Учет и аудит расходов на обслуживание и эксплуатацию автотранспорта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН

 

Введение……………………………………………………………...3

1. Объект аудита  расходов на содержание и эксплуатацию транспортных

    средств……………………………………………………………………….4                    

1.1Понятие  расходов на содержание и эксплуатации автотранспорта…...4

1.2.Источники  информации…………………………………………………...7

 1.3.Правовое регулирование…………………………………………………9

   2.Аудит  расходов на содержание и эксплуатацию  автотранспорта……11

2.1.Планирование аудита……………………………………………………..11

2.2.Аудиторское  производство по существу………………………………..14

2.3. Обобщение  результатов аудита расходов  на содержание и 

эксплуатацию  автотранспорта………………………………………………...20

Заключение………………………………………………………..…...23

Список литературы…………………………………………………..24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В отечественных организациях долгое время применялся только учет полной себестоимости с распределением накладных расходов между изделиями, который был оправдан в условиях централизованного государственного ценообразования. Актуальность данной темы заключается в том, в настоящее время наиболее востребованным транспортным средством является автомобиль. Ни одно предприятие не может обойтись без него в своей деятельности. Определение и осуществление рациональных затрат на автомобильные перевозки является актуальным. Предприятия осуществляют калькулирование, планирование и учет затрат на перевозки. Применение информационных технологий существенно упрощает и удешевляет такие работы. Главная цель данной работы – рассмотреть аудит  затрат на содержание и эксплуатацию автотранспорта в организациях, не занимающихся грузоперевозками и имеющими на балансе транспортные средства.

 

 

1. Объект аудита расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средств.

Затраты на содержание и эксплуатацию транспортных средств зачастую составляют весьма значительную часть текущих расходов организации. Такие расходы участвуют в формировании себестоимости продукции (работ, услуг) организации, при условии что они экономически обоснованны и подтверждены документально. Рассмотрим отдельные  виды расходов, связанных с использованием автотранспорта. 

1.Автомойка. За мойку автомобиля водитель платит, как правило, наличными, которые выданы ему в подотчет. При этом документальным подтверждением будет считаться авансовый отчет водителя с приложенным кассовым чеком. Если в последнем не указано наименование приобретенной услуги, то потребуется документ, подтверждающий, что автомобиль был действительно вымыт. Однако, по мнению налоговых специалистов, этого недостаточно. Необходимо, чтобы в чеке, помимо прочего, были указаны марка и государственный регистрационный номер машины (письмо УФНС по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

2. ГСМ. В бухгалтерском учете ГСМ представляют собой материально-производственные запасы ( п. 2 ПБУ 5/01 )  и учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». В первоначальную стоимость материально-производственных запасов не включаются НДС и иные возмещаемые налоги ( п. 6 ПБУ5/01 ). Уплаченную сумму НДС организация вправе принять к вычету, если этот автомобиль используется при осуществлении операций, облагаемых НДС ( пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ ). Чтобы не было проблем с вычетом налога, предприятия часто приобретают бензин по безналичному расчету, получая при этом от заправщика талоны или пластиковые карты на определенную сумму и количество бензина, а также документы (накладные, счета-фактуры), позволяющие зачесть НДС. В этом случае ГСМ приходуется на счета материальных затрат и списывается в себестоимость продукции (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость.

В настоящее время списание горюче-смазочных материалов на производство осуществляется двумя способами:

1. Списание ГСМ в соответствии  с установленными нормами

2. Списание ГСМ на основании  данных о фактически выработанном  топливе.

В настоящее время на бухгалтерские, ни налоговые документы не устанавливают  предельные нормы расходов на ГСМ, которые  можно списывать на расходы.

3.Автостоянка. Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы считать расходы документально подтвержденными? В этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности

Не принимаются в расходы при определении налога на прибыль плата за стоянку задержанных автомобилей и административные штрафы за нарушение правил дорожного движения.

4.РЕМОНТ. Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Ремонт автотранспортного средства подразделяется по объему и характеру производственных работ на текущий, средний и капитальный. В свою очередь, эти виды ремонта могут выполняться своими силами или силами сторонних организаций. В бухгалтерском учете средства, потраченные на ремонт, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности ( п. 7 ПБУ 10/99 ). Но можно эти затраты собирать на формируемый «ремонтный фонд» по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» или на счете 97 «Расходы будущих периодов» (в зависимости от выбранного способа, зафиксированного в учетной политике) Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определить исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой (сметной) стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва. Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов.

5.ТЕХНИЧЕСКИЙ ОСМОТР. После прохождения технического осмотра организация — владелец автомобиля — получает талон ГТО и диагностическую карту транспортного средства. За выдачу или продление срока действия акта технического осмотра транспортного средства организация должна заплатить госпошлину .Расходы на прохождение техосмотра должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены, направлены на получение дохода.Отметим, что при покупке автомобиля плата за технический осмотр включается в его первоначальную стоимость в бухгалтерском учете, увеличивая при этом налог на имущество (письмо Минфина России от 05.07.2006 № 03-06-01-04/138).

5.СТРАХОВАНИЕ .Эксплуатация автомобиля требует от владельца заключения договора страхования. Договор страхования должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 940 ГК РФ ).Как правило, он оформляется в виде страхового полиса п. 2 ст. 940 ГК РФ, п. 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263).

