаризационной комиссией, назначенной руководителем организации. Перед проведением инвентаризации с материально ответственного лица берут расписку, что все ценности оприходованы, а документы сданы  в бухгалтерию. Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационную опись, в которой указывается фактическое наличие материальных ценностей и данные бухгалтерского учета. Данные инвентаризационной описи сопоставляют с данными учетных регистров. Если выявляется недостачи или излишки они заносятся в сличительную ведомость.

     Отражение в бухгалтерском  учете результатов  инвентаризации.

     Излишек имущества приходуется и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты: Д50 К91

     Недостача или порча имущества:

     - недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства

       - сверх норм естественной убыли – списывается на виновных лиц

       - если виновные не установлены – недостача списывается на убытки

     Для учета недостач и потерь используют счет 94 «недостачи и потери от порчи ценностей»:

     Виды  инвентаризации:

     по  охвату объектов:

полная;  частичная

     по возможности планирования:

1. плановая
2. внезапная

     Оценка  как метод бухгалтерского учета

     Оценка  имущества и обязательств производится в денежном выражении. Оценка объектов бухгалтерского учета зависит от цели, с которой она производится. Таким образом, оценка имущества и обязательств производится в следующих ситуациях:

     - при постановке объектов на  бухгалтерский учет

     - при отражении в бухгалтерской  отчетности

     - для налоговых расчетов

     - для статистической отчетности

     Оценка  активов при принятии к бухгалтерскому учету.

     Данная  оценка зависит от канала поступления  имущества (покупка изготовление, получение  по договору дарение и т.п.)

     1) приобретенное за плату имущество  оценивается путем суммирования всех фактических расходов, связанных с его приобретением (за исключением НДС, кроме случаев, предусмотренных законодательством). НДС включается в стоимость в случае, если предприятие производит продукцию, освобожденную от уплаты НДС. 

     Д10 К60 – покупка материалов (без НДС)

     Д19 К60 – НДС по поступившим ценностям

     2) Имущество, созданное на предприятии, оценивается по стоимости его изготовления.

     3) Имущество, полученное в счет  вклада в уставный капитал  или полученное от учредителей, оценивается по соглашению сторон.

     4) Имущество, полученное безвозмездно  или по договору дарения оценивается  по текущей рыночной стоимости,  действующей на дату оприходования.  Сведения о действительной рыночной  цене должны быть подтверждены  документально или экспертным путем. При этом могут быть использованы данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменном виде.

5. Имущество по договору мены (использование обязательств не денежными средствами) оценивается по стоимости имущества, переданного или подлежащего передаче. При невозможности установить стоимость, передаваемых ценностей, стоимость получаемого имущества определяется, исходя из стоимости, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно приобретаются аналогичные объекты.

     Имущество и обязательства, выраженные в иностранной валюте, оцениваются в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБРФ на дату совершения операции.

     Оценка  имущества при принятии к бухгалтерскому учету зависит от вида имущества. Основные средства и нематериальные активы принимаются к учету по первоначальной стоимости, а незавершенное  строительство – исходя из фактических  затрат, материалы же оцениваются по фактической себестоимости.

     Оценка  имущества в бухгалтерском учете  может совпадать, а может и  не совпадать с оценкой, по которой  принимали имущество к бухгалтерскому учету. Например, ОС и нематериальные активы отражаются в балансе по остаточной стоимости. Для ОС допускается переоценка, т.е. для них определяется восстановительная стоимость. Для материальных ценностей, финансовых вложений, дебиторской задолженности допускается уценка.

     Уценка (на конец года):

     Д91 К14

     Д91 К59

     Д91 К63

     Правила оценки статей баланса приведены в положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

     Оценка  обязательств.

     При постановке на учет – оценка в суммах, вытекающих из заключенных договоров. При отражении в отчетности обязательства  увеличиваются или уменьшаются на сумму процентов, предусмотренных к уплате на соответствующие отчетные даты до момента завершения сделки.

     Регистры  и формы бухгалтерского учета.

     Регистры  бухгалтерского учета.

     Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной организации.

     Классификация регистров бухгалтерского учета: