Учет денежных средств в кассе

Очередность списания денежных средств  с расчетного счета клиента банка  установлена ст. 855 Гражданского кодекса  РФ, в соответствии, с которой  различают шесть групп очередности  платежей:

- платежи первой очередности  - списание по исполнительным  документам для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также по уплате алиментов;

- платежи второй очередности  - выдача (перечисления) денежных средств  на оплату труда с лицами, работающими  по трудовому договору, в том  числе по контракту, выплата выходных пособий, выплаты по авторским договорам;

- платежи третей очередности  - перечисление (выдача) денежных средств  для расчетов по оплате труда  с лицами, работающими по трудовому  договору (контракту), а также по  отчислениям в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Государственный фонд занятости;

- платежи четвертой очередности  -платежи в бюджет и внебюджетные  фонды (кроме перечисленных в  третьей группе очередности) по  платежным документам таможенных  органов; 

- платежи пятой очередности -списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных средств;

- платежи шестой очередности  - списание по другим платежным  документом 

Организации (юридические лица) имеют  право открыть валютный счет на территории РФ в любом банке, уполномоченном Центральным банком РФ на проведении операций с иностранными валютами. Обычно банки открывают счета по отдельным видам иностранных валют. Можно открывать счета сразу в нескольких валютах, что позволяет избежать конверсии валюты из одной в другую, осуществляемой за плату по действующему курсу международного валютного рынка на день совершения операции. Возникающие при этом курсовые разницы относятся на счет организации.

На валютный счет организации могут  быть зачислены в иностранной валюте следующие суммы:

- переведенные из-за границы  через уполномоченный банк в  оплату экспортных товаров (работ,  услуг) и оставшиеся после обязательной  продажи в валютный резерв  и на внутреннем валютном рынке;

- перечисленные с валютных счетов других владельцев в оплату купленных товаров;

- купленные владельцем счета  на валютный бирже и на валютном  аукционе;

- другие поступления с разрешения  уполномоченного банка, Центрального  банка РФ или Минфина РФ.

Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте использует счет 52 “Валютный счет”. По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов. Операции по валютным счетам отражают на основании выписок банка и приложенных к ним денежно - расчетных документов.

Аналитический учет по счету 52 ведут  по каждому счету, открытому в  учреждениях банков для хранения денежных средств в иностранных  валютах.

Операции с валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами (резидентами), за выполненные работы и оказанные услуги, запрещены действующим законодательством. Однако валютные операции с наличной валютой могут иметь место при командировании работников предприятия за рубеж.

Если предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Для учета операций с наличной валютой к счету 50 открывают субсчет 50-2 “Валютная касса”.

Поступление (выдача) валюты оформляется  кассовыми приходными (расходными) ордерами обычным порядком. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, немецких марках, английских фунтах стерлингов, французских франках и т.д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на дату совершения операции.

При командировании работников предприятия  за границу, наличная валюта, полученная с текущего валютного счета (дебет  субсчета 50-2, кредит субсчета 52-2), выдается под отчет (дебет счета 71, кредит субсчета 50-2). При совершении текущих валютных операций, в результате меняющихся курсов валют, возникают курсовые разницы, которые относят: на операционные доходы (кредит субсчета 80-2) предприятия - положительные курсовые разницы; на операционные расходы (дебет субсчета 80-2)- отрицательные курсовые разницы.

Под суммами курсовой разницы понимается разность курсов рубля к иностранным  валютам на последнее число отчетного  периода и дату совершения операции (выписки денежно-расчетного документа), на последние число отчетного периода и предыдущего отчетного периода и другие аналогичные разницы.

В течение года предприятиям разрешено  курсовую разницу учитывать на счете 83 “Доходы будущих периодов “, субсчет  “Курсовая разница”, а согласно новому плану счетов на Счете 91 "Прочие доходы и расходы" которая в декабре подлежит списанию со счета 83 на счет 80 “Прибыли и убытки “, субсчет 2 “Операционные доходы и расходы” (согласно новому плану счетов на счете 99 “Прибыли и убытки“).

3. Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу и  выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (приложения 1,2). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и  прописью. Приходные ордера подписывает  главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером (приложение 3).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (приложение 4).

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами (приложение 5). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала  все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег  в кассе, отрывной лист кассовой книги  с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Регистрами учета, в которых  отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а  по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских  записей в журнале-ордере № 1 и  ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные документы  группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании  отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и  оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а  являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются  для учета кассовых операций на календарный  год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу.

Учет денежных средств в кассе  на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации  приходных и расходных ордеров  ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому  признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости (приложение 6).

Рис. 1.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса".

 

2. УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕНИЕМ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ НА ООО  «ЧИПРА»

1. Учет денежных средств в кассе.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.

Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:

• учет и выполнение операций с наличными денежными средствами, и расчеты с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами;
• контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин;
• своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств;
• строжайший повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе;
• своевременное проведение инвентаризации денежных средств.

Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т.е. путем безналичных расчетов. Расчеты наличными деньгами между  юридическими лицами ограничены предельной суммой. В настоящее время она составляет 10000 рублей. Все расчеты юридическими лицами на сумму свыше 10000 рублей должны проводиться только в безналичном порядке.

При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями  платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

К кассовым операциям относятся  операции, связанные с получением и расходованием наличных денег  непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», в соответствии, с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Инструкцией Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года № 18. "Порядок ведения кассовых операций в народном хозяйстве".

Ведение кассовых операций возложено  на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договора о полной материальной ответственности. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для ведения кассовых операций на предприятии предусмотрена должность  кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

На предприятии приняты необходимые  меры для обеспечения сохранности  денежных средств в кассе. Для  кассы выделено отдельное помещение  с сейфом, который по окончанию  работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью.

Поступающие в кассу предприятия  с расчетного счета, от покупателей  и др. наличные деньги, оформляются  приходными кассовыми ордерами (ф. Ко-3 или КО-3а) (прил. 1). Приходный кассовый ордер передается непосредственно  в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.

При приемке наличных денег кассир руководствуется документом “Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России” Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот.

Оформление и выдача наличных денег  из кассы происходит на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (прил. 2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером. На предприятии ООО “Чипра” расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.