Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3 [15].

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена в Приложении 4.

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить  следующие ключевые моменты.

1. Соответствие дат  и сумм, указанных в документах  относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету;

2. Соответствие предоставленных  документов правилам оформления, установленных действующими законодательными  актами;

3. Правильность отнесения  проверяемых сумм на бухгалтерские  счета.Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [13].

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

авансовые отчеты (форма  № АО-1);

товарные чеки;

приходные и расходные  кассовые ордера;

журнал регистрации авансовых отчетов;

акты приемки выполненных  работ;

журнал ордер №7;

оборотные ведомости;

приказы (распоряжения) о  направлении сотрудников в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);

служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

список лиц, которым  разрешено получение наличных денег  из кассы;

сметы представительских  расходов;

командировочные удостоверения (форма № Т-10);

приказы об утверждении  смет представительских расходов [19].

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть представлены в таблице 1.

 

Таблица 1

Типичные нарушения  при аудите расчетов с подотчетными лицами по Подольскому В.И.

	Нарушения
1. Нарушения порядка  выдачи подотчетных сумм	1.1) Отсутствует приказ  руководителя, устанавливающий порядок  выдачи работникам подотчетных  средств; 1.2). В приказе о порядке  выдачи подотчетных средств не  установлен круг лиц, имеющих  право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 1.3) Выдача денежных  средств лицам, не указанным  в списке лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и  хозяйственно-операционные расходы; 1.4) Выдача денежных  сумм из кассы под отчет  лицам, не являющимся работниками  предприятия; 1.5) Выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;  1.6) Списание подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия;  1.7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 1.8) Допускается  передача полученных под отчет  наличных денег одним работником другому.
2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов	2.1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2.2) Отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке; 2.3) Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов; 2.4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 2.5) Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.
3. Нарушения порядка  налогообложения при оформлении  командировочных расходов	3.1). Нарушение порядка  удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 3.2) Некорректное выделение  налога на добавочную стоимость  в суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами	4.1) Выделение сумм  налога на добавленную стоимость  расчетным путем от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной  торговой сети; 4.2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка  учета представительских расходов	5.1) Несоответствие фактического  размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 5.2) Отсутствие учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка  ведения синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами	6.1) Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 6.2) Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;  6.3) Журнал-ордер №  7 ведется не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно; 6.4) Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.
7. Нарушения в форме  и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные  с неправильным оформлением авансовых  отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы [25].

Кроме того, в акте закупки  материальных ценностей у физического  лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные.

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) [28].

Часто предприятия или  магазины дают только чеки, но обязательно к кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Из всего сказанного можно сделать вывод, что аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так как при аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г.
2. Аудит: учебник/ Под ред. В.И. Подольского. – 5-е изд., перераб. и доп. – М. : ЮНИТИ – ДАНА, 2011. – 607 с. – (Золотой фонд российских учебников). – Г/МО.
3. Аудиторская деятельность: правовые основы, стандарты, особенности аудита банков (кредитных организаций), страховых организаций, инвестиционных фондов: сб. нормат. актов/ Сост. В.В. Калинин. – 2-е изд.,доп. – М. : ООО «ИКФ Омега – Л», 2001. -432с. – (Настольная книга аудитора)
4. Бычкова С.М., Растамханова Л.Н. Риски в удиторской деятельности/ Под ред., проф. С.М. Бычковой. – М: Финансы и статистика, 2008.
5. Ефремова, В.А. Аудит: конспект лекций / В.А. Ефремова, В.А. Пискунов, Т.А. Битюкова.- 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Юрант; Высшее образование,2007. -243с.
6. Ефремова, В.А. Аудит: конспект лекций / В.А. Ефремова, В.А. Пискунов, Т.А. Битюкова.- 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Юрант; Высшее образование,2010. -638с