 

1.2. Источники информации

1. Учетная политика организации является одним из наиболее важных документов, регулирующих бухгалтерский учет доходов и расходов в рамках организации. При этом учетная политика организации в соответствии с п. 3 ст. 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» должна основываться на нормах законодательства о бухгалтерском учете и нормативных актов органов, регулирующих бухгалтерский учет.

2. «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению», утвержденные приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н. Этот документ устанавливает схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, доходов и расходов, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете.

3. Первичные документы:

При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. При этом необходимо соблюдать требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 N 40. Согласно п. 11 этого документа выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. 

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. 

Первичным документом учета работы автомобиля и основанием для начисления заработной платы  водителю является путевой лист.

Документами подтверждающими расходы на ремонт автотранспорта могут быть: дефектная ведомость, в которой указываются работы, подлежащие выполнению, сроки работы, намечаемые к замене детали и сметная стоимость ремонта; акт приемки-сдачи отремонтированных основных средств (форма № ОС-3 ). При небольшом ремонте, часто выполняемом самим водителем, приобретаемые запчасти сразу используются, то есть устанавливаются на автомашину и списываются с учета на счета затрат по акту, утвержденному руководителем и подписанному водителем и работником бухгалтерии.

Плата за парковку вносится наличными через подотчетное лицо. Выдача "налички" производится по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег), на который накладывается штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или другими уполномоченными на это лицами. 

5. Главная книга.(обороты, сальдо по счетам, касающихся расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средств.

6.Бухгалтерская,налоговая отчетность организации.

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Правовое регулирование расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта.

1. Основным документом, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета доходов и расходов организаций в Российской Федерации, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно ст. 3 этого Закона в состав законодательных документов Российской Федерации о бухгалтерском учете также включаются другие федеральные законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации. Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются: обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями; составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

2. В состав федеральных законов, регулирующих бухгалтерский учёт доходов и расходов, в первую очередь включаются Гражданский и Налоговый кодексы Российской Федерации: Положение по бухгалтерскому учету основных средств (ПБУ 6/01), материально-производственных запасов (ПБУ 5/01) 

5. В соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона N 196-ФЗ  любое транспортное средство допускается для участия в дорожном движении на территории РФ только после его государственной регистрации и выдачи соответствующих документов. Согласно п. 1 ст. 17 данного Закона находящиеся в эксплуатации на территории РФ и зарегистрированные в установленном порядке транспортные средства подлежат обязательному государственному техническому осмотру (ГТО). Порядок его проведения утвержден   Постановлением Правительства РФ от 31.07.1998 N 880 "О порядке проведения государственного технического осмотра транспортных средств, зарегистрированных в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации"., в котором указано, что на транспортное средство, прошедшее данный осмотр  Госавтоинспекция выдает талон о прохождении ГТО, форма которого утверждается МВД. Таким образом, для беспрепятственной эксплуатации автомобиля необходимо иметь свидетельство о регистрации транспортного средства и талон о прохождении ГТО.

В налоговом учете плату  за техосмотр включают в состав прочих расходов, связанных с производством  и реализацией, на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Расходы на уплату государственной пошлины признаются в момент ее начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ), а расходы на оплату технического осмотра — в день его прохождения (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 

 

 

 

2. Аудит расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средст

 

2.1.Планирование аудита  расходов на содержание и эксплуатацию  автотранспорта.

Для наиболее полного раскрытия  термина «Понимание деятельности аудируемого  лица» необходимо рассмотреть процесс  постижения аудитором специфики  бизнеса клиента. Этот процесс, хотя и непрерывный, но неоднородный. В  соответствии со своей неоднородностью  он допускает разделение на три этапа. Основанием для выделения этапов является доступ к информации клиента. Степень открытости информации изменяется от доступа только к публикуемой  отчетности на этапе заключения договора до практически полного доступа (за исключением некоторых ситуаций, например, особого доступа к государственной  тайне). Исходя из этого возможно обособление  процессов первичного (предварительного), промежуточного и комплексного понимания  деятельности клиента.

Первичное понимание деятельности клиента.

В понятие первичного понимания  деятельности проверяемого субъекта входит анализ ряда факторов, информация о  которых не является закрытой и доступна на преддоговорном этапе отношений  с клиентом. Согласно действующему законодательству и воззрениям большинства  практиков аудита в систему первичного понимания деятельности следует  включать анализ следующих факторов.

1. Общие экономические факторы – факторы, характерные в целом для экономики страны, в том их контексте, в котором они имеют отношение к деятельности конкретного субъекта, а также качественная оценка их влияния (определение направления влияния, интенсивности воздействия того или иного фактора, в наиболее общих чертах – степени влияния).

2. Особенности отрасли, влияющие на деятельность аудируемого лица – факторы, характерные для отрасли, в которой действует экономический субъект (спад или развитие, перспективы, типичные проблемы).

3. Управление и структура собственности аудируемого лица. Известно, что от организационной структуры во многом зависит качество принимаемых управленческих решений и движение информации

4. Спектр видов деятельности клиента, состав его контрагентов в той мере, в которой это возможно установить на преддоговорном этапе, анализ конъюнктуры рынков сбыта. При оценке влияния этого фактора аудитор вникает в технологию производства (оказания услуг), ценообразование, маркетинговую политику и т.д.