Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів, інвентаризація матеріальних запасів в бюджетних установах

 

1.6 Реалізація МШП

 

Для відображення доходу від реалізації МШП і інших оборотних активів  Планом рахунків передбачений субрахунок 712 "Дохід від реалізації інших оборотних активів". Сума доходу, отримана від реалізації МШП (без обліку сум ПДВ), списується на фінансовий результат і відбивається проводкою: дебет 712 "Дохід від реалізації інших оборотних активів" і кредит субрахунку 791 "Результат основної діяльності". У дебет субрахунку 791 списується собівартість реалізованих МШП, а також'суми адміністративних витрат, витрат на збут, інших операційних витрат.

 

2.Загальне поняття інвентарізації  матеріальних цінностей 

2.1 Поняття і мета інвентаризації

 

Під інвентаризацією слід розуміти певну послідовність практичних дій із документального підтвердження  наявності, стану та оцінки майна  й зобов'язань підприємства для  забезпечення достовірності даних  обліку й звітності. Водночас інвентаризація сприяє реалізації контрольної функції  обліку, дає змогу виявляти випадки  необґрунтованого зменшення капіталу господарського суб'єкта, вкладеного в  різноманітні види майна (активів).

Сутність інвентаризації слід розглядати через її зміст, який складається  із комплексу господарсько-правових ознак: проведення дій на підставі розпорядчого документу; здійснення дій колегіальним органом; застосування органолептичних  прийомів; реєстрація та оцінка фактів; нормативно-правового регулювання, лічильна та бухгалтерська обробка  документів; узагальнення та реалізація результатів; прийняття рішень.

Основу будь-якої інвентаризації становить  повна або вибіркова перевірка  фактичної наявності матеріальних цінностей, майнових прав і обов'язків  силами спеціально створеної на підприємстві комісії.

Необхідно розрізняти два види перевірок: натуральну й документальну.

Натуральна (матеріальна) перевірка  передбачає спостереження об'єктів  і визначення їх кількості шляхом підрахунку, зважування, обміру. Натуральну перевірку провадять у разі інвентаризації основних засобів, матеріально-виробничих запасів, наявних грошових коштів і  бланків документів сурової звітності.

У разі документальної перевірки наявність  на підприємстві майнових прав (нематеріальних активів, витрат майбутніх періодів, дебіторської заборгованості тощо) й  фінансових зобов'язань підтверджується  безпосередньо документами.

У складі документальної перевірки  іноді виділяють бухгалтерську, або книжкову, перевірку, яка являє  собою порівняння записів безпосередньо  в регістрах бухгалтерського обліку (наприклад, у разі інвентаризації сум нарахованої амортизації, створених резервів тощо).

Кожного із зазначених видів перевірок  окремо недостатньо для проведення інвентаризації у разі перевірки  залишків за одним рахунком бухгалтерського  обліку. Наприклад, при інвентаризації залишків цінностей, які обліковуються  на рахунку 201 «Сировина й матеріали», використовують натуральну перевірку  наявних запасів і документальну - матеріалів, переданих для переробки  на сторону.

Мета інвентаризації в сучасних умовах господарювання - виявлення  наявності та оцінка стану об'єкту, що перевіряється, виявлення відхилень  від тих нормативних, планових, облікових  та інших характеристик, у відповідності  до яких він може функціонувати та їх нормативно-правове регулювання. Таке формулювання мети суттєво розширює спектр завдань інвентаризації.

Проведення інвентаризації є обов'язковим  при реорганізації або ліквідації підприємства, перед складанням річної бухгалтерської звітності, при зміні  матеріально відповідальних осіб, при  встановленні фактів крадіжок, у разі аварій, пожеж чи стихійного лиха, а  також за приписом судово-слідчих  органів.

