Особенности управленческого учета доходов и расходов коммерческой организации

 

 

1.3 Источники информации

 

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет  представление об объекте исследования.³

Цель управленческого учета  – обеспечить менеджеров информацией. К информации такого рода предъявляются иные требования, чем к информации, предназначенной для внешних пользователей:

Адресность (конкретным адресатам  в соответствии с их уровнем подготовленности и иерархии);

Оперативность (должна предоставляться  в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение);

Достаточность (в достаточном объеме для принятия на соответствующем  уровне управленческого решения; не должно быть избыточной информации и  отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения);

Аналитичность (должна содержать данные текущего экспресс-анализа и предлагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами);

Гибкость и инициативность (должна обеспечиваться вся полнота информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций);

Полезность (привлекать внимание управляющих  к сферам потенциального риска и  объективно оценивать работу менеджеров предприятия);

Достаточная экономичность (затраты  по подготовке информации не должны быть больше экономического эффекта от ее использования).

В управленческом учете может быть использована неколичественная информация (слухи, результаты социальных опросов  и т.п.) и количественная, которая  в свою очередь может быть учетной и неучетной, т.е. документально обоснованной и нет. Для принятия оперативных управленческих решений может использоваться полная и неполная информация об объекте исследования.

В управленческом учете  учетная информация занимает 20% - 30%; остальные – экономический анализ (в финансовом учете соотношение 40% - 60%).

Информация управленческого  учета в торговле может носить конфиденциальный характер.

 

 

1.4 Разработка политики управленческого  учета на предприятии

 

Постановка управленческого  учета - сложная задача, которая часто решается в рамках реорганизации всей компании. Все проблемы, связанные с постановкой управленческого учета, можно обобщенно сформулировать следующим образом:

1. сложность в определении квалификации и подборе специалистов, в чьи обязанности входит постановка и ведение управленческого учета;
2. отсутствие понимания руководством и сотрудниками предприятия данного участка работы
3. отставание на других участках работы: слишком большое различие между бухгалтерским и налоговым учетом, отсутствие четкой структуры предприятия;
4. отсутствие идеологии на предприятии, которая обеспечивала бы работу коллектива как единого целого, отношения взаимопомощи, взаимного уважения и осознание ответственности за предоставляемую информацию;
5. сложность в техническом обеспечении функционирования системы управленческого учета: отсутствие необходимой компьютерной техники, программного обеспечения и т.п.

Ответственность за решение всех этих проблем ложится на руководство  предприятия, которое должно проявлять  заинтересованность в создании полноценной системы управленческого учета и проявлять инициативу в решении сопутствующих организационных, психологических и технических проблем.

Одной из проблем является недостаточное понимание сущности управленческого учета в компании. Однако главной целью управленческого учета является ориентация управленческого процесса на достижение стратегических и тактических целей предприятия, и по этой причине система управленческого учета должна включать в себя и систему сбора информации по конкурентам, покупателям, качеству продукции, и информацию об эффективности организационной структуры компании, методов стимулирования и т.д. Система управленческого учета должна охватывать все службы предприятия и весь спектр данных о его деятельности.

Система управленческого учета обеспечивает менеджеров информацией по следующим группам:

1. информация для внутренней текущей отчетности в целях планирования и контроля затрат на производство и оценки производительности труда как отдельных работников, так и каждого подразделения предприятия;
2. информация для внутренней текущей отчетности по прибыльности производимой продукции, ее потребителям, каналам распределения и т.д., для принятия решений по распределению ресурсов и в некоторых случаях для определения ценовой политики;
3. информация для внешней отчетности, получаемая в процессе анализа финансового состояния в интересах инвесторов, правительства и других внешних потребителей.

