Организация учета расчетов по оплате труда

В городе Соликамске два банка предоставляют услугу  бюджетным учреждениям  – зарплатные пластиковые карты. Это Сбербанк РФ и Банк Москвы.

Условия обслуживания, которые совпадают у Сбербанка  РФ и  Банка Москвы

-Круглосуточный  доступ к карточному счету не только на территории России, но и по всему миру;

- Удобным средством  для безналичной оплаты товаров  и услуг;

- Полную конфиденциальность  информации по карточному счету;

- В случае  утери или кражи карточки, деньги  на карточном счете не будут  потеряны;

- При выезде  за рубеж деньги, размещенные  на карточном счете, не декларируются; 

Условия банков на рынке услуг представлены в таблице 10.

Таблица 10. – Условия банков на рынке услуг

Условия банков	Сбербанк  РФ (более 100 лет на рынке услуг)	Банк  Москвы  (10 лет на рынке услуг)
Срок действия  карты	1 год	3 года.
Стоимость открытия карточного счета	0 руб.	200 руб.
Годовое обслуживание, в руб.	200 руб.	0 рублей
Возможность получения  краткосрочного кредита	На срок до 6 месяцев под 15% годовых, оформление в течении 3-х дней	На срок до 1 года под 36% годовых, оформление  в  течении 1 дня
Возможность сотруднику дать членам семьи или кому-либо доступ к своим деньгам, оформив дополнительную карточку к своему карточному счету	Да	Нет
Процентная  ставка, начисляемая на остаток средств на карточном счете физического лиц	2% годовых	5% годовых
Овердрафтное  кредитование	до 98% от средней заработной платы	до 90% от средней  заработной платы
% комиссии для  зачисления организации денежных средств	2,5% от суммы.	3% от суммы

 

Рассмотрев  условия банков мы остановимся на Сбербанке РФ, так как у этого  банка солидный срок на рынке услуг (больше 100 лет), меньшая % ставка за зачисление денежных средств. Кредитование предлагается под низкий процент 15%, по сравнению  с Банком Москвы 36%.

Также в Сбербанке  предоставляется такая услуга как  возможность сотруднику дать членам семьи или кому-либо доступ к своим деньгам, оформив дополнительную карточку к своему карточному счету. Это очень удобно, если в семье есть дети, которые учатся в другом городе, при поездках в командировки членов семьи. 

Недостатки  Сбербанка по сравнению с Банком Москвы:

- срок действия  карты 1 год, тогда как в Банке  Москвы – 3 года.

- в стоимость  обслуживания и стоимость карты  в Сбербанке составляет 200 рублей в год, в Банке Москвы – 200 рублей за 3 года.

- процентная  ставка начисляемая на остаток  средств на карточном счете  физического лица у Сбербанка  РФ - 2% годовых, у Банка Москвы – 5%.

Перечень документов, необходимых для заключения договора на зарплатные пластиковые карты:

1. Устав организации
2. Балансы за 2 года.
3. Свидетельство о постановке в налоговый орган
4. Свидетельство из органов статистики
5. Свидетельство о присвоении ИНН
6. Анкеты работников организации
7. Заявления работников организации
8. Список сотрудников организации

Договор банка  с организацией заключается в  течении 14 дней с момента подачи документов. После заключения договора в течении 5 рабочих дней каждому сотруднику выдается личная зарплатная пластиковая карта. 

Для проведения операции зачисления на пластиковую карточку  заработной платы сотрудников организация ежемесячно предоставляет в банк сводную ведомость, как на бумаге, так и в электронном виде. В этой ведомости указываются: фамилия, имя, отчество каждого сотрудника, его личный табельный номер, номер его счета в банке, сумма средств, которая ему предназначена по этому счету. На основании сводной ведомости банк производит перечисления средств с расчетного счета предприятия на личные счета сотрудников. После этого сотрудник может получить заработную плату по пластиковой карточке.

Ежемесячно  предприятие предоставляет список выбывших и принятых на работу сотрудников.

Сравнение затрат по выдаче заработной платы через  кассу организации и на пластиковые карточки представлено в таблице 11.

