Учет денежных средств на предприятии (организации, фирме): состояние и совершенствование

 

Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия проводится в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 года №180 в редакции Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2010 года №50(зарегистрировано в Национальном реестре №8/22313 от 12.05.2010 г.).

Инвентаризация кассы проводится:

- обязательно в случаях, установленных  частью третьей ст.12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 г. № 21-XII (в редакции Закона Республики Беларусь от 26 декабря 2007 года № 302-3 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,2008г..,№3, 2/1399);

- по решению руководителя организации;

- по решению контролирующих  органов или ревизионной группы  в ходе проведения проверки (ревизии) в порядке, установленном законодательством;

- при коллективной (бригадной) материальной  ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

- в иных случаях, установленных  законодательством.

Необходимо провести инвентаризацию денежных средств также перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - не ранее 1 декабря. В соответствии с п.8 Инструкции № 180 периодичность проведения инвентаризаций денежных средств - не менее одного раза в год.

В соответствии с п.69 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4  в сроки, установленные руководителем юридического лица, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы (с белорусскими рублями) с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, находящихся в кассе. По решению руководителя организации количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено. Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Проверка фактического наличия денежных средств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов отчет кассира о движении денежных средств должен быть сдан в бухгалтерию (бухгалтеру).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчету, с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что является основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на наличные денежные средства сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все наличные денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При инвентаризации денежных средств в кассе документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета. По итогам инвентаризации наличных денежных средств комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств по форме, приведенной в приложении 17 к Инструкции № 180. При этом на белорусские рубли и на иностранную валюту составляются отдельные акты. Акты составляются, даже если расхождения не установлены.

Остаток денежной наличности в кассе проверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются причины их возникновения.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации и сличительная ведомость в случае отклонения от учетных данных. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц

Сумма излишков активов, выявленных при инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета этих активов и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Сумма недостачи денежных средств, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче или порче определено виновное лицо, в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

 

2.3 Документальное оформление и учет операций  по счетам в банке

 

Основные операции, осуществляемые предприятием по счетам в банке — это безналичные расчеты с покупателями за отгруженную продукцию, выполненные для них работы, оказанные им услуги и с поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги.

Для осуществления расчетов по операциям БУКДПОЖФ Ленинского района  имеет открытые в учреждениях банков следующие счета:

расчетный счет;

транзитный счет для учета средств дохода бюджета, предназначенный для учета средств доходов бюджета территориального органа Министерства финансов;

счет для учета средств бюджета на расчетном счете предприятия, предназначенный для учета средств бюджета на расчетном счете предприятия.

Операции по расчетному счету производятся в соответствии с Инструкцией о банковском переводе, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2001 года №66 в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 августа 2010 года №370((Национальный реестр  правовых  актов  Республики  Беларусь,  2010  г.,  №   225, 8/22776) с применением следующих документов:

платежное поручение (Приложение Г) это платежная  инструкция, согласно которой  банк-отправитель по поручению плательщика осуществляет перевод денежных  средств  в  банк-получатель  лицу,  указанному  в поручении (бенефициару).

Платёжными поручениями рассчитываются за полученные товары и оказанные услуги по нетоварным операциям, предварительную оплату товаров и мелких услуг, по однородным поставкам, предстоящие перевозки автотранспортными организациями, перечисления средств бюджету, фонду социальной защиты населения и др. Платёжные поручения составляются на типовых бланках (ф. № 040160002), а при перечислении средств трём и более получателям, обслуживаемым одним учреждением банка, используются сводные платёжные поручения на бланках (ф. № 0401600003). Поручения действительны в течение десяти дней, выписываются в трёх экземплярах.. В поручении указывается общее наименование товара, а при предварительной оплате – номер счёта, дата.

Первый  экземпляр платежного поручения заверяется   оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика  согласно  заявленным  в  банк  образцам подписей и оттиска печати.;

платежное требование (Приложение Д) это платежная инструкция, содержащая требование получателя денежных средств (бенефициара, взыскателя) к плательщику  об  уплате  определенной  суммы  денежных средств через банк.

Платёжное требование составляется на типовых бланках (ф. № 0401890001). Если оно не совмещено со спецификацией, к нему должны прикладываться товарно-транспортные либо заменяющие их документы. При иногородних расчётах в банк предъявляются три, при одногородних – четыре экземпляра требований. При этом составляется реестр (ф. № 0401710008) в двух экземплярах. Требования сдаются в банк на инкассо вслед за отгрузкой товара или оказанием услуг, но не позднее срока давности (один год с момента отгрузки). Требования с последующим акцептом или без него, подлежащие оплате в течение операционного дня, оплачиваются в тот же день, а при отсутствии или недостаточности средств на счетах плательщика и невозможности предоставления кредита для их оплаты помещаются в картотеку № 2. требования, акцептованные покупателями, но не оплаченные им в срок, оплачиваются по мере поступления средств на счёт плательщика.

