Организация бухгалтерского учета кассовых операций

КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО-4 "Кассовая книга";

АО-1 "Авансовый отчет".

Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н и содержат следующие реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.[4]

Первичные документы в Калангуйской участковой больнице оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (Приложение А). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (Приложение Б). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Ордер также подписывает сотрудник организации, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 24 октября) и свою подпись.

Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир проставляет на них штамп «получено» или «оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Расходные кассовые ордера регистрируют в журнале регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности.

В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно-платежную ведомость. Ведомость оформляется при выдаче заработной платы работникам организации.

На общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

При работе с кассовыми документами Калангуйской участковой больницы кассир соблюдает следующие требования:

в документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);

прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления;

в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, отражают в кассовой книге.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: первая часть после заполнения остается в книге, а вторая является отчетом кассира и отрывается в конце рабочего дня после подсчета итогов операций за день и выведения остатков по кассе на следующее число.

Заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер. Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Срок хранения приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и отрывных листов в архиве организации - 5 лет.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.

В Калангуйской участковой больнице при приёме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составлен по типовой форме к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Договор предусматривает ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.

Договор составлен в двух экземплярах:

один экземпляр остался у кассира;

второй экземпляр - в бухгалтерию.

Со стороны организации договор подписал главный бухгалтер.

После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет. При инвентаризации проводится подсчёт наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе.

В соответствии с договором о полной материальной ответственности кассир несет ответственность при обнаружении недостачи. Если при ревизии в кассе обнаружены излишки, то они подлежат оприходованию. В любом случае кассир должен отчитаться о полученном отклонении. Результат инвентаризации отражается в акте инвентаризации денежных средств.[5]

В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнально-ордерная форма ведения учета. И производится заполнение Журнала - ордера №1 (Приложение Д) с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 «Касса». Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

В Калангуйской участковой больнице применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

Получены наличные деньги со счетов в банках:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетный счет»;

91 «Прочие доходы и расходы».

2. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:

Дебет 50 «Касса»;

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:

Дебет 51 «Расчетный счет»;

Кредит 50 «Касса»

Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

75 «Расчеты с учредителями»;

Кредит 50 «Касса»

Рассмотрим ряд примеров по поступлению и выбытию денежных средств в Калангуйской участковой больнице.

1. В кассу Калангуйской участковой больнице 30 октября 2008 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 94864,00 рублей.

Бухгалтером на этом основании был выписан приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетный счет» - 94864,00 рублей

В дальнейшем при выдаче заработной платы по расчетно-платежной ведомости, к которой был выписан расходный кассовый ордер, бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит 50 «Касса» - 94864,00 рублей.

2. Из кассы Калангуйской участковой больнице выданы наличные деньги в перерасход по авансовому отчету Крыловой Ю.А. в сумме 400 рублей.

Бухгалтером Калангуйской участковой больнице был выписан расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств в подотчет и сделаны проводки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 400 рублей

2.3 Документальное оформление кассовых операций.

При получении денежных средств с лицевого счета в казначействе оформляется Заявка на получение денежных средств в двух экземплярах и чек. Оформление заявок, выдача и заполнение чековых книжек должны производиться в соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила), и Письмом Федерального казначейства от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.