Організація бухгалтерського обліку основних засобів

На заводі є графік документообігу, що затверджений головою Правління - генеральним директором заводу.

Інформація, що втримується в прийняті до обліку первинних документах, систематизується й узагальнюється на взаємозалежних рахунках бухгалтерського обліку відповідно до  Інструкції про застосування Плану рахунків.

Відбиття господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку у використовуваній на заводі комп'ютерній інтегрованій інформаційній системі R3 здійснюється із застосуванням восьмизначних кодів рахунків, що забезпечують одержання як аналітичних, так і синтетичних даних, необхідних для складання звітності, контролю й проведення аналізу діяльності підприємства.

Інформаційна система R3 працює в режимі реального часу, тобто після кожної уведеної бухгалтерської проводки змінюються обороти й сальдо по всім порушених аналітичних і синтетичних рахунках. Бухгалтерські проводки в систему R3 здійснюють тільки працівники (як правило бухгалтери), яким надані відповідні повноваження по тій або іншій ділянці обліку.

Основою для складання податкової й статистичної звітності є дані бухгалтерського обліку.

До складу бухгалтерії входять бюро:

1 Обліку податкових платежів  і звітності;

2 Обліки розрахунків і коштів ;

3 Обліки запасів і витрат;

4 Обліки заробітної плати;

Для виконання покладених на бухгалтерію завдань і функцій підрозділу заводу зобов'язані негайно представляти їй всі документи, звітність й інформацію, що підтверджують факти здійснення господарських операцій і додаткові відомості, необхідні для відбиття в бухгалтерському обліку й здійснення контролю.

Метою ведення бухгалтерського обліку й складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої й неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності й рух грошових коштів підприємства. Фінансовий, податковий, статистичний й інший види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.  

Для досягнення цієї мети на заводі з 2000 року визначена облікова політика, затверджена наказом голови правління. Основу облікової політики заводу становить сукупність принципів, методів і процедур, передбачених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 № 996-XІ і національними Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку (П(С)БУ), затвердженими Міністерством фінансів України.

Всі підприємства України ведуть бухгалтерський облік і становлять фінансову звітність у гривнях.

Чисельність працівників бухгалтерії заводу становить 54 чоловік. До складу бухгалтерії заводу, крім головного бухгалтера й трьох його заступників по окремих напрямках обліку, входить 6 облікових бюро (очолюваних начальниками бюро), які забезпечують ведення на заводі аналітичного й синтетичного обліку всіх господарських операцій, складання необхідної фінансової, податкової, статистичної звітності й подання її користувачам у встановлений термін.

Що стосується основних засобів, то план рахунків (Додаток Г) ВАТ «ДМЗ» містить такі рахунки:

103 – будови та споруди;

104 – машини та обладнання;

105 – транспортні засоби;

106 – інструменти, прилади, інвентар;

108 – багаторічні насадження;

109 – інші основні  засоби;

1099 – основні засоби  – виправні запаси

Відповідно обліковій політиці ВАТ «ДМЗ», визнання, оцінку й облік основних засобів й інших необоротних матеріальних активів здійснюється відповідно до  Положення (стандартом) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби". Одиницею обліку визначається окремий об'єкт основних засобів й інших необоротних матеріальних активів.

В умовах відсутності достовірної інформації, необхідної для ухвалення обґрунтованого рішення, і нестабільності економіки, що істотно ускладнює прогностичність, встановлено, що з метою нарахування амортизації ліквідаційна вартість необоротних активів дорівнює нулю, якщо інше не передбачено в спеціальному розпорядженні керівника відносно  конкретного об'єкта.

Нарахування амортизації основних засобів на заводі робиться по нормах і методам, передбаченим у податковому законодавстві.

Витрати на капітальний ремонт основних засобів, використовуються у виробництві, здійснюваний для підтримки об'єктів у робочому стані й одержання спочатку певної суми майбутніх економічних вигід від його використання, з 2005 року включаються до складу витрат відповідно до  "Порядку обліку витрат на капітальний ремонт основних засобів".[9, с. 101]

 

 

 

 

2  Організація первинного обліку основних засобів

Змістом первинного обліку є первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації – документах.

