Учет материально-производственных запасов

Нормативными  документами   по  бухгалтерскому   учету  предусмотрены   два варианта отражения  в  учете   процесса   приобретения (заготовления)  материалов:

• с  использованием   специальных   синтетических счетов : 15 «Заготовление   и  приобретение 
• материальных  ценностей»  и 16 «Отклонение  в  стоимости   материальных  ценностей» (1- й  вариант);
• без  использования  вышеназванных   счетов  (2- й   вариант).

Различие   между   этими   вариантами   заключается  в  порядке  формирования  фактической себестоимости  материалов.  При   первом  варианте   фактическая  себестоимость  материалов   формируется   на   двух   синтетических счетах: 10 « Материалы» (по  учетным   ценам)  и 16 «Отклонение в стоимости   материальных  ценностей» (на   сумму   разницы   между   фактической  себестоимостью  материалов   и  их  стоимостью  по  учетным   ценам),  при   втором – исключительно   на   счете 10 «Материалы».

Таким   образом,  учет   материалов   на   счете 10 «Материалы»  возможен  в  двух   оценках:

1)   по  фактической   себестоимости  приобретения  ( заготовления );

2)   по  учетным   ценам.  В   качестве   учетных   цен организации могут  применять:  договорные цены,  планово-расчетные  цены;  средние  цены  группы  и  т. д. 

В   случае   использования  организацией   счетов  15  и  16  в  течение  отчетного  месяца   на  основании   расчетных  документов  поставщиков,  перевозчиков   и   других   лиц,  а   также   внутренних документов  организации  делается   запись   по  дебету   счета 15  и  кредиту  разных  счетов  (20, 23, 60, 71, 76  и  др.),  в  зависимости  от   того,  откуда   поступили материалы,  и от   характера расходов   по  их заготовке  и   доставке.  Принятие  к   учету материалов ,  фактически   поступивших   на   предприятие, отражается   записью :  Д -т 10  К -т 15  по учетным   ценам. Сопоставляя  кредитовую  сторону  счета 15 « Заготовление   и   приобретение   материальных ценностей»  с  дебетовой,  выявляют  отклонения   в  стоимости   материалов .  Отклонения  в  стоимости  материалов   могут  быть  положительными,  когда  фактическая  себестоимость  материалов   превышает  их  стоимость  по  учетным   ценам ,  и  отрицательными,  когда  фактическая  себестоимость  материалов  ниже  их  стоимости   по  учетным   ценам .  Выявляющиеся  в  конце   месяца   на   счете 15 «Заготовление   и  приобретение   материальных  ценностей»  отклонения   списываются   в  дебет  или   кредит   счета 16 «Отклонение  в  стоимости   материальных  ценностей».  Таким   образом,  на   конец   отчетного  месяца  остаток  по  счету 15 «Заготовление   и   приобретение   материальных  ценностей»  показывает   наличие материалов   в  пути. Если  организация  выбирает  вариант  отражения   процесса   заготовления   материалов   без использования  счетов  15  и 16,  то   принятие   к   учету  материалов   отражается   записью   по  дебету   счета 10 « Материалы»  и  кредиту  различных   счетов   в  зависимости  от   направления  поступления  ценностей  и  от   характера  расходов   по  заготовке  и  доставке   материалов   на   предприятие (60, 20, 23, 29, 71, 91 и  т. п.). Приобретение  материалов  организацией   может   осуществляться   в  рамках  нескольких   видов  гражданских   договоров ( договора   купли -продажи ,  поставки ,  розничной   купли -продажи ,  мены  и   др.). Приобретение  материалов   за   плату  отражается   записью :  Д -т 10 (15)  К -т 60 ( при   приобретении материалов   у   организаций  и   индивидуальных  предпринимателей,  осуществляющих   оптовую  торговлю  и  неторговые   операции)  или   Д -т 10  К -т 71 ( при   приобретении  материалов   через подотчетных   лиц ). Для  учета  НДС  по  полученным  материалам  в  случае   его  выделения   в  товаросопроводительных   документах   поставщика  предназначен   счет  19 «НДС  по  приобретенным   ценностям», к  которому  открывается  отдельный   субсчет. Суммы  НДС, предъявленные   поставщиками (подрядчиками)  по  оплаченным  материалам (работам,  услугам,  связанным  с   приобретением   материалов)  и подлежащие  налоговому  вычету, списываются   с кредита счета 19 «Налог  на   добавленную   стоимость по  приобретенным   ценностям»  в дебет счета 68 «Расчеты  по  налогам и   сборам» (субсчет « Расчеты по  НДС»). Стоимость оплаченных  материалов ,  оставшихся  на   конец   месяца   в пути  или не   вывезенных  со  складов  поставщиков ,  в  конце   месяца   отражается   по  дебету   счета 10 «Материалы»  и  кредиту  счета 60 «Расчеты  с  поставщиками  и  подрядчиками» (без  принятия  к   учету  этих   ценностей  на   складе ). В   начале   следующего  месяца   эти  суммы   сторнируются  и   числятся   в   текущем   учете  как  дебиторская задолженность  по  счету 60 «Расчеты  с   поставщиками  и  подрядчиками». В   практике   могут  иметь  место  так  называемые  неотфактурованные  поставки.  Неотфактурованной  считается  поставка ,  по  которой  материальные  ценности   поступают   на   предприятие  без расчетного   документа.  Такие  поставки   подлежат  отражению   на   счетах   бухгалтерского   учета  в  конце  месяца ,  когда  получить   расчетные  документы  уже   не   представляется   возможным. По  неотфактурованным   поставкам  счет  60 « Расчеты  с  поставщиками  и  подрядчиками» кредитуется  на   стоимость  поступивших   материалов   по  ценам ,  предусмотренным   в  договоре  ( без НДС).  По  мере  поступления  расчетных  документов  на   эти  поставки   в  следующем  месяце   они  акцептуются   предприятием,  а  сделанные   ранее  бухгалтерские  записи   сторнируются  и  производятся  новые   на   основании   поступивших   расчетных  документов. Материалы  могут   изготавливаться  собственными  силами  подразделений  организации (подразделениями  основного  производства,  вспомогательных   производств,  обслуживающих производств и хозяйств).