Достоверность информации системы  управленческого учета зависит  от многих факторов: были ли грамотно выделены и учтены цели предприятия и стратегии  их достижения при разработке системы управленческого учета; правильно ли выбраны центры финансовой ответственности; соответствует ли технология бизнес-процессов задачам компании и планируемой системе управленческого учета; правильно ли выбрана система распределения накладных расходов; как налажены горизонтальные связи и распределена система ответственности по сбору информации и составлению бюджетов;

При внедрении системы управленческого  учета перед предприятием кроме  перечисленных проблем будет  стоять и много других.

Однако результаты, полученные от внедрения системы управленческого учета, превзойдут все ожидания, так как правильно поставленный управленческий учет даст информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия и планирования его дальнейшей деятельности, предоставит базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабдит механизмами контроля за исполнением принятых решений. Постановка управленческого учёта осуществляется на основе стандарта US GAAP.

При постановке учёта на предприятии  в первую очередь создаётся система бюджетирования.

Следующий этап – постановка управленческого  учёта и регламентация контроля и анализа (план счетов, формы отчётности, схемы анализа, регламентирование  процедуры сбора и консолидации учётных данных).

Идеальная ситуация, если данные для управленческого и финансового учёта вводятся в одну программу

Рассмотрим два основных варианта организации управленческого учёта.

Первый вариант - одна база данных: все учётные документы поступают  в бухгалтерию и по каждому  первичному документу формируются бухгалтерские и управленческие проводки (или после формирования управленческих проводок бухгалтером – аналитиком, в финансовую бухгалтерию для формирования официальных бухгалтерских проводок). Преимущество варианта – наиболее точно соответствует основным принципам ведения учёта и позволяет полнее отразить деятельность предприятия. Недостаток – создание интегрированной бухгалтерской системы.

Второй вариант - две базы данных: в управленческую базу данных информация вносится после отражения в базе бухгалтерского учёта, финансовая бухгалтерия работает в обычном режиме, предоставляя свою базу данных бухгалтеру – аналитику, для последующей трансформации консолидированными данными.

Следует отметить, что систему управленческого  учета каждое предприятие может ставить, исходя только из своих целей и видения перспектив развития. Использование системы управленческого учета способствует совершенствованию всего процесса управления организацией, создает реальные возможности для его оптимизации.

 

2.Практическая оценка системы управленческого учета на предприятии торговли на примере ЗАО «АРТ-ДИЗАЙН»

 

2.1 Общая хозяйственная характеристика  предприятия

 

 

Рассмотрим организацию управленческого  учета на примере ЗАО «Арт-Дизайн». Данное предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим наименованием, штамп и бланк, расчетные счета, имеет в собственности имущество. Основным видам деятельности предприятия является редакция-издательство. Реализацию своей продукции ЗАО «Арт-Дизайн» осуществляет как через торговые точки, расположенные в городе Казани и Зеленодольске, так и через магазины независимых хозяйствующих субъектов. Среднесписочная численность работников предприятия - 130 человек.

Руководство текущей деятельностью осуществляется директором. Директор предприятия несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности, исполнения договоров и соглашений.

Директору подчиняются: финансовый директор, начальники отделов, главный редактор, главный бухгалтер.

Высшим органом ЗАО «Арт-Дизайн»  является собрание акционеров, которое  находится в г. Казани.  Там  же располагается главный офис и  главное руководство предприятия. ЗАО «Арт-Дизайн» является дочерним предприятием.

Поэтому большинство управленческих решений, принимаются главным руководством ЗАО «Арт-Дизайн». Вся ответственность за исполнение поставленных задач управленческого учёта и предоставление отчётности по управленческому учёту, возложена на финансового директора ЗАО «Арт-Дизайн».

 

2.2 Процесс внедрения управленческого учета на ЗАО «Арт-Дизайн»

 

Бухгалтерский управленческий учет на ЗАО «Арт-Дизайн» используется для  внутренней отчетности и обычно содержит информацию по отдельным подразделениям. Результаты управленческого учёта  представляются в произвольной форме. Используются все виды измерителей: натуральные, трудовые, денежные. Сроки предоставления управленческих отчётов устанавливается администрацией: неделя, декада, месяц.

