Особенности учета и анализа кассовых операций

 

 Поэтому искусство  управления денежными потоками  заключается не в том, чтобы  накопить как можно больше  денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию  движения денежных средств, чтобы  к каждому очередному платежу  предприятия по своим обязательствам  обеспечивалось поступление денег  от покупателей и других дебиторов  при сохранении необходимых резервов. Важнейшими инструментами при  этом выступают грамотный бухгалтерский  учет, а также регулярный аудит  кассовых операций, которые позволят  своевременно обнаружить недостатки  в системе учета денежных средств  и предотвратить возможные отрицательные  последствия, которыми могут стать  утрата платежеспособности организации, штрафные санкции контролирующих  органов и др.

 

 Вышеизложенные факты  подтверждают актуальность темы  контрольной работы – «Аудит  кассовых операций».

 

 Целью контрольной  работы является изучение порядка  аудита наличных денежных средств в кассе.

 

 В соответствии с  указанной целью в работе будут  решаться следующие задачи:

 

 изучить цель, информационную  базу и общий порядок проведения  аудита кассовых операций;

 

 ознакомиться с аудиторскими  процедурами и методикой проведения  аудита кассовых операций;

 

 описать порядок проведения  и результаты аудиторской проверки  кассовых операций в организации.

 

 В соответствии с  поставленными задачами в процессе  работы использовались теоретико-методологические  и методические разработки в  области бухгалтерского учета  и аудита таких отечественных  специалистов, как Кондраков Н.П., Богатая Н.Н., Подольский В.И., Шеремет А.Д. и др.

 

 В данной работе  в качестве нормативно-правовой  базы были использованы законодательные  акты РФ, приказы Министерства  финансов РФ.

 

1. Цель, информационная база  и общий порядок проведения  аудита кассовых операций

 

 

 Целью проверки кассовых  операций является формирование  мнения о достоверности бухгалтерской  отчетности по разделу «Денежные  средства» и соответствии порядка  ведения кассовых операций действующим  в Российской Федерации нормативным  документам [14].

 

 Аудит кассовых операций  имеет свои особенности. Неотъемлемой  чертой аудиторской проверки  операций по кассе является  значительная трудоёмкость её  проведения и большое количество  сопутствующих процедур, применяемых  в ходе работы аудитора [15].

 

 Аудит кассовых операций  осуществляется на основании  следующих нормативных документов:

 

- Федеральный закон «Об  аудиторской деятельности» от 30.12.08 № 307-ФЗ [1];

 

- Федеральный закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» [2];

 

- Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой  техники при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов  с использованием платежных карт» [3];

 

- Порядок ведения кассовых  операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета  директоров Банка России от 22.09.1993г. № 40 [5];

 

- Положение Банка России  от 05.01.1998г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации» [6];

 

- - Постановление Госкомстата  России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  кассовых операций, по учету результатов  инвентаризации» [8].

 

 У аудируемого лица необходимо запросить следующие документы:

 

- бухгалтерский баланс (форма  № 1);

 

- отчет о движении денежных  средств (форма № 4);

 

- главная книга;

 

- оборотно-сальдовая ведомость;

 

- регистры бухгалтерского  учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный  счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные  счета в банках», 57 «Переводы в  пути», кассовая книга;

 

 - отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

 

 

 При аудите кассовых  операций последовательно проверяются [11]:

 

- правильность документального  оформления кассовых операций;

 

- сохранность наличных  денежных средств в кассе;

 

- соблюдение установленного  лимита остатка денежных средств в кассе;

 

- правильность применения  контрольно-кассовой техники (ККТ) при  осуществлении расчетов с населением;

 

- полнота и своевременность  оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

 

 Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, следует обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку. Если организация ведет расчеты с физическими лицами с применением ККТ, то необходимо проверить, вся ли ККТ прошла регистрацию в государственной налоговой инспекции, о чем будут свидетельствовать карточки регистрации ККТ. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин должны вестись по форме № КМ-5, они должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем, главным бухгалтером и представителем налогового органа [11].

