Учет операций по поступлению товаров

Учет операций по поступлению товаров

 Порядок  документального оформления, получения  и приемки товаров

Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Относиться к оформлению документов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается  материальная сторона деятельности торговой организации.

Следует начать с того, как  товар попадает на склад торговой фирмы.

Партия товара должна сопровождаться соответствующим документом, в котором  должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара, единицы измерения  товара, его количество, цена и стоимость  товара, а также подписи ответственных  представителей поставщика и покупателя, заверенные печатями. Возможно отсутствие печати покупателя в том случае, если товар получает представитель  покупателя по доверенности. Регламентирующим документом по этому вопросу являются «Методические рекомендации по учету  и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. письмом Роскомторга  от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Ответственность  за оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском  учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, несут лица, создавшие и подписавшие  эти документы. Формы первичных  учетных документов определяются и  устанавливаются торговой организацией в соответствии с применяемой  ею системой учетной документации в  соответствии с Альбомом форм первичной  учетной документации в торговле и общественном питании, утвержденным Приказом Минторга РСФСР от 28 ноября 1988 г. № 229. Первичные документы заполняются  чернилами или ручкой от руки, а  также на печатных устройствах. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Как правило, первичные документы составляются, как минимум, в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.

Движение товара от поставщика к покупателю сопровождается товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов. Это могут быть такие документы, как товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная.

Одна и та же товарная накладная выступает и как  приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие  товаров, а для покупателя та же накладная  является основанием для оприходования  товара. Накладная выписывается материально  ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке товаров со склада. Обязательными реквизитами накладной  являются номер и дата составления  документа, наименование поставщика и  покупателя, наименование (краткое  описание) товара, количество в единицах измерения, цена за единицу товара, общая сумма отпущенного товара с учетом налога на добавленную стоимость. Накладная подписывается со стороны  поставщика материально ответственным  лицом, сдавшим товар, а при приеме товара – материально ответственным  лицом со стороны покупателя, принявшим  товар.

 

Товарно-транспортные и железнодорожные  накладные могут быть использованы как приходные документы на товар  в случаях, когда доставка товара осуществляется автомобильным или  железнодорожным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из товарного  и транспортного разделов. К ней  могут прилагаться и другие документы, следующие с грузом. К железнодорожной  накладной могут также прилагаться  упаковочные листы и спецификации; в этом случае в накладной делается соответствующая отметка. При транспортировке  товара в железнодорожных контейнерах  оформляется накладная на перевозку  груза в универсальном контейнере.

Как упоминалось выше, Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли допускают оприходование товара по счету и счету-фактуре.

Счет-фактура (форма 868а) выписывается при наличии большого перечня  товаров. Второй документ, упоминаемый  в Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в  организациях торговли, это счет (форма 868). По содержанию он должен быть аналогичен счету-фактуре. Счет является основанием для оплаты товаров.

Однако на практике при  приеме товара чаще всего используются именно товарные и товарно-транспортные накладные, в том числе накладная  формы Торг-12. Использование остальных  вышеуказанных документов рекомендуется  только в случаях, когда сопровождение  товара товарной накладной не представляется возможным, например при междугородней  доставке товаров.

Как уже говорилось, накладная  заверяется подписями материально  ответственных лиц с обеих  сторон и круглыми печатями. Если прием  товара осуществляется не на складе покупателя, доверенное лицо покупателя должно при  получении товара предъявить документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение товара. В этом случае реквизиты доверенности заносятся в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной поставщика и хранится вместе с ней. При невыполнении этих требований операция отгрузки и приемки товара не считается должным образом оформленной и может быть опротестована.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества товара при  поступлении на склад покупателя осуществляется путем внешнего осмотра  и подсчета. Если при приемке товара обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в товаросопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений  в первичные документы.

Исправления подтверждаются подписями материально-ответственных  лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от покупателя выступает сотрудник, непосредственно  принимающий товар, а от продавца (если сотрудник, выписывавший накладную, не сопровождает груз) – экспедитор или другое лицо, сопровождающее товар  до склада покупателя.

Поступивший товар приходуется  на счет 41 «Товары», который предназначен для обобщения информации о наличии  и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров  для продажи. Торговые организации  на счете 41 учитывают также тару (как покупную, так и собственного производства). Тара, служащая для хозяйственных (производственных) нужд самого предприятия, учитывается либо на счете 01 «Основные  средства», либо на счете 10 «Материалы».

Если торговая организация  принимает товары на ответственное  хранение, они должны учитываться  на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение». Комиссионные товары учитываются  на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию».

К счету 41 действующий План счетов бухгалтерского учета рекомендует:

субсчет 1 «Товары на складах»;

субсчет 2 «Товары в розничной  торговле»;

субсчет 3 «Тара под товаром  и порожняя»;

субсчет 4 «Покупные изделия».

При необходимости исходя из специфики своей деятельности организация может открывать  и другие субсчета.

Если товар поступает  непосредственно в розничную  торговлю, например, если торговая организация  небольшая и состоит из одного розничного магазина, разделение на рекомендуемые  субсчета 41.1 и 41.2 обычно не производится.