Структуру управления ЗАО «Арт-Дизайн»  можно представить в следующем  виде.

 

 

На данном предприятии система  управленческого учета была организована давно. Организацией управленческого  учета занимается специалист с высшим профессиональным (экономическим) образованием, который занимает должность финансового  директора. Ежемесячно отдел распространения предоставляет финансовому директору информацию о том, как изменились продажи. Перед бухгалтерией, особенно по 60 и 62 счетам ставится задача по контролю поступивших и произведенных операций. Бухгалтер, ведущий 62 счет «Расчеты с покупателями и заказчиками» должен предоставлять информацию о том, сколько долга числится за определенным клиентом, а руководство в свою очередь принимает решения по этому вопросу. Аналогичную информацию предоставляет бухгалтер 60 счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - информация о том, сколько ЗАО «Арт-Дизайн» должна своим партнерам. Все эти данные очень важны так как на данном предприятии организована система бюджетирования — формируются бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Для учета и контроля исполнения бюджетов проводится анализ «план — факт».

Бюджет денежных средств состоит  из двух частей – ожидаемые поступления  денежных средств и ожидаемые  платежи и выплаты. Для определения  ожидаемых поступлений за период используется информация из бюджета продаж, данные о порядке сбора средств по счетам к получению.

Помимо регулярных текущих расходов, денежные средства также могут быть использованы на приобретение оборудования и других активов, на возврат займов и других долгосрочных обязательств. Вся эта информация должна быть собрана для того, чтобы подготовить правильный бюджет денежных средств.

Бюджет денежных средств преследует две цели. Во-первых, показывает конечное сальдо на счете денежных средств  в конце бюджетного периода, величину которого необходимо знать для завершения прогнозного бухгалтерского баланса. И, во-вторых, прогнозируя остатки денежных средств на конец каждого месяца внутри бюджетного периода, выявляет периоды излишка финансовых ресурсов или их нехватки.

Как правило, ежемесячная управленческая отчетность составляется в период между пятым и десятым числами месяца, следующего за отчетным. Иногда возникает ситуация, когда генеральному директору нужна хотя бы приблизительная отчетность за текущий месяц уже 29-го числа. В этом случае неоценимую помощь окажут имитационные модели бизнеса, с использованием которых составляют и долгосрочные прогнозы, и ежемесячные бюджеты. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчетного периода. В результате получается управленческая отчетность, построенная в основном на фактических данных, но с определенными допущениями. Как правило, точности такого расчета вполне достаточно для принятия оперативных решений.

В конце периода фактические данные сравниваются с бюджетными для анализа и оценки текущей деятельности. В этот период выясняется насколько выполнен план, где были допущены ошибки. Что нужно в следующий раз учесть, чтобы добиться желаемого результата.

Сейчас в компании информация в систему управленческого учета поступает частично из автоматизированного бухгалтерского учета, а частично формируется и анализируется в Microsoft Excel. Для того чтобы избежать организационных проблем, неудобств со сбором, обработкой и анализом информации компания приняла решение о полной автоматизации системы управленческого учета на предприятии. В настоящее время ведется поиск информационной системы, рассматриваются варианты интеграции и автономии бухгалтерского управленческого учета.

На данном предприятии выбрано интегрированное ведение учета. Единая система счетов. Счета управленческого и бухгалтерского учета, отражающие затраты на производство, ведутся в бухгалтерском учете без обособления калькуляционных счетов в систему управленческого учета. При этом обеспечивается прямая корреспонденция счетов расходов и доходов управленческой бухгалтерии с контрольными счетами бухгалтерского учета.

Конечный результат деятельности организации определяется путем  вычитания из выручки от продаж (без  НДС) расходов на продажу и присоединения к полученному результату разницы прочих доходов и расходов. Для выявления финансового результата в пределах года в этом случае требуется закрытие всех основных счетов бухгалтерского учета.