 

 Обобщая опыт проведения  аудиторских проверок, можно сделать  вывод, что наиболее распространенными  нарушениями, которые выявляются  в ходе проверки кассовых операций, являются [12]:

 

- отсутствие первичных  кассовых документов или оформление  их с нарушением установленных  требований;

 

- выплаты подотчетным  лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления  авансовых отчетов;

 

- несоблюдение установленного  лимита расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

 

- арифметические ошибки  при подсчете оборотов и остатков  в учетных регистрах при ручном  ведении учета;

 

- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».

 

 Последовательность работ  при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа [11]:

 

- ознакомительный;

 

- основной;

 

- заключительный.

 

 На каждом этапе  должны быть выполнены определенные  процедуры проверки, позволяющие  достигнуть цели и решить задачи  аудита денежных средств.

 

 Приступая к проверке  операций, аудитор выясняет правильность  их документального оформления (полнота  заполнения реквизитов приходных  и расходных документов; обязательная  регистрация приходных и расходных ордеров, платёжных ведомостей и др., наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т. п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными документами и Кассовая книга. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги разрешается вести на предприятиях, имеющих кассы в подразделениях, территориально удаленных от административного здания, а также, при осуществлении операции с наличной валютой (по каждой валюте отдельно). Записи в Кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами [15].

 

 Если на предприятии  учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассового  дневника, листы которого распечатываются  на принтере в 2-х экземплярах (первые экземпляры периодически  сброшуровываются в виде книги, второй - служит отчётом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или привлечением эксперта в защищённости программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий но мер приходных и расходных документов автоматически, при их подготовке и распечатке бланков).

 

2. Аудиторские процедуры  и методика проведения аудита  кассовых операций

 

 

 Аудиторские процедуры  при проверке кассовых операций  следующие [15]:

 

- проверка своевременного  и полного отражения в бухгалтерском  учете операций с денежными  средствами при соблюдении требований  законодательства Российской Федерации;

 

- правильное документальное  оформление операций с денежными  средствами в соответствии с  установленными правилами ведения  кассовых операций;

 

- контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;

 

- своевременное проведение  инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

 

 При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты [15]:

 

 отсутствие в организации  постоянно действующей системы  проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

 

 наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы (например, одни и те же  лица в ревизионной комиссии);

 

 отсутствие в организации  приказа руководителя, устанавливающего  периодичность проверок кассы;

 

 отсутствие в штате  кассира, когда эти функции возложены  на другого работника без письменного  распоряжения руководителя организации;

 

 отсутствие договоров  о полной материальной ответственности  с кассиром;

 

 предоставление права  подписи приходных и расходных  кассовых ордеров другим лицам  помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное  распоряжением руководителя организации.

 

 Низкая оценка эффективности  внутреннего контроля потребует  увеличения объемов аудита и  усиления внимания на данном  участке проверки.

 

 

2.1 Инвентаризация кассы

 

 

 Прибыв на место  проверки, аудитор может сразу  провести инвентаризацию денежных  средств, хранящихся в кассе. Ее  проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег [15].

 

 Результаты инвентаризации  оформляются актом, который подписывает  кассир и главный бухгалтер  организации. Акт является письменным  аудиторским доказательством, и  его данные необходимы аудитору  для дальнейшей проверки.

 

 Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий  хранения денежных средств, в  ходе которой аудитору необходимо выяснить [15]:

 

- обеспечена ли сохранность  денег при доставке из банка  и во время выдачи заработной  платы;

 

- имеется ли для хранения  денег и других ценностей в  кассе сейф или несгораемый  шкаф;

 

- застрахована ли касса  организации;

 

- соблюдаются ли правила  хранения ключей от сейфа (несгораемого  шкафа);

 

- соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности  по отдельным датам.

 

 Если штатным расписанием  организации не предусмотрена  должность кассира, его обязанности  могут быть возложены на другого  штатного работника с его согласия  и при обязательном заключении  с ним договора о полной  индивидуальной материальной ответственности.