Организация документооборота на предприятии

Министерство образования  и науки Российской Федерации

БУЗУЛУКСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

(ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

Факультет очного обучения

Кафедра экономики

 

ОТЧЕТ

по расчетно – графической  работе

«Статистическое измерение инфляции в РФ»

По дисциплине: «Статистика»

 

 

 

 

                                                                                                            

                                                                            Руководитель работы:

                                                                           ______________ Давидян Ю.И.

                                                                           «__» ____________ 2012г.

                                                                           Выполнила студентка 204 группы

                                                                          Батищева О.

                                                                          «__» ____________2012г.

 

 

 

 

г.Бузулук 2012

Содержание:

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Основные понятия, касающиеся организации документооборота на предприятии……………………………………………………………………..4

2. Первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Регистрация……………………………………………………….5

3. Рассмотрение документов руководством. Направление на исполнение…7

4. Контроль исполнения. Подшивка документов в дела……………………..8

Заключение……………………………………………………………………… 9

Список использованных источников…………………………………………..10

Приложение «График документооборота»…………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

        Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

       Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные понятия, касающиеся организации документооборота на предприятии

       В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.

      График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

      Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

     При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

1. документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
2. первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;
3. вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
4. электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;
5. архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;
6. официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
7. документооборот — движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;
8. электронный документооборот — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
9. регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

      Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

- первичная обработка поступивших документов

- предварительное рассмотрение документов

- регистрация

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- подшивка документов в деле

- формирование дел

- оформление дел

- передача дел в архив

2. Первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Регистрация.

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все  конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

      Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

     В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

   Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

   Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

   В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

- децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

- смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

    Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты; документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

3. Рассмотрение  документов руководством. Направление  на исполнение.

      После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

      Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

     Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

     Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

4. Контроль исполнения. Подшивка документов в дела.

       Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый. Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

      В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт. Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, по их датам. До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.