Одиниця обліку основних засобів – це окремий інвентарний об’єкт, яким вважається закінчена будова з усіма до нього пристосуваннями відповідно до технічної документації або окремий конструктивно відокремлений предмет, який виконує самостійні функції згідно з паспортом чи іншою технічною документацією.

На підприємство основні засоби надходять у результаті капітальних вкладень, придбання за плату в інших підприємств і осіб, отримання від інших підприємств або осіб безоплатно, внесення засновниками в рахунок їхніх внесків до статутного фонду підприємства, оприбуткування надлишків основних засобів, виявлених під час інвентаризації, а також внутрішнього переміщення.

Основні засоби вибувають із підприємства внаслідок часткової чи повної ліквідації, безоплатної передачі їх іншим підприємствам або особам, реалізації, а також нестачі, виявленої під час інвентаризації.

Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо і використовується вони на підприємствах усіх форм власності. Це:

03-1 ”Акт приймання-передачі (внутрішнього  переміщення) основних засобів” (Додаток Б).

03-2 “Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих  об’єктів”.

03-3 “Акт на списання основних  засобів”(Додаток В).

03-4 “Акт на списання автотранспортних  засобів”.

03-5 “Акт пор установку, пуск  та демонтаж будівельної машини”.

03-6 “Інвентарна картка обліку  основних засобів”.

03-7 “Опис інвентарних карток  з обліку основних засобів”.

03-8 “Картка обліку руху основних  засобів”.

03-9 “Інвентарний список основних засобів".

03-14- “Розрахунок амортизації основних засобів”.

Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб:

- усі перші особи підприємства: головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик;

- посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди подається) об’єкт основних засобів: керівник (або його заступник, начальник або майстер зміни, ділянки тощо), механік, технолог, бухгалтер.[10, с. 82]

При прийманні об’єкту основних засобів на ВАТ «ДМЗ» до комісії включаються посадові особи підприємства-постачальника. А при здійсненні монтажних робіт підрядним способом і передачі обладнання, що надійшло, безпосередньо після його отримання монтажною організацією, до складу комісії включається також представник підрядної монтажної організації. У цьому випадку окремий акт на передачу обладнання для монтажу не складається. В отриманні обладнання на відповідне зберігання уповноважений представник монтажної організації ставить підпис безпосередньо на акті і йому передається копія акту.

Представник постачальника, який включений до складу комісії, повинен мати посвідчення на право участі в операції приймання-передачі цих основних засобів.

Видача посвідчення на будь-який період (декаду, місяць) не допускається.

Акт приймання обладнання повинен бути підписаний усіма особами, які брали участь у його прийманні, а також матеріально відповідальними особами, які здають і приймають основний засіб. Особа, яка не погоджується зі змістом акту, зобов’язана підписати його з обґрунтуванням незгоди і висловити свою думку.

Уведення в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів за формою 03-1, який використовують для:

• оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів;
• обліку введення об’єктів основних засобів в експлуатацію, за винятком тих випадків, коли введення об’єктів в дію згідно з чинним законодавством оформлюють в особливому порядку;
• оформлення внутрішнього приміщення основних засобів з одного підрозділу (цеху, відділу, дільниць) до іншого;
• вилучення об’єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству (організації).

Кожен об’єкт зараховують до основних засобів за окремим актом. Виняток можливий лише під час обліку інвентарю, інструментів, устаткування і подібних об’єктів, якщо вони однотипні, мають однакову вартість і приймаються в одному календарному місяці.

Перший примірник акта передають у бухгалтерію, і на його підставі робиться запис в інвентарній картці 03-6. до акта додається необхідна технічна документація, яку згодом передають до одного з відділів (у бухгалтерії не зберігається).

Склад комісії, яка складає акт визначається наказом з облікової політики підприємства або затвердження окремим розпорядженням керівника. Акт затверджує керівник підприємства.

