Разработка учебной проверки и мероприятий по эффективному анализу денежных средств

1.2 Учет наличных денежных средств

 

Все организации  или учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках. Но для  расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их на текущие расходы.

С этой целью  в организациях или учреждениях  образуют кассу - место для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных документов.

Для кассы  в организации или в учреждении должно быть выделено изолированное  помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к  работе кассы. Двери в помещение  кассы должны быть снабжены устройством  для их блокировки, то есть во время проведения операций они должны закрываться с внутренней стороны.

Для ведения  операций обращения с денежными  наличными средствами предусматривается  должность в штате организаций  или учреждений - кассир.

Прием кассира на работу оформляется  приказом (распоряжением) руководителя организации или учреждения. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о  приеме кассира оформляются с  использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих  в штате должности кассира, обязанности  последнего могут выполняться главным  бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о  приеме работников на работу (в том  числе кассира) оформляются с  использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. 

Примерное содержание расписки кассира  об ознакомлении с Порядком ведения  кассовых операций в РФ может быть следующим:

Для надлежащего выполнения должностных  обязанностей кассир должен знать:

• руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
• формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;
• порядок оформления приходных и расходных документов;
• лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;
• порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
• правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
• основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностная инструкция предусматривает  следующие основные обязанности  кассира:

• осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;
• ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги;
• оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
• составление кассовой отчетности.

При учете денежных средств на предприятии используют следующие основные бухгалтерские проводки.

Таблица 1.1 - Поступления в кассу от работников организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	70	Возврат в кассу излишне  выданных сумм оплаты труда от работников организации	Излишне выданная сумма  оплаты труда	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	71	Возврат в кассу неизрасходованных  подотчетных сумм от работника организации	Неизрасходованная сумма	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1  Авансовый отчет
50	73.1	Поступление в кассу  от работников организации в счет расчетов по выданным займам	Сумма погашения займа	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	73.2	Поступление денежных средств  в кассу от работников в счет погашения  материального ущерба	Сумма материального  ущерба	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1

Таблица 1.2 - Поступления в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	62	Поступление в кассу  денежных средств от покупателей  и заказчиков в счет погашения  дебеторской задолженности	Сумма погашаемой дебеторской  задолженности	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	62	Поступление в кассу  денежных средств от покупателей  и заказчиков в виде аванса по договору	Сумма аванса	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	76.02	Поступление в кассу  денежных средств от контрагентов в  счет погашения ранее предъявленных  претензий	Сумма погашаемой претензии	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	76.03	Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности	Сумма прибыли	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1  Протокол собрания учредителей

 

Таблица 1.3 - Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	51	Поступление денежных средств  в кассу с расчетного счета  организации	Сумма в тыс. руб.лях, полученная с расчетного счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1  Банковская выписка
50	52	Поступление денежных средств  в кассу с валютного счета  организации	Сумма в валюте, полученная с валютного расчетного счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1  Банковская выписка
50	55	Поступление денежных средств  в кассу со специального счета	Сумма, полученная со специального счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1  Банковская выписка

 

Таблица 1.4 - Прочие поступления в кассу организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	75.1	Вклад в уставный капитал  организации наличными средствами	Сумма вклада в уставной капитал	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	50.02	Поступление денежных средств из операционной кассы в кассу организации	Вносимая сумма наличных средств	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50	79.2	Поступление в кассу  денежных средств от обособленного  подразделения организации	Сумма вклада	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1

Кассир в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены  организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85.

В соответствии с указанным постановлением с кассиром должен заключаться договор  с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Деньги и  другие ценности должны храниться в  несгораемых металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством все организации  и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках. Но им разрешается  в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью обслуживающий банк устанавливает организациям и учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в  банк специальный расчет по установленной  форме. Лимит устанавливается с  учетом особенностей хозяйственной  деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств  в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций и учреждений, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка  наличных денежных средств в кассе  означает, что остаток на конец  каждого дня не может превышать  установленный размер. Однако обороты  по кассе, то есть размер поступивших  и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке). Для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение  года лимит остатка по кассе может  быть пересмотрен по просьбе организации  или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации или учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации или учреждения.

При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями и учреждениями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Сфера применения ККМ, требования к  ней и обязанности организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом  от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Организации или учреждения не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя  свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками  по согласованию с руководителями организаций  или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.