Методика ревизии кассовых операций ЧТУП «Авто-телсис»

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому ревизор должен опросить каждого из ответственных лиц.

Вопросник ревизора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как ревизор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник ревизора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия – о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные ревизором вопросы могут также свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий может быть не уверен в своем ответе, в этом случае ответ на поставленный вопрос ревизору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у ревизора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник позволяет ревизору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Подобный вывод может стать основанием для следующих действий:

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то ревизор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки материальности статьи «Касса» в отчетности предприятия;
• если удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием ревизору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам опроса у ревизора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику ревизор может сделать следующие выводы:

1. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия.

2. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия.

3. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ в бухгалтерии предприятия не ведется Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

4. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ на предприятии не установлены приказом (распоряжением) руководителя предприятия сроки внезапной ревизии кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

5. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ на предприятии при смене кассира не была проведена ревизия кассы.

6. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ приказом руководителя предприятия не назначена специальная комиссия для проведения ревизии кассы.

7. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ и приказа руководителя предприятия № 16 от 12.04.2008г на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились.

8. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ договор о полной материальной ответственности с кассиром не был заключен.

9. Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РБ на предприятии не ведется кассовая книга.

 

 

 

 

2.2 Контроль документального  оформления кассовых операций

 

Одним из основных направлений  деятельности ревизора при осуществлении  проверки кассовых операций является проверка правильности документального оформления операций по приему и выдаче денежных средств в кассе. Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.  
Проводя проверку кассовых документов, необходимо убедиться, что  приходные и расходные кассовые ордера заполнены четко, без помарок.(приложение 2,3) Все приходные и расходные  документы погашаются штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты, месяца и года. 
Незаполнение отдельных  реквизитов (номер, дата и др.) часто  допускается с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег. Никакие подчистки  и исправления в документах не допускаются. Кассовые приходные и  расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию и выписываться в бухгалтерии  предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации служит журнал регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров.(приложение 4) При  обнаружении пропуска в нумерации  ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями. 
В ЧТУП « Авто-телсис» оформление приходных и расходных ордеров осуществляется с применением средств вычислительной техники. Организацией используются приходные ордера, зарегистрированные в электронной базе данных учетных документов. 
Кассовые документы ЧТУП «Авто-телсис» проверены на предмет незаполнения отдельных реквизитов (номер, дата и др.). Подобные нарушения могут допускаться с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег. 
Реквизиты кассовых ордеров  заполнены в полном объеме, приходные  и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии  предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров. Заполнение журнала автоматизировано. Поскольку  пропуски в нумерации ордеров  могут свидетельствовать об уничтожением документов или других злоупотреблениях, очередность номеров тщательно  проверена. Все ордера в журнале  расположены в порядке очередности, пропусков нет. 
В ЧТУП «Авто-телсис» кассовая книга ведется автоматизированным способом. При этом обеспечена полная сохранность кассовых документов и  защита программных средств, выполняющих  функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Листы  кассовой книги формируются в  виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется  машинограмма "Отчет кассира"(приложение 1,2). Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют  одинаковое содержание и включают все  реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация  листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в  порядке возрастания с начала года. Нарушения при оформлении кассовой книге не выявлены. 
Ревизор должен также тщательно проверить правильность отражения данных о наличии и движении наличных денежных средств в бухгалтерском балансе и регистрах бухгалтерского учета предприятия. 
Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, анализе счета 50.(приложение 6) 
Вывод: Наличие  отклонений нет

При расчете с банком у организации существует чековая книжка. Обычно в чековой книжке содержится 25 или 50 страниц, каждая из которых состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации. Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.Порядок заполнения и пользования чеками указано в приложении 5

Вывод: Наличие отклонений нет 
Таким образом, в процессе проверки правильности документального  оформления кассовых операций необходимо руководствоваться следующими принципами: 

существование. Проверяющий в процессе проверки должен получить доказательства, что средства, отраженные в документах, на самом деле существуют  в наличии. Необходимо выяснить, существуют ли фактически все средства, показанные в балансе; существуют ли ошибочные (преднамеренные и непреднамеренные) записи по поступлениям и платежам; 
полнота. Проверяющий должен быть уверен, что в бухгалтерские документы, которые поступают на проверку, включена вся необходимая информация, в ведении бухгалтерского учета не допускается ни одного пропуска (умышленные или неумышленные), в бухгалтерскую отчетность включены данные обо всех операциях, которые имели место в течение проверяемого периода; 
точность арифметических данных. Каждая цифра должна быть точно отражена и точно перенесена из одного регистра в другой. Проверяется, точно ли учтены все средства в кассе; правильно ли рассчитаны все суммы по реализации; проводилась ли проверка арифметической точности сумм в кассовой книге; 
оценка. Все ценности должны быть правильно оценены, а все операции должны быть отражены в документах по соответствующей стоимости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Контроль соблюдения  кассовой дисциплины и законности  кассовых операций

 

В случае возникновения у ревизора сомнений в эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, целесообразно начинать проведение проверки наличных денежных средств и денежных документов с инвентаризации кассы. При этом инвентаризация кассы не относится к числу обязательных процедур, используемых ревизором для подтверждения достоверности данных, числящихся по статье "Касса" актива баланса. Ревизор самостоятельно определяет необходимость этого этапа проверки.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие для проверки. Инвентаризация кассы позволяет проверяющему сделать ряд выводов о соблюдении на предприятии правил ведения кассовых операций и состоянии кассовой дисциплины.

Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

страдающие хроническими психическими заболеваниями;

систематически нарушающие общественный порядок;

злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности(приложение 15). Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1. Изолировано ли помещение  кассы от других служебных  и подсобных помещений.

2. Располагается ли она  на промежуточных этажах многоэтажных  зданий. В двухэтажных домах кассы  размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна  касс оборудуются внутренними  ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым  металлом.

3. Имеются ли капитальные  стены, прочные перекрытия пола  и потолка, надежные внутренние  стены и перегородки.

4. Закрывается ли помещение  кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса  специальным окошком для проведения  операций с работниками хозоргана  или клиентами, закрывающимся изнутри  на деревянную дверцу, обитую  с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца  должна запираться на металлическую  накладку с надежным навесным  замком.

6. Укреплена ли касса  металлическими решетками на  оконных проемах между рамами  либо с внутренней стороны  помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных  перегородках и других местах  кассы, доступных для проникновения  в нее с внешней стороны.

7. Имеется ли сейф (металлический  шкаф) для хранения денег и  ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным  конструкциям пола и стены  стальными ершами.

8. Имеется ли исправный  огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Выдача денег в кассовых пунктах должна производиться только через специальное окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.

Оставлять денежные средства в кассовых пунктах в нерабочее время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. должны храниться у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Порядок проведения инвентаризации кассовой наличности регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 и Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в редакции от 13 октября 2008 г. № 150).