Учет денежных средств в организации

Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия.

Ревизию кассы  проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии  кассира проверяют наличие полистным  пересчетом всех денег, находящихся  в кассе, квитанции на сданные  для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой  отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность  определить недостачу или излишек  денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если будет  установлена недостача или излишек  денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляют в двух экземплярах: один остается в  делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки  зачисляют в доход предприятия  и приходуют (Дт 50 Кт 91), а недостачу относят на виновное лицо ( Дт 73/2 Кт50 ) и удерживают с него (Дт 50, 70 Кт 73/2; Дт94 Кт50; Дт73/2 Кт94).

 

 

 

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

• учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;
• учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;
• в бюджетных организациях - соответствующими финансовыми органами;
• органами внутренних дел в пределах своей компетенции - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия  используется активный счет 50 «Касса»:

 

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса» приведены в Табл. 2.

Сальдо счета указывает на наличие  суммы свободных денег в кассе  предприятия на начало месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными  в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту — суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» ;

50-4 «Касса в валюте».

Субсчет 50-1 предназначен для учета  денежных средств в кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых  имеются территориально-обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам.

Этот субсчет применяется и  торговыми организациями, которые  осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением  кассовых аппаратов. В этих случаях  получение денежных средств фиксируется  в книге кассира–операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания  счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти  величины должны быть одинаковыми, в  противном случае выявляется излишек  или недостача денежных средств  в операционной кассе. При этом книга  кассира-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение  сведений о поступлении денежных средств за день (разница между  показаниями счетчиков на начало и конец дня –выручка от продажи  товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной  кассой организации отражается в  кассовом отчете.

Субсчет 50-3 используется для учета  оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной  пошлины. Денежные документы оформляются  аналогично денежным средствам в  кассе организации по приходным  кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет  о движении денежных документов. В  этом отчете указывается, сколько и  каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и  кому выданы денежные документы и  на какую сумму. Сведения составленного  отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используется для  аналитического учета, в качестве регистров  которого может быть книга учета  движения денежных документов по отдельным  их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет  обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой  по сумме фактических затрат на приобретение.

 

Таблица 2

Типовые бухгалтерские  записи по счету 50 «Касса»

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1	Сданы наличные деньги из операционной кассы в основную кассу организации	50-1	50-2
2	Оприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного  счета	50	52
3	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику	50	60
4	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, ранее выданные поставщику в качестве аванса под  предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг)	50	60
5	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договорам  кредита и займа	50	66,67
6	Возвращены в кассу неиспользованные наличные денежные средства, ранее  выданные под отчет	50	71
7	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба	50	73-2
8	Поступили наличные денежные средства за проданные товары (работы, услуги) в организациях розничной торговли и сферы услуг	50	90-1
9	Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего  имущества организации, а также операционные и внереализационные  доходы	50	91-1
10	Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно	50	91-1
11	Оприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации	50	91-1
12	Предоставлен заём другой организации  наличными денежными средствами	58-3	50
13	Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные  средства	62	50
14	Выданы под отчет наличные денежные средства	71	50
15	Выплачены из кассы дивиденды (доходы) учредителю (участнику) организации, который  не является работником организации	75-2	50
16	Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата	76-4	50
17	Списаны на убытки наличные деньги и  денежные документы, утраченные в связи  с чрезвычайными обстоятельствами	99	50
18	Сданы наличные деньги инкассатору	57	50

 

Не реже 1 раза в месяц должна производиться проверка кассы и  кассовых операций.

Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана  двумя способами:

1. Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. При этом составляются следующие записи:

 

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
73	94	Сумма недостачи отнесена на виновное лицо
70	73	Сумма недостачи удержана из заработной платы

 

2. Если виновное лицо не обнаружено, то сумма недостачи относится на финансовый результат:

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
91	94	Сумма недостачи отнесена на расходы

 

Если недостача произошла вследствие чрезвычайных обстоятельств, она относится  на счет 99 «Прибыли и убытки»:

Д 99 — К 50 .