При прийманні основних засобів акт складають в одному примірнику, при передачі іншому підприємству – в двох (для обох підприємств), при передачі іншому підрозділу – також у двох (на підставі другого примірника акта працівник, що передає об’єкт 03, робить відповідний запис у інвентарному списку 03-9).

Приймання закінчених робіт із добудови та дообладнання об’єкта, що проводяться за рахунок капітальних вкладень і збільшують його балансову вартість, оформлюють актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованихі модернізованих об’єктів (форма 03-2). Акт підписаний працівником цеху (відділу), який уповноважений на приймання основних засобів, та представнику цеху (підприємства), що виконував ремонт, реконструкцію та модернізацію, здають до бухгалтерії підприємства (організації). Акт підписує головний бухгалтер та затверджує керівник підприємства, організації чи особи, на те уповноважені. До технічного паспорта відповідного об’єкта основних засобів повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об’єкту основних засобів повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об’єкта, пов’язані з капітальним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.

Якщо ремонт, реконструкцію та модернізацію виконує стороннє підприємство, акт складають у двох примірниках. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало капітальний ремонт, реконструкцію, модернізацію.

Бухгалтерія на підставі цих документів відкриває інвентарну картку, присвоює об’єкту порядковий номер, який після цього проставляють в акті приймання-передачі. Інвентарні картки є підставою для ведення аналітичного обліку основних засобів.

Технічна документація на певний інвентарний об’єкт після відкриття на нього інвентарної картки (запису в книгу) не зберігається в бухгалтерії, а передається під розписку у відповідний підрозділ підприємства. Заповнені інвентарні картки реєструються в описах (форма 03-7), які веде бухгалтерія (в одному приміщенні) за класифікаційними групами (видами) основних засобів.[2]

Облік об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) здійснюється в інвентарному списку (форма 03-9) в осіб, відповідальних за їхнє збереження. Підприємствам дозволено вести облік об’єктів за місцем їхнього знаходження в інвентарних картках, які в цьому випадку бухгалтерія виписує у двох примірниках (другий примірник передається за місцем знаходження об’єкта). В разі переміщення об’єкта цей примірник разом із накладною на переміщення (форма 03-1) передається за новим місцем знаходження. Накладну на внутрішнє переміщення основних засобів з одного підрозділу в інший складає у двох примірниках працівник підрозділу здавача. Перший примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається в підрозділі-здавачеві. Аналогічну накладну виписують під час передачі основних засобів в експлуатацію із запасу.

Якщо у процесі переміщення основного засобу здійснюють розбирання його фундаменту чи іншої частини об’єкта або демонтаж усього об’єкта, це оформляють за актом за формою 03-3. витрати на новому місці в такому разі роблять за рахунок коштів фінансування капітальних вкладень і додають до балансової вартості об’єкта.

За безоплатної передачі основних засобів іншому підприємству або продажу стороннім організаціям на кожний інвентарний об’єкт складають акт за формою 03-1. відпуск об’єкта основних засобів у порядку реалізації оформляють товарно-транспортною накладною (рахунком-фактурою), в якій бухгалтерія визначатиме первісну чи відновну вартість об’єкта, нараховуватиме знос за час експлуатації, відпускну ціну, ПДВ та ін. За необхідності до неї може додаватися технічна та інша документація, яка є на підприємстві.

Для списання непридатних об’єктів основних засобів також створюють спеціальну комісію. На об’єкт, призначений для списання, комісія складає акт на списання основних засобів (форма 03-3 (Додаток Б)), а при списанні вантажного чи легкового автомобіля , причепа або напівпричепа – акт на списання автотранспортних засобів (форма 03-4). В акті зазначають: найменування об’єкту, його інвентарний номер, дату введення в експлуатацію, місце експлуатації, первісну вартість, суму нарахованого зносу за час експлуатації, обґрунтування необхідності списання з балансу. В ньому також визначаються витрати на ліквідацію об’єкта та вартість матеріалів, що мають бути оприбутковані після проведення операції. В акті робиться розрахунок результатів від ліквідації.