Лимит остатка наличных денег
в кассе — это предельная сумма
наличных денег, которая может храниться
в кассе организации. Всю денежную
наличность сверх установленного лимита
организация обязана сдавать
в банк в порядке и сроки, согласованные
с обслуживающим банком. Организации
не имеют права накапливать в
своих кассах наличные деньги сверх
установленных лимитов для осуществления
предстоящих расходов, в том числе
на оплату труда. Исключение составляют
организации, имеющие постоянную денежную
выручку, которые по согласованию с
обслуживающими их банками могут
расходовать ее на оплату труда и
выплату социально-трудовых льгот,
закупку сельскохозяйственной продукции,
скупку тары и вещей у населения.
Порядок установления лимита
остатка наличных денег в кассе
определен Положением о правилах
организации наличного денежного
обращения на территории Российской
Федерации. Лимит устанавливается
учреждениями банков ежегодно всем организациям,
имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные
расчеты. Для этого организация представляет
в учреждение банка документ «Расчет на
установление предприятию лимита остатка
кассы и оформление разрешения на расходование
наличных денем из выручки, поступающей
в его кассу» (форма 0408020).
По представительствам, филиалам
и другим обособленным подразделениям
организации, составляющим отдельный
баланс и имеющим текущие счета
в учреждениях банков, лимит остатка
наличных денег в кассе устанавливается
обслуживающими учреждениями банков по
месту открытия соответствующих
счетов структурных подразделений.
При наличии у организации
нескольких расчетных счетов в различных
учреждениях банков организация
по своему усмотрению обращается в
одно из них с расчетом на установление
лимита. В остальные учреждения банков
высылаются уведомления об определении
организации лимита.
Лимит определяется исходя
из объемов налично-денежного оборота
организации с учетом особенностей
режима ее работы, согласованных сроков
сдачи наличных денежных средств
в учреждения банков.
Лимит в течение года может
пересматриваться в установленном
порядке по обоснованной просьбе
организации (в случае изменения
объемов кассовых оборотов, условий
сдачи выручки и т.д.), а также
в соответствии с договором банковского
счета.
Если организация не представила
расчет на установление лимита ни в
одно из обслуживающих учреждений банка,
лимит остатка кассы считается
нулевым, а не сданная организацией
в учреждения банков денежная наличность
— сверхлимитной со всеми вытекающими
отсюда последствиями, а именно применением
штрафных санкций за превышение лимита
остатка наличных денежных средств
в кассе.
Порядок и сроки сдачи
наличных денег в учреждения банков
устанавливаются обслуживающими учреждениями
банков по согласованию с руководителем
организации. В соответствии с п.
2.2 Положения о правилах организации
наличного денежного обращения
на территории Российской Федерации, «денежная
наличность сдается предприятиями
непосредственно в кассы учреждений
банков... а также предприятиям Государственною
комитета РФ по связи и информатизации
для перевода на соответствующие
счета в учреждения банков.
- Инкассация денежных средств
Для того чтобы остаток
наличных денег в кассе на конец
дня не превышал лимита, организация
для передачи денег в банк может
заключить договор с инкассаторской
службой учреждения банка или
специализированной инкассаторской службой
имеющей лицензию Банка России на
осуществление соответствующих
операций по инкассации денежных средств.
Порядок оформления
и передачи наличных денег
инкассаторам предусмотрен положением
ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П
"О порядке ведения кассовых
операций в кредитных организациях
на территории Российской Федерации".
После заключения договора,
организация заказывает изготовление
специального пломбира, на котором
должны быть выгравированы номер
и сокращенное наименование организации
или ее фирменный знак. Образцы
оттисков пломбира заверяются
руководителем подразделения инкассации.
Один экземпляр заверенного образца
пломбы передается организации
для предъявления инкассаторам
при передаче им ценностей,
а второй в кассовое подразделение
кредитной организации для осуществления
контроля при приеме денег
от инкассаторов.
Образцы оттисков пломбиров,
которыми будут опломбировываться
сумки, организация предоставляет
в подразделение инкассации. Количество
сумок выдаваемых организации,
определяется объемом инкассируемой
выручки. На каждой сумки выставляется
порядковый номер. К каждой
сдаваемой инкассаторам сумке
с денежной наличностью кассир
организации выписывает препроводительную
ведомость.
Первый экземпляр препроводительной
ведомости вкладывается в сумке;
Второй экземпляр (накладная к
сумке) передается инкассатору
при получении им сумки; Третий
экземпляр (копия препроводительной
ведомости) остается у кассира.
Третий экземпляр препроводительной
ведомости с подписью и печатью
инкассатора служит основанием
для составления бухгалтером
расходного кассового ордера (Форма
№ КО-2) и для отражения в
кассовой книге расхода наличных
денег по кассе организации.
Перед получением ценностей
инкассатор предъявляет кассиру
организации документ, удостоверяющий
личность, доверенность на получение
ценностей, явочную карточку и
сумку. Кассир организации предъявляет
оттиск пломбиров, сумку с ценностями
и два экземпляра препроводительной
ведомости.
Инкассатор принимает
сумку с ценностями с проверкой
целости упаковки, наличия целых
и четких оттисков пломб, соответствия
их имеющемуся образцу, проверяет
правильность заполнения препроводительной
ведомости и передает кассиру
организации порожнюю сумку и
явочную карточку для заполнения.
Инкассатор проверяет соответствие
суммы указанной в явочной
карточке кассиром, суммам в накладной
и копии препроводительной ведомости,
затем на копии препроводительной
ведомости ставит печать, дату
приема сумки и расписывается.