Таблица 11. - Экономическая эффективность от введения пластиковых карточек

Месяц	Затраты по выдаче заработной платы, руб.			Затраты по выдаче заработной платы, % комиссии, руб.	Экономический эффект, руб.
	Зарплата кассира, руб.	Затраты на ведение документации, руб.	Услуги инкассации, руб.
Январь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Февраль 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Март 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Итого за I кв.	15000	90	1740	4800	12030
Апрель 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Май 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Июнь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Итого за II кв.	15000	90	1740	4800	12030
Июль 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Август 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Сентябрь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Итого за III кв.	15000	90	1740	4800	12030
Октябрь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Ноябрь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Декабрь 2011г.	5000	30	580	1600	4010
Итого за IV кв.	15000	90	1740	4800	12030
Итого за 2011 г.	60000	360	6960	19200	48120

 

Анализируя  таблицу 10 мы видим, что внедрение  пластиковых карточек в 2011 году позволит сократить затраты на 48120 руб. в год,  на выдачу заработной платы.

Преимущества  для организации:

- перевод заработной  платы на расчётный счет, обслуживаемый  пластиковой картой, позволяет в  значительной степени облегчить  работу отделов бухгалтерии и  кассы организации и сократить количество занятых в них сотрудников.

- использование  пластиковых карт при выдаче  заработной платы через банкоматы  и уменьшает затраты организации  и снимает проблемы получения,  хранения и транспортировки наличных денег

- снимаются  пиковые нагрузки в дни выдачи заработной платы

- снимается  проблема депонирования невостребованных  средств. 

- увеличивается  период выдачи зарплаты.

- появляется  возможность заведения корпоративных  карт предприятия для обслуживания текущих расходов: покупка бензина для служебного транспорта, канцелярских принадлежностей, представительские расходы и т.п.

- начисление  процентов на карточные счета  сотрудников увеличивает их фактический доход без затрат со стороны организации.

Преимущества  для сотрудников предприятия:

- исключаются  все неудобства, связанные с необходимостью иметь при себе наличные деньги и большие денежные суммы.

- обеспечивается  быстрота расчетов.

- владелец пластиковой  карточки  может автоматически  класть свою заработную плату под проценты в надежный банк.

- держатель  карты не зависит от дня  и времени выдачи зарплаты.

- возможность  получения требуемой наличной  суммы денег в требуемой валюте (при желании можно снять всю  сумму) в любом банкомате, в  том числе за рубежом. При этом не требуется заполнять таможенную декларацию на вывоз валюты.

- исключаются  любые криминальные ситуации, связанные  с получением заработной платы  или совершением крупных покупок.

- пластиковые  карточки  являются универсальным  платежным средством для оплаты товаров и услуг.

- предоставляется  возможность конвертации по биржевому курсу при оплате по карте (в отличие от оплаты наличными, при которой пересчет осуществляется по завышенному курсу магазина).

- существуют  дополнительные льготы, предоставляемые банком-эмитентом.

- по договоренности  с банком-эмитентом организация  может организовать выдачу кредитных  пластиковых карт своим сотрудникам,  так как возврат средств на  счета сотрудников гарантируется их будущей заработной платой.

Таким образом, эффективными являются зарплатные проекты. Они представляют много преимуществ всем участникам данных проектов. Для предприятий это прежде всего облегчение работы бухгалтерии и ведения кассы, для клиента-держателя удобства в получении денег и использования их в розничной сети, для банка возможность привлечения свободных денежных средств, получение дохода в форме комиссии и улучшения имиджа банка.

ООО «Эколог» рекомендуется для экономии денежных средств получать заработную плату через пластиковые карточки.

Выдача заработной платы через пластиковые карточки:

Дт 57   Кт 51 - передано в банк платежное поручение  для зачисления заработной платы на карточки работников.

Дт 70 Кт 57 - отражено поступление аванса на карточки работников;

2. Составить  график документооборота по учету  расчетов по оплате труда.

Документальное  оформление трудовых отношений между работником и нанимателем и операций по расчетам с персоналом по заработной плате сопровождается значительным количеством документов типовых и нетиповых форм. Возникает задача: как быстро обрабатывать большие объемы документов, избежать потери важных документов и ускорить принятие решений?

В связи с  тем, что документы не вовремя  поступают возникает необходимость  в  графике  документооборота по учету расчетов по оплате труда.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя  учреждения.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня  работ  по  созданию, проверке и обработке документов, выполняемых

мых всеми исполнителями  с указанием их взаимосвязи и  сроков выполнения работ.

 График документооборота быстро внедряется и легко подстраивается под изменяющиеся требования.

При формировании графика документооборота следует  учитывать требования Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Российской Федерации  № 38 от 06. 08. 2001г (в ред. от 28.04. 2004г № 4), по срокам хранения документов в организации.

Работа по составлению  графика документооборота достаточно трудоемка. В связи с этим в  таблице 11 приводится график документооборота документов по учету труда и заработной платы.