Проведення інвентаризації також  обов'язкове у разі:

-передачі майна державного підприємства  в оренду, приватизації майна  державного підприємства, перетворення  державного підприємства в акціонерне  товариство;

зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

встановлення фактів крадіжок або  зловживань, зіпсуття цінностей, а також  за приписом судово-слідчих органів;

пожежі, стихійного лиха або техногенної  аварії;

ліквідації підприємства, а також  в інших випадках, передбачених законодавством.

Під інвентаризацією слід розуміти перевірку наявності та стану  об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних. Зміст  інвентаризації розкриває комплекс господарсько-правових ознак, який дозволяє відрізнити інвентаризацію від складання  інвентарю, самоперевірки (як виду самоконтролю), переобліку, обміру виконаних робіт, перепису тощо.

У прямому розумінні інвентаризація -- це періодична перевірка наявності  та стану ТМЦ (основних і оборотних  засобів) в натурі, а також наявності  коштів. Інвентаризувати -- значить  виконувати технічні дії зі складання  опису інвентарю, майна. Інвентаризацію проводить спеціальна комісія у  складі не менше 3-х осіб, включаючи  матеріально відповідальну особу. Готуючись до проведення інвентаризації треба завжди дотримуватись принципу раптовості.

Проводячи інвентаризацію, комісія  водночас виявляє не тільки наявність, а і якість ТМЦ, умови зберігання майна, що береться до уваги для розробки превентивних заходів із забезпечення збереження основних і оборотних  засобів, коштів (грошей). Отже, результати інвентаризації використовуються для  підтвердження правильності й достовірності  даних поточного бухгалтерського  обліку.

Проте, оскільки інвентаризація є  складовим елементом методу бухгалтерського  обліку, її здебільшого розуміють  значно ширше -- як засіб, за допомогою  якого виявляють все те, що не підлягає щоденному обліку, тобто  як засіб для приведення у відповідність  даних поточного бухгалтерського  обліку з фактичною наявністю  майна, коштів, фінансових зобов'язань.

 

2.2 Завдання та принципи  інвентаризації

 

Основними передумовами, що дозволяють розв'язати завдання інвентаризації є: організаційне, технічне, економічне та обліково-аналітичне її забезпечення.

Основні завдання інвентаризації:

виявлення фактичної наявності  основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного  виробництва в натурі;

установлення лишку або нестачі  цінностей і коштів шляхом зіставлення  фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей  та нематеріальних активів, що не використовуються;

інвентаризація облік виробничий запас

перевірка дотримання умов та порядку  збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання  та експлуатації основних фондів;

перевірка реальності вартості зарахованих  на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в  установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних  витрат і платежів.

Інвентаризації притаманні як загальні (основні), так і організаційно-правові (спеціальні) принципи, що є похідними  від діючих принципів господарського контролю. При проведенні інвентаризації слід дотримуватися ряду принципів, що формують підґрунтя інвентаризаційної  роботи.

До загальних принципів проведення інвентаризації слід віднести принципи раптовості, всебічності, повноти охоплення  об'єктів, гласності, ефективності, оперативності, економічності, об'єктивності, точності, своєчасності, плановості, співставленості, безперервності, доцільності.

До спеціальних: обов'язковості, виховного  впливу, оцінки результатів, дотримання матеріальної відповідальності, юридичного значення результатів, попередження порушень, документального відображення.

 

3. Методика проведення  та оформлення результатів інвентарізації

3.1 Порядок проведення  інвентаризації

 

Процес інвентаризації умовно можна  розділити на три етапи: підготовка; проведення; завершення.

Підготовка до інвентаризації починається  зі створення інвентаризаційної  комісії, на яку й покладається обов'язок проводити інвентаризацію на підприємстві.

На підприємстві мають бути створені постійно діюча інвентаризаційна комісія та робоча інвентаризаційна комісія.

Склад інвентаризаційних комісій  визначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства, який, як правило, видається на початку календарного року.

Головою постійно діючої комісії є  керівник підприємства або його заступник, а до її складу входять керівники  структурних підрозділів та головний бухгалтер.

