Теоретические основы внутреннего контроля кредитной организаци

6. директ-мейл.

Челябинский филиал предоставляет услугу по распечатке и доставке рекламных материалов клиентов, счетов, извещений и других документов. Бланки содержат машиночитаемые реквизиты в виде штрихкода, а корреспонденция доставляется простым или заказным письмом в конвертах евростандарта14.

 

 

 

 

2.2. Анализ текущего состояния организации

Цель ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

- Получение максимальной прибыли от продаж;

- Выход на новые рынки сбыта.

Миссия компании - Наши клиенты - самое дорогое, что у нас есть.

Благодаря индивидуальному подходу к каждому клиенту и прямому интегрированному взаимодействию с мировыми поставщиками, мы предоставляем нашим клиентам качественные услуги.

На ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске существует линейно-функциональная организационная структура (см. приложение А.).

Данная структура даёт ряд преимуществ для ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске:

• Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
• Исключение дублирования и параллелизма в управлении управленческих функций;
• Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля;
• Позволяет высшему руководству сосредоточиться на стратегических вопросах15.

Характеристика присутствующих на фирме отделов.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.

Также при формировании отделов ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске во внимание руководства попали следующие вопросы:

• Стратификация. Количество подразделений составляют наиболее оптимальное число для ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске. Это в свою очередь определяет число уровней управления, которое соответственно, тоже оптимальное.
• Формализация. Отношения между подразделениями формально закреплены, но, несмотря на это, руководством приветствуются отношения, основанные на взаимном доверии (неформальные).
• Централизация. Право принятия функциональных решений ложится на руководителей подразделений. Это позволяет организационная структура. А руководству принадлежит право в принятии стратегических решений.
• Организационная структура. Она ясна и понятна для всего персонала, легко управляема, с четким распределением обязанностей и прав.

Таким образом, при формировании подразделений были учтены все нюансы фирмы.

Основные виды документов, используемые в деятельности организации это коллективный договор и должностная инструкция менеджера1617.

Клиентам почты предоставляется не только универсальные, но и более 60 видов современных услуг: «Телеграфный перевод плюс», внутриобластная курьерская доставка «Регион-курьер», выдача наличных средств владельцам пластиковых карт системы VISA, MasterCard, UnionCard с использованием POS-терминалов, электронная и гибридная почта, выдача кредитов Хоум-Банка, отправление международных денежных переводов Western Union, страховые и многие другие.Приём вкладов от населения совместно с Челябинским филиалом "Связь-Банка". По Челябинской области открыты и действуют 557 рабочих мест.

Гибридная почта: прием и передача сообщений, передаваемых адресату электронной почтой с доставкой в конверте из "рук в руки" по почтовому адресу. Оказание услуг населению на дому: прием телеграмм, почтовых переводов, коммунальных платежей, платежей за услуги электросвязи. Наклейка марок на почтовые отправления.

Вызов курьера на дом или в офис для приема заказа по отправке ускоренной почты. Доставка корреспонденции по схеме "Городская служебная почта" (двусторонний обмен)18.

Оценка состояния менеджмента на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

В небольшой организации все решения могут приниматься её руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься. В ситуации возникает вопрос: должны ли права быть сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике - это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющаяся большой проблемой в проектировании организации.19

ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске постоянно развивается и очень чётко функционирует, поэтому проблем с централизацией и децентрализацией не возникает. Всё очень чётко прописано.

На любом уровне управления существует либо централизация, либо децентрализация.

На ФГУП «Почта России» филиал в г., на высшем уровне (директор) проявляется четкая централизация, то есть все решения принимает директор. На среднем уровне уже видна и децентрализация - заместители делегируют ответственность за ряд ключевых решений на своих подчиненных.

При проектировании ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске на выбор по распределению централизации и децентрализации по уровням управления влияли следующие факторы:

• Капиталоёмкость принимаемых решений. В регулирующих документах фирмы указывается даже сумма (конкретная), в пределах которой директор подразделения может принимать те или иные решения. Фирма допускает относительно большой размер этой суммы для среднего и низшего уровня управления. А это говорит о том, что на среднем уровне фирма строит свою деятельность на децентрализованной основе;
• Географическое положение. В любом случае существует предел, до которого централизация даёт эффект, то после превышения этого предела встаёт вопрос о децентрализации. Географическое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске таково, что вопрос о децентрализации на среднем уровне управления неизбежен;
• Организационная культура. Приобретенные фирмой с момента её создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения, носят устойчивый характер и позволяют высшему руководству делегировать свои полномочия в некоторых случаях;
• Стремление частей к самостоятельности. Существует мнение, что отделение части от целого сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной. Но на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске этого быть не может. При делегировании полномочий, части фирмы не стремятся стать более самостоятельными сами по себе, а стремятся своей «определенной» самостоятельностью помочь фирме в достижении общих целей;
• Наличие соответствующих кадров. Присутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответственность способствует развитию процессов децентрализации;
• Тип предпринимательства. Так как изменений практически нет, то в данном бизнесе можно существовать и с централизацией на высшем уровне управления и децентрализацией на среднем.