Составление графика  документооборота позволит забыть о постоянных проблемах с недостающей, опоздавшей или не разнесенной вовремя первичной документацией.

После внедрения графика документооборота увеличится скорость прохождения информации внутри организации.

Повысится безопасность доступа к информации.

Будут действовать  единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения.

Вырастет производительность труда сотрудников, снизится зависимость  результатов от квалификации работника.

 

 

Таблица 11. График документооборота по учету труда  и заработной платы

Наименование  документа

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Личная  карточка

Штатное расписание

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

График  отпусков

Код формы

Т-1

Т-2

—

Т-5

—

Т-7

Количество  экземпляров

1

Ответственный за составление

Работник  отдела кадров, ответственный за прием и увольнение

Работник  отдела кадров

Документы, на основании которых составляются данные

Заявление работника

Приказ  о приеме работника на работу, анкетные данные работника

Единый тарифно - квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единая тарифная сетка, организационная структура организации

Заявление работника

Срок  составления

Не  позднее первого рабочего дня принимаемого работника

Сразу после приема работника на работу и при наличии изменений

На  дату создания организации и при  внесении изменений

При переводе работника

За  три дня до начала отпуска

Ежегодно  не позднее 5 января предыдущего года

Ответственный за проверку

Начальник отдела кадров

Главный бухгалтер

Начальник отдела кадров

Срок  проверки

Один  день со дня составления

Кто утверждает (подписывает)

Руководитель  организации

Начальник отдела кадров

Руководитель, главный бухгалтер

Руководитель  организации

Руководитель  организации, начальник отдела кадров

Срок утверждения

В день составления

Куда  передается

В отдел  кадров (в бухгалтерию — копия)

В отдел  кадров

В отдел  кадров, бухгалтерию

В отдел  кадров

В отдел  кадров (в бухгалтерию — копия)

Срок  передачи

Не  позднее следующего дня после  подписания

Документы, в которых производятся записи

Трудовая  книжка (запись о приеме на работу)

—

—

Трудовая  книжка, личная карточка, лицевой счет

Лицевой счет

—

Документы, составляемые на основании данного

Личная  карточка формы Т-2, лицевой счет работника формы Т-54

—

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

—

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

—

Место хранения

Отдел кадров

Ответственный за хранение

Начальник отдела кадров

Срок  хранения

3 года  при условии завершения ревизии,  после проведения налоговой проверки

Наименование документа

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора

Табель  учета использования рабочего времени

Расчетно-платежная  ведомость

Расчетная ведомость

Платежная ведомость

Журнал  регистрации платежных ведомостей

Код формы

Т-8

Т-13

49

Т-51

Т-53

—

Количество  экземпляров

1

Ответственный за составление

Работник  отдела кадров

Бухгалтер

Документы, на основании которых составляются данные

Заявление работника, окончание срока контракта

Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.д.

Первичные документы по учету выработки — наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени — Табель учета использования рабочего времени формы Т-13

Расчетная ведомость формы Т-51

Расчетно-платежная  ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53

Срок  составления

Не  позднее последнего рабочего дня  увольняемого работника

Ежедневно в рабочие дни

За  три дня до срока выплаты заработной платы, согласованного с банком

За  один день до выплаты заработной платы

Ответственный за проверку

Начальник отдела кадров

Главный бухгалтер

Срок  проверки

Один  день со дня составления

Кто утверждает (подписывает)

Руководитель  организации

Начальник отдела кадров

Руководитель, главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Руководитель, главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Срок  утверждения

В день составления

Куда  передается

В отдел  кадров (в бухгалтерию — копия)

В бухгалтерию

В кассу

В бухгалтерию

Срок  передачи

Не  позднее следующего дня после  подписания

Документы, в которых производятся записи

Трудовая книжка (запись об увольнении), лицевой счет

—

Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей

Лицевой счет формы Т-54

Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей

—

Документы, составляемые на основании данного

—

Расчетная или расчетно-платежная ведомость

Лицевой счет, чек в банк, расходный кассовый ордер на выданную сумму

Платежная ведомость, лицевой счет

Расходный кассовый ордер на выданную сумму

—

Место хранения

Отдел кадров

Бухгалтерия

Касса

Бухгалтерия

Касса

Бухгалтерия

Ответственный за хранение

Начальник отдела кадров

Главный бухгалтер

Срок  хранения

3 года  при условии завершения ревизии,  после проведения налоговой проверки

3 года  при условии завершения ревизии,  после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

3 года  при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки