Композиционная структура текста документа

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.

Деловые письма юридических  лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:

· от третьего лица единственного  числа (фирма “уведомляет», “сообщает», “просит», “предупреждает», “примет  меры»…).

или

· от первого лица множественного числа (“сообщаем», “предупреждаем», “направляем», “отказываемся», “просим»…).

Технический составитель  и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТу Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

требуется указание на документе  его исполнителя. 
Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать» логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая  из двух частей:

· в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления  письма,

· во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его  восприятие адресатом. Считается, что  средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах  официальных писем часто встречаются  абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой  единицей.

Порядок слов при составлении  официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок  слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила  расположения слов. В зависимости  от того, где располагается то или  иное словосочетание, меняется смысл  предложения.

Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его  название (в отличие от других документов: “Приказ», “Распоряжение», “Положение», “Устав» и т.д.)

Ссылка на исходящий  номер и дату поступившего документа  в обязательном порядке указывается  на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить  предлог “За», надпись от руки “Зам.»  или косую черту перед наименованием  должности.

Рекомендации по составлению  деловых писем, конечно, не исчерпываются  вышеизложенным. Для составления  документов, в том числе и деловых  писем, требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.