Учет материальных запасов в бюджетной организации

– передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов отражается по дебету счетов 010601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства», 010602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы», 010603330 «Увеличение капитальных вложений в непроизведенные активы», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»;

– безвозмездная передача материальных запасов отражается по дебету счетов 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств), 040101241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям» (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям), 040101242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций», 040101251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации» (в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов), 040101252 «Расходы на перечисления наднациональным организациям и правительствам иностранных государств», 040101253 «Расходы на перечисления международным организациям» и кредиту счета 010500000 «Материальные запасы» (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440);

– списание материальных запасов при их реализации, выявленных недостач, хищений отражается по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»;

– вложение объектов материальных запасов в уставной капитал организаций отражается в размере их балансовой стоимости по дебету счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и кредиту счета 010500000 «Материальные запасы» (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440, 010507440);

– списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах отражается по дебету счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

 

2. Документальное  оформление движения материальных запасов

2.1 Поступление и списание материальных запасов

 

Первичные документы  по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации  материального учета, так как  являются его основой. Непосредственно  по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи  лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителя соответствующих подразделений.

Учет операций по расходу  материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах  бюджетного учета на основании первичных  учетных документов (накладных поставщика и т. п.).

В тех случаях, когда имеются  расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке  материалов (ф. 0315004).

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов  внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих первичных документов:

Требование-накладная (ф. 0315006);

Меню – требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и  продуктов питания производится на основании следующих документов:

Меню – требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

Путевой лист (ф.ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) применяется для списания в расход всех видов топлива;

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

Акт о списании мягкого  и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044)

Аналитический учет материальных запасов, продуктов питания, молодняка  животных и животных на откорме ведется  на Карточках количественно-суммового  учета материальных ценностей (ф. 0504041)

Карточка количественно-суммового  учета материальных ценностей применяется для аналитического учета основных средств и материальных ценностей, использованных при изготовлении экспериментальных устройств; материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных; переходящих наград, призов, кубков; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ; нефинансовых активов в пути; материальных запасов (за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме), а также арендованных основных средств.

Карточка ведется: по наименованию, количеству, стоимости; по каждому объекту  арендованного основного средства – по инвентарным номерам арендодателя; по нефинансовым активам в пути –  по отдельным поставщикам; по товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, – по организациям-владельцам; по сырью и материалам, принятым в переработку, – по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения.

Заполнение карточки начинается путем переноса остатков на начало года. Записи в карточке ведутся на основании первичных бухгалтерских документов, приложенных к журналам операций, в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода и составляются по каждому материально ответственному лицу отдельно.

Учет разбитой посуды ведется  материально ответственными лицами в Книге регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Аналитический учет молодняка  животных и животных на откорме ведется  по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в Книге учета животных.

Материально ответственные  лица ведут учет материальных запасов  в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Предметы мягкого инвентаря  маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

 

 

 

 

 

 

2.2 Организация  последующего контроля за движением  материальных запасов

 

Контроль финансово-экономической деятельности за определенный истекший период называют последующим, поскольку контролируются фактически совершенные операции. Такой контроль осуществляется на завершающей стадии процесса управления на основе исследования совершенных финансово-хозяйственных операций, их отражение в бухгалтерском учете и финансовой (бюджетной) отчетности, анализа и оценке итогов финансово-экономической деятельности. Он позволяет обеспечить эффективность управления. Основным назначением последующего контроля – выявление нарушений законодательства в истекшем периоде, установлении достоверности бюджетного учета и отчетности, сохранности имущества, хозяйственной целесообразности и законности оперативных управленческих решений, выполнении предписаний вышестоящих и других органов управления. Последующий контроль отличается углубленным и комплексным изучением всех сторон хозяйственной и финансовой деятельности и позволяет также выявлять недостатки предварительного и текущего контроля.

Одной из форм последующего контроля является ревизия, в ходе которой проводится сплошная документальная и фактическая проверка всех финансово-хозяйственных операций, совершенных проверяемой организацией за определенный период.

Ревизия это инструмент финансово-экономического контроля, позволяющий наиболее плотно и глубоко исследовать и оценить содержание управления хозяйственными процессами, законность и целесообразность их осуществления, обеспечивающий сохранность имущества собственников и права участников финансово-экономических взаимоотношений. При ревизии проверяются все операции хозяйствующего субъекта с использованием всех необходимых для этого приемов и способов – от сверки имеющихся на месте документов до встречных проверок в организациях, с которыми связан проверяемый объект финансовыми или другими отношениями. Проведение ревизии дает практическую и техническую возможность не пропустить ни каких нарушений законодательства, правил ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности.

Материальные ценности, находящиеся  на ответственном хранении, хозяйственном ведении, оперативном управлении, в аренде или собственности учреждения, имеют большое значение для любого бюджетного учреждения. Без них невозможно нормальное функционирование учреждения. Их своевременное оприходование, списание, отражение операций по ним в бюджетном учете, а также обеспечение сохранности ценностей представляет интерес для ревизионных органов.

В ходе ревизии проверяется правильность составления и оформлении документов. Ревизорами проводится сопоставление  данных по одному и тому же объекту материальных запасов, представленных в различных документах. Так сопоставляются данные инвентарных карточек, оборотных ведомостей, книг учета и журналов операций. Ревизионные службы проверяют, проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные сроки, когда была проведена последняя инвентаризация, назначены ли должностные лица ответственные за сохранность этих ценностей, правильно ли эти ценности, списываются в расход, обеспечивают ли складские помещения и кладовые сохранность материальных ценностей, а также наличие и правильность составления договоров о материальной ответственности, порядок проведение инвентаризации в учреждении, в том числе проведение обязательной инвентаризации и правильность оформления ее результатов.

В целом последующий контроль осуществляется в форме проверок и ревизий. Разделение контроля на проверки и ревизии весьма условно, поскольку ревизия является одной из разновидностей проверки.

Под проверкой следует понимать отдельные контрольные процедуры или их совокупность по исследованию состояния объекта контроля на определенном участке деятельности, выражаемые в сопоставлении фактических результатов контроля с данными, отраженными в учетных документах и регистрах.

Целями проведения проверки сохранности материальных ценностей контролирующими органами являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бюджетного учета;
• проверка полноты отражения в учете имущества;
• получение информации для проведения проверки расходования средств бюджета по различным подстатьям бюджетной классификации.

Проведение проверки сохранности  материальных запасов контролирующими  органами не ограничивается лишь фактической  проверкой ценностей в натуре и представляет собой целый комплекс процедур, без которых невозможно объективно оценить результаты инвентаризации. Контролирующие органы интересует наличие приказа об учетной политике, отражения норм по бюджетному и налоговому учету в учетной политике учреждения, утверждение рабочего плана счетов и другие вопросы учета в организации. При этом следует обратить особое внимание бухгалтерских служб на необходимость своевременного внесения изменений в учетную политику.