 При проведении переводов  посредством   платежных требований  используется акцептная или безакцептная  форма расчетов. Под  акцептом  понимается предварительное согласие плательщика, выраженное  в  форме  заявления  на  акцепт  и содержащее инструкции банку-отправителю    исполнить  платежное  требование  в  день его поступления в банк-отправитель. Форма расчетов  посредством  платежных  требований  с акцептом используется   при   расчетах  за  отгруженные  (отпущенные)  сырье и материалы (работы,  услуги),  в  иных  случаях  -  по  усмотрению   сторон   и устанавливается в договоре между предприятием и плательщиком. Безакцептная  форма расчетов используется при списании денежных средств со счета плательщика без его согласия в бесспорном порядке в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь;

платежное требование-поручение (Приложение Е) это платежная инструкция,   содержащая требование предприятия к плательщику оплатить стоимость поставленного по договору товара  либо  действий, совершенных  в его пользу, на основании направленных плательщику(минуя обслуживающий банк) расчетных, отгрузочных и иных документов,  предусмотренных договором.

 Представленное плательщику  платежное требование-поручение  содержит следующие  обязательные  реквизиты:  наименование расчетного  документа,  дату и номер платежного  требования-поручения, а также реквизиты  в  соответствии  с  требованиями  описания  полей "Сумма  и валюта",  "Плательщик",  "Банк-получатель",  "Бенефициар","Назначение   платежа". Первый экземпляр   платежного  требования-поручения  заверяется оттиском печати и подписями бенефициара.

Все документы подписываются директором предприятия(заместителем директора) и главным бухгалтером, в соответствии с карточкой с образцами подписей, представленной в обслуживающий банк и заверяются печатью предприятия:

Внесение и снятие наличных денежных средств, осуществляется по следующим документам:

объявление на взнос наличными (Приложение Ж) - применяется для зачисления денежных средств, оставшихся в кассе;

денежный чек - выдача денежных средств наличными с расчетного счета. Он находится в чековой книжке, которая выдается предприятию банком. При получении денег наличными заполняется чек в чековой книжке и корешок чека. В чеке и корешке указывается сумма денежных средств, на какие цели она получена. Чек и корешок подписывается руководителем и главным бухгалтером. Чек остается в банке, а корешок - как оправдательный документ - в кассе предприятия.

В БУКДПОЖФ Ленинского района применяется система «Клиент-банк», на основе этой системы предприятие и банк работают по коммуникативным каналам связи, что значительно упрощает работу бухгалтера и банка. При работе используется электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. Электронная подпись служит заменой настоящей подписи.

Система «Клиент-банк» позволяет:

формировать платежные поручения в национальной и иностранной валютах;

формировать платежные требования, реестр требований;

формировать заявления на предварительный и последующий акцепты платежных требований;

получать подтверждение Банка-получателя Клиенту-бенефициару о приеме на инкассо платежных требований, переданных по системе «Клиент-Банк»;

создавать и отправлять в банк запросы: на получение выписки за дату, период; на курсы валют;

от банка выписки по счетам за любой период времени, а также оперативно в течении дня получать информацию о состоянии счета;

получать сведения о наличии документов в картотеках к внебалансовым счетам;

импортировать и экспортировать документы из внешних программ (1С Бухгалтерия);

вести архивы платежных документов.

Одним из основных документов, регулирующих отношения между банком и клиентом при осуществлении операций по безналичному расчету, является договор между банком и клиентом. В договоре предусмотрено, в течение какого срока банк обязан осуществлять перечисление средств по поручению клиента.

В бухгалтерии предприятия операции производятся на основании расчетных документов вместе с выпиской из банка. Ежедневно банк выдает предприятию выписки с расчетного счета. В выписках указывают номер документа, на основании которого совершена операция, откуда и куда перечислены средства, номер расчётного счёта организации в учреждении банка, суммы оборотов по дебету и кредиту счёта, а также номер записи и учреждения банка. К выписке прилагаются соответствующие документы, на основании которых были произведены записи. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «Погашено».

При обработке и поверке правильности отражения операций по выпискам банка бухгалтер организации должен у себя в учёте все суммы, указанные в колонке «кредит» считать приходом (т.е. дебетом, а суммы, поставленные в колонке «дебет» считать расходом организации (т.е. кредитом), так как для организации расчётный счёт является активным, а для банка – источником денежных средств, т.е. пассивным. Бухгалтер организации сверяет вступительное сальдо с предыдущей выпиской, исходящее сальдо, а также все проставленные в выписке суммы с суммами, указанными в приложенных документах, а затем против каждой проставляется номер корреспондирующего счёта.

Выписка из расчётного счёта содержит показатели, определённая часть которых кодируется банком. Она заменяет собой регистр аналитического учёта по расчётному счёту и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Проверка и обработка выписок должна производиться в день их поступления.