 

При выявлении излишков наличные деньги приходуются, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации (Счет 91-1 «Прочие  доходы»):

 

Д 50 — К 91.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Учет валютных средств в кассе  организации

 

Если организация осуществляет деятельность с иностранными партнерами, то компании обязательно придется производить  операции с валютой: покупать, продавать  и регистрировать сделки в иностранной  валюте.

Согласно п. 3 ст. 1. Закона «О валютном регулировании и валютном контроле», иностранная валюта — это денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством в соответствующем иностранном государстве.

Курс иностранной валюты по отношению  к рублю представляет собой выраженную в рублях цену этой валюты. Согласно п. 2 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете», бухгалтерский учет по валютным счетам и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции. В большинстве случаев эту дату определить довольно просто: по выпискам банка с валютного счета, отчета кассира валютной кассы и т. п. В остальных случаях она оговаривается в нормативных документах или устанавливается исходя из содержания операции.

 

Таблица 3

Перечень  дат совершения отдельных операций в иностранной валюте

№	Операция в иностранной валюте	Дата совершения операции в иностранной  валюте
1	Банковские операции по валютным счетам	Дата зачисления денежных средств  на валютный счет или их списание с  валютного счета организации  в кредитной организации
2	Кассовые операции с иностранной  валютой	Дата оприходования денежных знаков в кассу организации или выдача денежных знаков из кассы организации
3	Доходы организации в иностранной  валюте	Дата признания доходов организации  в иностранной валюте
4	Расходы организации в иностранной  валюте	Дата признания расходов организации  в иностранной валюте
5	Импорт материально-производственных запасов, иного имущества	Дата перехода права собственности  к импортеру на импортируемые  товары, иное имущество
6	Импорт услуги	Дата фактического потребления услуг
7	Погашение задолженности в иностранной  валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление  определенных расходов	Дата утверждения авансового отчета
8	Формирование уставного (складочного) капитала организации и образование  задолженности по вкладам в него.	Дата приобретения статуса юридического лица

 

При совершении валютных операций иностранная  валюта пересчитывается в рубли.

Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в  иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками  по иностранной валюте, образцами  дорожных чеков и еврочеков и  т.п.).

Кассиры обязаны строго соблюдать  правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиента платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. При  отсутствии у кассира соответствующих  образцов чеков и контрольных  материалов такие чеки к оплате не принимаются.

Фальшивые денежные знаки иностранных  государств и платежные документы  в иностранной валюте, вызывающие сомнение в их подлинности или  имеющие явные признаки подделки, предъявителю не возвращаются и подлежат задержанию кассиром с выдачей предъявителю справки о приеме на экспертизу денежного  билета иностранного государства (платежного документа в иностранной валюте), вызывающего сомнение в его подлинности. Они записываются в отдельный  реестр и возвращаются в банк с  пометкой «Фальшивая» или «вызывающая  сомнение».

Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 «Касса» открывают  соответствующие субсчета.

 

 

 

 

 

 

Таблица 4

Основные проводки по счету «Касса»  субсчет «Касса в валюте» 

 

Содержание операции	Документ	Номера корреспондирующих счетов
		Дебет	Кредит
1.Поступили валютные средства  в кассу	Приходный кассовый ордер. Чек	50	57
2.Выданы валютные средства в  подотчет	Расходный кассовый ордер	71	50
3.Положительная курсовая разница	Расчет	50	91/1
4.Отрицательная курсовая разница	Расчет	91/2	50
5.Возврат не израсходованных сумм	Приходный кассовый ордер	50	71
6.Сданы валютные средства в  банк	Расходный кассовый ордер	57	50

 

 

1.4. Порядок хранения и расходования наличных денежных средств в кассе организации

 

Для хранения, расходования и учета денежных средств  в соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации  в каждой организации оборудуется  касса. В частности, предусмотрена  обязанность руководителей организаций  обеспечивать сохранность денег  в помещении кассы, а также  при доставке их из учреждения банка  и сдаче в банк. В указанном  документе приводятся рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, а также единые требования по технической  укрепленности и оборудованию сигнализацией  помещений касс.