Таким образом, можно сказать, что на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске степень централизации высока только на высшем уровне управления. Но на среднем и низшем уровнях управления централизация не так явно видна. Это обусловлено тем, что децентрализация увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, создает для работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.

Все методы выработки управленческих решений на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно представить в виде следующих групп:

Неформальные методы принятия решений. Они основываются на аналитических способностях лиц принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приёмов и методики выбора оптимальных решений руководителем путём теоретического сравнения альтернатив с учётом накопленного опыта (альтернативы - выбор возможных направлений действий для решения проблемы). В большей части неформальные методы на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске базируются на интуиции директора филиала. Их преимущество состоит в том, что принимаются они оперативно, недостаток - они не гарантируют от выбора ошибочных решений (Это решения, принимаемые непосредственно при возникновении какой-либо проблемы, например на производстве).

Коллективные методы обсуждения и принятия решений (средний и низший уровень управления). При применении коллективных методов выработки управленческих решений руководство ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске формирует такую группу, главными критериями которой являются: компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность (как правило, эту группу составляет руководящий состав подразделений). В основном это использование таких методов как заседание, совещание и т.п.

Количественные методы принятия решений. В их основе лежит научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путём обработки больших массивов информации (расчёт физических показателей при принятии проекта предоставляется ЭВМ).

Для директора филиал в г. Челябинске ФГУП «Почта России» свойственно принимать решения уравновешенного типа. Данный тип решений свойственен таким людям, которые приступают к проблеме с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного анализа условий и требований задачи. Уравновешенность проявляется в том, что выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека. Подобная тактика принятия решений наиболее продуктивна.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.

Оборотные средства являются неотъемлемой частью активов любого предприятия, в том числе и ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске20. Их абсолютная величина и доля в структуре активов влияют на эффективность работы и на финансовую устойчивость фирмы. Поэтому для анализа финансовой деятельности предприятия необходимо рассмотреть структуру баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.

Таблица 1 - Структура баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

№	Наименование статьи	2006 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2007 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2008 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)
1	Внеоборотные активы	11256	5,98	13405	6,4	18930	7,5
2	Оборотные активы	14900	7,92	15905	7,6	14370	5,7
3	Капитал и резервы	19600	10,4	22053	10,5	18690	7,4
4	Долгосрочные обязательства	-	-	-	-	-	-
5	Краткосрочные обязательства	142221	75, 6	157843	75,4	198821	79,2
6	Валюта баланса	187977	100	209206	100	250811	100
7	Собственные оборотные средства (п.3+п.4-п.1	-140261		62690		-180131
8	Доля собственных оборотных средств в оборотных активах (п.7/п.2)	-9,4		-3,94		-12,5

 

Проводя анализ результатов таблицу 1, в активах следует отметить тенденцию постепенного сокращения доли оборотных активов и увеличение доли внеоборотных средств. Если в 2006 году оборотные активы занимают 7,92 %  в валюте баланса, то уже в 2008 году их доля сократилась до 5,7%. Эти изменения произошли за счет более быстрого постоянного роста внеоборотных средств – на 7,5% за три года по сравнению со снижением уровня оборотных активов за тот же период.

Все вышеизложенное доказывает:

1) вследствие снижения доли оборотных  активов снизилась мобильность средств, предприятие получило возможность более гибко управлять своими активами;

2) сократилась роль оборотных  средств, от количества и структуры  которых благополучие предприятия зависит теперь в большей степени.

Следовательно, финансовое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно признать как удовлетворительное, о чем свидетельствует динамика основных экономических показателей за последние три года.

Для наиболее продуктивной деятельности ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске деятельности необходимо повышать динамичный рост объемов оказания услуг, снижать при этом издержки, повышать качество услуг и квалификационный уровень всех сотрудников.

2.3. Анализ внутренней и внешней среды ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске

Анализ факторов внутренней среды предприятия

Информация о внутренней среде фирмы необходима руководителю, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи предприятия. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности21.

Одним из важных направлений деятельности в области кадровой политики ФГУП «Почта России» является развитие персонала с учетом требований и стратегические задачи предприятия.

Главная роль в данном направлении отводится системному и плановому, а главное непрерывному обучению работников в целях повышения профессиональной компетенции, развития управленческих навыков, планирования карьеры и формированию кадрового резерва по руководящим должностям.

Обучение персонала ФГУП «Почта России» осуществляется по следующим направлениям:

1. повышение квалификации (углубление профессиональных знаний по имеющейся профессии);
2. профессиональное обучение рабочих основного производства;
3. профессиональная переподготовка;
4. получение среднего и высшего профессионального образования;
5. тематические (краткосрочные) семинары, тренинги.