Для учета денежных
средств, выданных из кассы
организации, для зачисления на
ее расчетный счет, но еще не зачисленных
по назначению, предназначен счет 57 "Переводы
в пути". Основанием для принятия к учету
по счету 57 сумм (например при сдачи выручки
от продажи) могут быть копии сопроводительных
ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.
Расходы связанные
с оплатой услуг, оказываемые
кредитными организации, являются
операционными расходами. Такие расходы
принимаются к бухгалтерскому учету в
сумме, исчисленной в денежном выражении,
равной величине оплаты в денежной и иной
форме или в величине кредиторской задолженности.
Для их учета предназначен счет 91"Прочие
доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие
расходы"; для учета расчетов с банком
может использоваться счет 60 "Расчеты
с поставщиками и подрядчиками".
Сумма оплаты услуг
по инкассации обычно списывают
со счета организации в безакцептном
порядке в начале месяца, следующего
за расчетным.
По мере оплаты услуг
по инкассации и получении
счетов фактур организация в
общеустановленном порядке может
предъявлять уплаченные суммы
НДС к вычету в соответствии
со статьей 170-172 Налогового кодекса
РФ.
- Документирование кассовых операций
Унифицированные формы первичной
учетной документации по учету кассовых
операций, предназначенные для юридических
лиц всех форм собственности (кроме
кредитных организаций, осуществляющих
кассовое обслуживание физических и
юридических лиц) утверждены Постановлением
Госкомстата Российской Федерации
от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету кассовых операций,
по учету результатов инвентаризации»:
№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,
№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,
№КО-3 «Журнал регистрации
приходных и расходных кассовых
документов»,
№КО-4 «Кассовая книга»,
№КО-5 «Книга учета принятых
и выданных кассиром денежных средств».
Документы являются
основанием для совершения кассовых
операций, поступают в бухгалтерию,
где работники бухгалтерии в
соответствии со своими должностными
обязанностями:
- проверяют правильность
оформления документов, их соответствие
законодательству, характеру совершаемых
операций, а так же наличием
необходимых письменных указаний
руководителя организации или
лиц уполномоченных им на совершение
хозяйственных операций;
- оформляют приходных
и расходные кассовые ордера
или заменяющие их документы;
- получают необходимые
подписи уполномоченных лиц, предусмотренные
блинками кассовых документов;
- регистрируют (до передачи
в кассу) в журнале регистрации
приходных расходных документов;
- передают кассиру приходные
и расходные ордера или заменяющие
их документы вместе с приложенными
к ним оправдательными или
распорядительными документами.
Документы заполняются
в одном экземпляре четко и
ясно, чернилами, шариковой ручкой
или печатаются. Все исправления,
помарки или подчистки не допускаются.
Приходный кассовый
ордер заполняется одновременно
с квитанцией, являющейся его
частью, подписывается главным бухгалтером
или уполномоченным лицом. Квитанция
выдается только послу получения
денег.(приходный кассовый ордер
см.приложение 4).
Расходный кассовый
ордер оформляется на основании
платежных ведомостей на оплату
труда и других приравненных
к ней документов, регистрируются
в журнале после их выдачи.
Подписывается руководителем и
главным бухгалтером или лицом
уполномоченным на это.
Прием и выдача наличных
денег по кассовым ордерам
может производится только в
день их оформления. Выдача приходных
и расходных ордеров или заменяющих
их документов на раку лицам,
вносящим или получающим деньги
запрещается.
Кассир при получении
приходных и расходных кассовых
ордеров или заменяющих их
документов:
- проверяет наличие и
подлинность подписи главного
бухгалтера, а на расходном ордере
или заменяющем его документе
– разрешительной надписи руководителя;
- проверят правильность
оформления документов;
- проверяет наличие перечисленных
в документах приложений.
В случае несоблюдения
одного из требований кассир
возвращает документы в бухгалтерию
для переоформления.
В случае соблюдения
всех требований и соответствия
документов кассир принимает
наличные деньги. Проверяет платежеспособность
денег в соответствии с признаками
платежеспособности банкнот и
монет Банка России.9 Полученная
сумма должна соответствовать
указанной в приходном кассовом
ордере.
После приема денег
кассир подписывает квитанцию
и расшифровывает подпись, заверяет
печатью кассира. Квитанция к
приходному ордеру, подписанная
главным бухгалтером и кассиром,
заверенная печатью кассира или
оттиском кассового аппарата, выдается
на руки сдавшему деньги. Приходные
ордера или заменяющие их документы немедленно
после получения или выдачи по ним денег
подписываются кассиром, а приложенные
к ним документы погашаются штампом или
надписью «оплачено» с указанием даты(см.приложение
4).
Наличные деньги не
подтвержденные приходным ордером,
считаются излишком кассы и
зачисляются в доход предприятия.
Выдача наличных денег
из кассы производится по расходным
кассовым ордерам или надлежаще
оформленным другим документам
с наложением на эти документы
штампа с реквизитами расходного
кассового ордера. Документы должны
быть подписаны руководителем
главным бухгалтером или лицом
уполномоченным на это. В тех
случаях, когда на прилагаемых
к расходному кассовому ордеру
документах, заявлениях, счетах, имеется
разрешительная подпись руководителя
предприятия, подпись его на
расходных кассовых ордерах не
обязательна. В случае соблюдения
этих требований и соответствия
документов кассир выдает наличные
деньги.
При выдаче денег
по расходному ордеру или заменяющему
его документу отдельному лицу
кассир:
- требует документ, удостоверяющий
личность получателя. Выдача денег
производится только лицу, указанному
в расходном кассовом ордере.
Если выдача денег производится
по доверенности, оформленной в
установленном порядке, в тексте
ордера после фамилии имени
и отчества получателя указывается
фамилия имя отчество лица
которому доверено получение
денег. Доверенность остается
в документах как приложение
к расходному кассовому ордеру.