 Принятие  к   учету  материалов,  изготовленных собственными  силами,  отражается   в бухгалтерском учете в зависимости от   принятого в учетной политике   варианта   оценки  готовой продукции   в аналитическом учете:

1) если   готовая  продукция   оценивается  по  фактической  себестоимости,  производится   запись  по  дебету   счета 10 «Материалы»  и   кредиту  счетов  учета  затрат  (20, 23  и 29);

2)   если   готовая   продукция   оценивается  по  нормативной  (плановой)  себестоимости,  производится   запись   по  дебету   счета 10 «Материалы»   и  кредиту  счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)».

Принятие  к   учету  материалов,  изготовленных собственными  силами,  оформляется   накладной на   передачу  готовой продукции   в места хранения  (форма   №  МХ-18). Поступление  материалов  при   ликвидации   объектов  основных   средств   отражается   записью   по дебету   счета 10 «Материалы»  и   кредиту  счета 91 «Прочие  доходы  и  расходы » (субсчет 91.1 « Прочие доходы») и  включается   в  состав   внереализационных   доходов. Безвозмездное  получение  материалов  отражается   по  дебету   счета 10 « Материалы»  или   15 « Заготовление   и  приобретение   материальных  ценностей»  в  корреспонденции   с  кредитом  счета 98 « Доходы будущих   периодов ».  Согласно   бухгалтерским  правилам,  безвозмездное  получение  материалов   признается  внереализационным   доходом   только   тогда,  когда  определяются   обусловившие  их  расходы ,  т. е.  по мере  списания   или   прочего  выбытия   материалов .  Признание  доходов  по  безвозмездно   полученным материалам  отражается   по  дебету   счета 98 «Доходы  будущих   периодов»  и   кредиту  счета 91 «Прочие доходы  и  расходы ».

Формирование  задолженности   учредителей (участников)  по  внесению   материалов  в счет вклада   в  уставный (складочный)  капитал   на   основании   учредительных   документов  отражается  бухгалтерской  записью:  по  дебету   счета 75 «Расчеты  с учредителями » в корреспонденции   со   счетом  80 « Уставный  капитал». Поступление  материалов,  внесенных   учредителями  в счет   их  вкладов в уставный капитал,  отражается   записью:  Д -т 10 (15)  К -т 75. Внутренним  перемещением  материалов  является   движение материалов   между   подразделениями,  складами   или   разными   материально ответственными  лицами. 

3. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Сырье и материалы поступают  от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного  расчета, от списания пришедших в  негодность основных средств и собственного производства. Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой - через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению. В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и  доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков  экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При  приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор. Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки). Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают  материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения  за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в  котором он излагает содержание хозяйственной  операции с указанием даты, места  покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции. Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального  оформления отпуска материалов зависит  прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности  их отпуска. Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов  производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной  на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте  заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика. Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий - в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной  применяют товарно-транспортную накладную. Списание материалов оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией, с участием материально ответственного лица. Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию. В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов. В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.