Поступление товара отражается по дебету счета 41, а его выбытие  – по кредиту счета 41.

Счет 41 «Товары» корреспондирует  со следующими счетами (табл. 1).

 

Таблица 1 

 

 

Товары (а также тара), поступившие на склад организации, отражаются по дебету 41 счета в корреспонденции  со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости  их приобретения. Некоторые предприятия  розничной торговли ведут учет товара по продажным ценам, а не по покупным. В этом случае при поступлении  товара одновременно с записью дебет  счета 41 и кредит счета 60 делается запись по дебету счета 41 и кредиту счета 42 «Торговая наценка» на разницу  между покупной стоимостью товара и  его стоимостью по продажным ценам.

При признании выручки  от продажи в бухгалтерском учете  предприятия стоимость товара списывается  с кредита счета 41 в дебет счета 90 «Продажи». В случаях, когда выручка  от продажи товара не может быть признана в бухгалтерском учете  сразу, до момента ее признания товары списываются с кредита счета 41 в дебет счета 45 «Товары отгруженные».

В учетной политике предприятия  должен быть закреплен способ учета  товаров. Учет товаров может вестись  несколькими способами:

по покупным ценам;

по фактической себестоимости;

по учетным ценам;

по продажным ценам.

Как правило, по покупным ценам  товары учитываются на предприятиях оптовой торговли, а организации  розничной торговли могут применять  в зависимости от своей учетной  политики учет товаров как по фактической  себестоимости (непосредственно на счете 41), так и по продажным ценам (с использованием счета 42). На практике учет по продажным ценам применяется  не часто, а наиболее распространенным способом является учет по фактической  себестоимости.

Согласно Письму Роскомторга  от 17 марта 1994 г. № 1-314/ /32-9 «О Примерных  правилах работы предприятия розничной  торговли и основных требованиях  к работе мелкорозничной торговой сети»  операции по приемке, оприходованию и хранению товара на складе покупателя должны соответствовать следующим условиям:

приемка товаров по количеству и качеству на предприятиях всех форм собственности должна осуществляться в соответствии с действующими нормативными актами и сопроводительными документами  поставщика (продавца), а также другими  необходимыми документами;

принятые предприятием в  установленном порядке товары оприходуются в день поступления по их фактическому наличию. В случае невозможности  оприходования товара датой его  фактического поступления (вызов эксперта, проверка цены, качества, количества) в  текстовой части товарного отчета за итогом прихода делается запись о поступлении товара с указанием  поставщика (продавца), общей стоимости  товара в розничных ценах, а также  причин невозможности оприходования;

не подлежат приемке предприятием товары с истекшими сроками годности, хранения, реализации, не соответствующие  требованиям к качеству, стандартам;

при хранении товаров на складах, размещении и выкладке их в  торговых залах, мелкорозничной сети работники  предприятия обязаны строго соблюдать  принципы товарного соседства, санитарные правила, нормы складирования и  требования противопожарной безопасности.

В случае если партия товара достаточно велика, чтобы ее можно  было оприходовать в течение 1 рабочего дня, допустимо провести оприходование  товара в день фактического окончания  его приема по количеству, сумме  и номенклатуре.

 

Синтетический и аналитический учет поступления  товаров

На предприятиях торговли учет товаров ведется, как правило, и на складе (по месту непосредственной приемки и хранения), и в бухгалтерском  учете. В бухгалтерском учете  может использоваться только синтетический  метод учета (хотя большинство предприятий  и в бухгалтерии предпочитают применять аналитический учет), складской же учет подразумевает обязательное ведение аналитического учета.

Аналитический учет – это  учет, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых  случаях и в натуральном выражении. Аналитический учет связан с синтетическим  и не может существовать без него. В бухгалтерии аналитический  учет ведется с помощью дополнительных субсчетов, привязанных к синтетическим  счетам. Субсчета в синтетическом  учете должны создаваться в тех  случаях, когда требования аналитического учета диктуются требованиями бухгалтерской  отчетности или порядком исчисления налогов.

В соответствии с методическими  рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5) организациям торговли необходимо вести аналитический учет в следующих  разрезах:

«по хозяйствующим субъектам, являющимся юридическими лицами, и  их обособленным подразделениям;

по каждому хозяйствующему субъекту – по материально ответственным  лицам;

по каждому материально  ответственному лицу – по ассортименту товаров;

а также в удобном для  предприятия разрезе».

Что дает учет товаров по хозяйствующим субъектам? Если речь идет о крупной торговой фирме, имеющей  сеть магазинов или складов, то вполне естественно, что в этом случае бухгалтерии  удобно вести учет товаров по каждому  отдельно взятому магазину или складу. Это помогает отслеживать движение товара (в первую очередь предотвращать  и оперативно выявлять возможные  недостачи), а также дает информацию о рентабельности того или иного  подразделения. Такое же разделение учета товаров по местам хранения рекомендуется и в крупных  магазинах, имеющих несколько отделов (по каждому отделу). В то же время для индивидуального предпринимателя или небольшой фирмы, имеющих одну торговую точку без разделения на отделы, подобная аналитика абсолютно бесполезна.