Теоретические аспекты проведения инвентаризации

              Глава 1.Теоретические аспекты проведения инвентаризации

                      1.1   Понятие, виды и цели инвентаризации

      Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими  порядок и условия инвентаризации, являются:

-  Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете";

- Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденное  Приказом Министерства финансов  РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; 

- Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49;

- Положение  по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская  отчетность организации" (ПБУ  4/99), утвержденное Приказом Министерства  финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные  инвентаризации проводятся:

     — при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

     — перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

     — при смене материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи дел);

     — при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

     — в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями и др.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности  инвентаризации проводятся при смене  руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

В соответствии с  п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

1) выявление  фактического наличия имущества  (как собственного, так и не  принадлежащего организации, но  числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения  его сохранности, а также неучтенных  объектов;

2) определение  фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

3)  сопоставление  фактически полученных данных  о наличии имущества в натуре  с данными аналитического и  синтетического учета (выявление  излишков и недостач);

4)  проверка  полноты и правильности отражения  в учете оценки имущества и  обязательств, а также возможность  оценки товарно-материальных ресурсов  с учетом их рыночной стоимости  и фактического физического состояния.

В Законе N 129-ФЗ подчеркнута необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

5) проверка  соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу  любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств, специально созданной в организации комиссией.

При этом различают два вида проверок: натуральную  и документальную¹.

Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера.

Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

В составе  документальной проверки проводится бухгалтерская или книжная проверка, заключающаяся в сопоставлении записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (в частности, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу, на ответственном хранении у которого находится это имущество.

Порядок проведения инвентаризации, как уже отмечалось, определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, согласно п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике.

Это приложение включает в себя:

-  график  проведения плановых и внеплановых  инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году;

-  даты проведения плановых инвентаризаций;

-  перечень  имущества и обязательств, проверяемых  при каждой инвентаризации.

Плановые  инвентаризации проводятся в заранее  установленные сроки.

К плановым инвентаризациям относятся и  ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей.

Внеплановые инвентаризации могут проводиться  как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная  инвентаризация охватывает все без  исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) - один или несколько  видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и тому подобное.

Выборочная  инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться  в случаях обнаружения нарушения  порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями в организациях рекомендуется систематически проводить  выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и  переработки.

Основные  виды инвентаризации, о которых уже упоминалось выше, можно представить виде таблицы² (прил.,табл 1) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                        1.2 Порядок проведения инвентаризации

Основные  правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости проверяется наличие документов, подтверждающих нахождение объекта  в собственности организации. При инвентаризации нематериальных активов - наличие документов, подтверждающих исключительное право владения и пользования ими. При инвентаризации непроизведённых активов (земля, ресурсы недр и прочие непроизведённые активы) следует иметь в виду, что у бюджетных учреждений земля находится во временном распоряжении, то есть они не являются собственниками земли, поэтому ставить ее на баланс (приходовать) не следует до вовлечения земли в хозяйственный оборот.

При проведении инвентаризации материальных запасов  следует обратить внимание на оборудование и строительные материалы для капитального строительства. Они не используются непосредственно в основной хозяйственной деятельности учреждения и могут быть не учтены при инвентаризации. Инвентаризации подлежат материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах: переходящие спортивные призы, кубки, бланки строгой отчетности.

Для проведения инвентаризации в организации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки в  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.