Теоретические и прикладные аспекты

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ) [3]. Организацией принимается учетная политика, утвержденная приказом руководителя предприятия.

Своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных операций по движению предметов труда является важной предпосылкой сохранности материальных ценностей и одним из принципов организации их учета. Непосредственно по первичным документам производят предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Все операции по движению материальных ценностей осуществляют материально-ответственные лица (кладовщик, инженер ОМТС, экспедитор и другие). При приеме на работу с этими лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Используется форма типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности, к постановлению Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 № 447/24.

Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется действующим законодательством. Форма и содержание договора должны соответствовать требованиям ГК [1].

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [3, ст. 9 п. 3].

Формы первичной учетной документации по учету материалов утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а.

В таблице 2 приведена краткая характеристика применяемой в ООО «Никс» первичной документации.

Таблица 2

Первичная документация по учету движения МПЗ

В учете ООО «Никс» отражаются следующие виды хозяйственных операций с материалами в зависимости от источников поступления:

1) приобретение материалов у поставщиков;

2) приобретение материалов подотчетными лицами в порядке закупки мелких партий за наличный расчет;

3) внутреннее перемещение;

Для оформления операций по поступлению материалов на склады организации используются сопроводительные документы поставщиков и приходные документы предприятия-получателя.

Поставка материалов осуществляется по  договорам поставки, которыми определяются права и обязанности сторон (поставщика и покупателя), а также без составления таковых. В договоре указывают: номенклатуру поставляемых материалов, их количество и качество, сроки поставки, цену, порядок расчетов, санкции за нарушение условий договора. [28, с. 13-14]

На поступившие от поставщиков материалы согласно заключенным с ними договорам, а также без заключения таковых, предприятие обязательно должно получать расчетные и другие сопроводительные документы, например:

- счета;

- счета-фактуры;

- накладные;

- сертификаты соответствия, если они необходимы;

- прочие (акт выполненных работ, акт сдачи – приемки и др.).

Документы должны быть заполнены в соответствии с действующими правилами, иметь четкие подписи и печати.

При   отпуске   товаров покупателю поставщик выписывает счет-фактура, товарную накладную.

Так, предприятием ЗАО «Новый Век» г. Москва, предприятию ООО «Никс» был выставлен счет № 9593 на оплату за материалы «Кабель VGA C-GM/3RVM-6» и «Кабель VGA C-GM/3RVF». При отпуске материалов ««Кабель VGA C-GM/3RVM-6» и «Кабель VGA C-GM/3RVF» были выданы сопроводительные документы: счет-фактура (Приложение 2), товарная накладная (Приложение 3). Счета-фактуры должны регистрироваться в журнале приходных накладных. В ООО «Никс» такой журнал ведется.

С 1 января 1997 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 29 июля 1996 года № 914, которое утверждает порядок составления счетов-фактур, ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. К оформлению счетов-фактур в настоящее время в связи с введением в действие с 01.01.2001 года главы 21 «Налог на добавленную стоимость» части второй НК РФ применяются еще более жесткие требования. Это нашло соответствующую регламентацию в принятии Правительством РФ Постановления от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Счета-фактуры являются обязательными документами для всех плательщиков налога на добавленную стоимость. На их основании производятся расчеты налога на добавленную стоимость, и осуществляется контроль налоговых органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. При наличии счетов-фактур производится и возмещение НДС из бюджета.

Счет-фактура является дополнительным учетно-контрольным документом первичного бухгалтерского учета, но при этом сохраняются все действующие формы расчетных первичных учетных документов, а также требования налогового законодательства об обязательном выделении отдельной строкой сумм НДС в первичных и расчетных документах. При этом существующий порядок не предполагает возможности передачи счета-фактуры средствами факсимильной связи - он должен быть передан уполномоченным лицам организации - покупателя в руки или отправлен по почте.

Счета-фактуры должны составляться в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм НДС в порядке, установленном федеральным законом. Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товара;

- наименование товара;

- стоимость товара;

- сумма НДС;

- дата представления счета-фактуры. 

Счет-фактура должна быть подписана  руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скреплена печатью организации. При получении товаров счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем [19, с. 12-13].

Документы от поставщика поступают в отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Отдел снабжения должен выполнять:

1) контроль за выполнением условий поставки по ассортименту, количеству, качеству, способам и ценам;

2) предъявление претензий поставщикам по качеству и недостачам материалов;

3) розыск грузов и другие.

Проверенные расчетные документы передаются на подпись директору, а затем в бухгалтерию для оплаты, счета-фактуры –  работнику ОМТС для получения материалов.