Безпосереднє проведення інвентаризації здійснює робоча інвентаризаційна комісія. Якщо підприємство невелике, її функції  може виконувати постійно діюча інвентаризаційна комісія. І навпаки: якщо підприємство дуже велике, робочих інвентаризаційних  комісій може бути кілька.

Склад такої комісії також затверджується наказом (розпорядженням) керівника, який, на відміну від наказу про постійно діючу комісію, може бути виданий  і перед самим початком інвентаризації. Очолювати робочу комісію дозволено  представнику керівника підприємства, який не виконував обов'язків голови робочої комісії при проведенні річної інвентаризації минулого року. Все це означає, що така особа може бути головою інвентаризаційної  комісії не один раз, але не два  роки поспіль. Це робиться для того, щоб не допустити змови з корисливою метою між головою інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою на місцях, які, як правило, не змінюються роками.

Склад робочої інвентаризаційної  комісії формують спеціалісти, добре  обізнані з об'єктами інвентаризації, їх цінами та вимогами до обліку. Такими спеціалістами можуть бути менеджери, економісти, бухгалтери, технологи, механіки, товарознавці тощо.

Дії бухгалтерії: на дату проведення інвентаризації готує облікові дані про залишки активів підприємства.

Дії МВО: готує товарно-матеріальні  цінності до інвентаризації (згруповує, розсортировує та розкладає їх за назвами, сортами, розмірами, у порядку, зручному для підрахунку). При плановій (річній) інвентаризації це робиться завчасу, при раптовій -- у присутності  інвентаризаційної комісії.

Будь-яка інвентаризація починається  з наказу керівника про її проведення, який складається в довільній  формі. Крім складу інвентаризаційної  комісії, в наказі застерігаються порядок  і терміни проведення інвентаризації, оформлення необхідної документації.

Дії робочої інвентаризаційної  комісії:

перевіряє фактичну наявність ОФ, НА, ТМЦ, коштів, цінних паперів та інших  грошових документів, обсяги незавершеного  виробництва, а також фактичний  розмір дебіторської та кредиторської  заборгованості підприємства;

перевіряє дотримання умов та порядку  зберігання матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання  та експлуатації ОФ;

перевіряє реальність вартості зарахованих  на баланс підприємства активів та зобов'язань; встановлює факт інвентаризаційних  відхилень (лишки та недостачі цінностей  і коштів) шляхом зіставлення фактичної  наявності з даними бухобліку.

Дії МВО:

бере участь разом з членами  інвентаризаційної комісії у  підрахунку (обмірі) активів, що інвентаризуються;

під час інвентаризації приймає (відпускає) матеріальні цінності з відповідним  відображенням їх руху в інвентаризаційних  описах та оприбутковує (списує) після  закінчення інвентаризації.

На завершальному етапі робоча інвентаризаційна комісія виконує  наступні дії:

разом з бухгалтерією та постійною  інвентаризаційною комісією визначає результати інвентаризації (оформляє інвентаризаційні описи, у т.ч. інвентаризаційні описи ТМЦ, що не належать підприємству, акти інвентаризації та звіряльні відомості);

розробляє пропозиції стосовно усунення інвентаризаційних різниць (заліку їх за пересортицею, списання нестач у  межах норм природного убутку тощо);

3)оформляє протокол засідання  з відображенням висновків та  пропозицій щодо результатів  інвентаризації, який, згідно з п. 11.12 «в» Інструкції №69, у 5-денний  термін має бути розглянутий  та затверджений керівником підприємства.

Дії бухгалтерії -- на підставі інвентаризаційних  описів звіряє дані інвентаризації з  даними бухобліку, складає звіряльні  відомості. Дії МВО:

у разі виявлення комісією інвентаризаційних  відхилень, псування матеріальних цінностей  чи інших порушень дає письмові пояснення;

у разі виявлення в інвентаризаційних  описах помилок МВО негайно (до відкриття  складу, комори, відділу, секції тощо) заявляє  про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки зазначених фактів та їх підтвердження повинна  провести виправлення помилок.