Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

• личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
• обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
• текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
• личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Взаимодействие организации с органами и учреждениями Росархива

 

  Росархив при осуществлении взаимодействия с подведомственными организациями:    

а) организует работу подведомственных организаций по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке;    

б) оказывает подведомственным организациям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению;

в) координирует участие подведомственных организаций в реализации бюджетных (федеральных и ведомственных) целевых программ;

 г) дает поручения подведомственным  организациям и контролирует  их исполнение:

  - во исполнение поручений  Президента Российской Федерации, Правительства и Минкультуры России,

- по вопросам, отнесенным  к сфере деятельности Росархива,

- по устранению нарушений, выявленных в процессе контроля  и координации их деятельности

д) информирует подведомственные организации о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности;

е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива;

ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных организаций;

з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных организаций к работе совещательных органов Росархива;

и) совместно с Росохранкультурой проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных учреждений и их должностных лиц;

к) на основе предложений подведомственных учреждений формирует резерв руководящего состава указанных учреждений;

л) по представлениям подведомственных учреждений согласовывает назначение в установленном порядке и освобождение от должностей заместителей директоров подведомственных учреждений, руководителей структурных подразделений подведомственных учреждений, выполняющих общеотраслевые функции.

Руководитель Росархива:

а) утверждает положения (уставы) подведомственных организаций;

б) устанавливает предельную штатную численность и фонд оплаты труда работников подведомственных организаций;

в) согласовывает структуры и штатные расписания подведомственных организаций;

г) согласовывает сметы расходов бюджетных и внебюджетных средств подведомственных организаций;

д) утверждает систему (формы, показатели и сроки представления) планово-отчетной документации;

е) в отношении руководителей подведомственных организаций принимает решения :

• об их назначении в установленном порядке и освобождении от должности, заключает, изменяет, расторгает с указанными руководителями трудовые договоры;
• о премировании, установлении надбавок к должностным окладам и об оказании материальной помощи;
• о разрешении зарубежных командировок, очередных отпусков и отпусков без сохранения содержания;

ж) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников подведомственных организаций к присвоению ведомственных почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации;

з) осуществляет иные полномочия, предусмотренные положением о Росархиве и настоящим регламентом.

Отдельные обязанности и полномочия по обеспечению взаимодействия с подведомственными организациями могут быть поручены Руководителем Росархива его заместителям.

Руководитель Росархива и его заместители не вправе ограничивать установленные законодательством и соответствующими положениями (уставами) полномочия подведомственных организаций.

  Росархив в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленные законодательством сроки. В этих целях в Росархиве организуется работа с письменными и устными обращениями граждан, а также с обращениями, поступившими по электронным средствам связи (далее по тексту - обращения).

  Обращения, поступившие в Росархив по электронным каналам связи, рассматриваются и исполняются специалистами структурных подразделений, принимающими эти обращения. В случае необходимости эти обращения распечатываются на бумажных носителях и передаются на регистрацию в порядке, установленном для письменных обращений.

  Порядок приема граждан в Росархиве и работы с устными обращениями осуществляется в установленном порядке.

  Обращения, поступившие из вышестоящих органов государственной власти и требующие ответа в эти органы, жалобы и обращения, в резолюциях Руководителя Росархива и его заместителей, к которым содержится указание о контроле исполнения, ставятся на контроль в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в Федеральном архивном агентстве.

 

4. Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов

 

  В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

  В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документа может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

  Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

  Сроки хранения документов не зависит от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации, которую можно определить только экспертным путём. Для этого в организациях создаются экспертные комиссии, целью которых является проведение экспертизы ценности документов. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

  Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих  политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное  хранение документов, не представляющих  научно-исторической ценности, но  сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению  документов, не имеющих научной  ценности и утративших практическое  значение;

  - установление или изменение сроков хранения документов.

  Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

  В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

  - при составлении номенклатуры дел;