Так, в оплату счета № 9593 от 21/10/2011 г. предприятию ЗАО «Новый Век» г. Москва за поставку кабелей платежным поручением № 543 от 21.10.2011 г. (Приложение 4) было перечислено 4104,00 руб.

Инженер отдела материально-технического снабжения при приемке материалов проверяет сохранность груза. Если обнаружена недостача или порча материалов составляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщику.

Полученные у поставщика ТМЦ вместе с сопроводительными документами (накладные, счета-фактуры) работники отдела снабжения предъявляют кладовщику в день их поступления для оприходования на склад. Все полученные материалы и комплектующие должны сопровождаться сертификатами соответствия. Оригиналы сертификатов хранятся в отделе снабжения.

Отдел снабжения формирует отдельные комплекты с копиями сертификатов по объектам в разрезе смет. Инженер отдела снабжения, назначенный распоряжением начальника отдела снабжения ответственным за объект, несет ответственность за формирование полного комплекта сертификатов и соответствие им материалов и комплектующих, выданных на объект.

Кладовщик принимает ТМЦ, проверяет соответствие фактического количества данным документов поставщика путем пересчета, обмера, взвешивания, проверяет состояние упаковки, пломб, производит осмотр ТМЦ с целью выявления качественных дефектов. В случае, когда не обнаружено никаких расхождений с сопроводительными документами, кладовщик выписывает приходную накладную (Приложение 1) в двух экземплярах, который подписывает работник отдела снабжения, сдавший их, и кладовщик, их принявший.

В случае, когда количество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов оформляют актом о приемке материалов формы М-7. Акт в двух экземплярах составляет приёмочная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя  отправителя  (поставщика)  или  представителя  незаинтересованной организации. Акт утверждает руководитель предприятия. После приема ценностей акты с приложением документов передают: один - в бухгалтерию предприятия для принятия на учет материальных ценностей, другой - служит основанием для предъявления претензии поставщику [18, с. 9].

Ежедневно кладовщик сдает в бухгалтерию по специальному реестру приходные ордера с первичными документами, на основании которых они составлены. Бухгалтер проверяет правильность оформления приходных накладных, соответствие указанных в них сведениях первичному документу и заносит информацию по приходу ТМЦ в компьютер.

Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей регулируется Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности (утверждена Минфином СССР 14.01.67 г. № 17) [8]. Доверенность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается инженеру ОМТС, экспедитору под его расписку в журнале учета выданных доверенностей формы М-3. До начала записей в журнал необходимо все его страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью предприятия. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия предприятия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация идет с начала года). Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за их использование возложен на главного бухгалтера предприятия.

При отсутствии расхождений между фактическим количеством и качеством поступивших материалов и документами поставщика заведующий складом выписывает приходный ордер формы М-4 на все количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов. Каждому приходному ордеру присваивается свой номер. В нем также указывается дата поступления материала, наименование поставщика, номер документа, на основании которого производится оприходование, номенклатурный номер материала, наименование материала, единица измерения, количество принятого материала, цена за единицу и общая сумма стоимости.

Поступление материалов от подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличные деньги, оформляется приходным ордером кладовщика. В этом случае приходный ордер выписывается в двух экземплярах.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материалов, к нему должны прилагаться следующие оправдательные документы:

- товарные чеки магазинов,

- квитанция приходного кассового ордера (при покупке у другого предприятия),

- акт (справку) при покупке у физического лица, в которых будет отражена информация о: содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества и цены материалов.

Передача материалов со склада, например, между цехами или между складами оформляется требованием-накладной на внутреннее перемещение материалов формы М-11, которые выписывает цех (склад) - сдатчик в двух экземплярах.

Передача материалов собственного производства одним цехом другому производится на основании заказа или акта.

В зависимости от направления отпуска материалов в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций:

1) отпуск материалов в цеха основного и вспомогательного производства на изготовление продукции, выполнение работ, услуг;

2) отпуск материалов на нужды организации, управления и обслуживания производства;

3) внутреннее перемещение материалов;

4) реализация излишних и ненужных материалов на сторону.

Порядок документального оформления операций отпуска материалов со складов предприятия зависит от того, для каких целей они отпускаются: систематически на производственные потребности или эпизодически в цеха и отделы на административные и общехозяйственные нужды.

Для оформления систематического отпуска основных видов сырья и материалов со склада на производственные нужды используется лимитно-заборная карта формы М-8. Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер), как правило, сроком на один месяц. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель структурного подразделения. В лимитно-заборной карте указываются наименование предприятия, номер карты, месяц и год, склад, цех-получатель, корреспондирующий счёт, вид материала.