Учет расчетов с подотчетными лицами

Основными реквизитами расходно-кассового  ордера являются:

• наименование организации;
• номер документа и дата его составления;
• сумма, подлежащая выдаче;
• ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
• документ, на основании которого оформляется данный РКО;
• документ, удостоверяющий личность работника;
• сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются  по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Дебет 44,10- Кредит 71.

В исключительных случаях  допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 В этом случае физические  лица обязаны не позднее трех  рабочих дней со дня приобретения  составить отчет об израсходованных  суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии на прямую может составляться запись Дебет 44- Кредит 50, исключающая записи Дебет 71 -  Кредит50 (выдан аванс) и Дебет 44 -  Кредит71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету).

 

 

3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

3.1 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету  ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной  журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов.

На основании журнала-ордера ТЛЦ «Белинтертранс» корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы 3.1.

 

Таблица 3.1 - Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание  операций	Корреспонденция счетов		Сумма
	дебет	кредит
Сотруднику  предприятия Манулик Т.А. выдан  аванс на командировочные расходы	71	50	10830
Списана сумма денежных средств, выданная сотруднику предприятия Олешкевич А. на хозяйственно-операционные расходы	44	71	86017

Примечание – Источник: собственная разработка на основании  данных предприятия

Кроме приведенных в таблице  бухгалтерских записей при учете  расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки (таблица 3.2).

 

Таблица 3.2 - Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма,  руб.	Первичный      документ
Получены денежные средства  в кассу	50	51	30000	Приходный          кассовый ордер,    выписка банка по   расчетному счету
Выданы денежные средства    под отчет для приобретения  Интернет-карты	71	50	30000	Расходный          кассовый ордер
Отражена стоимость          приобретенной Интернет-     карты как предоплата за     пользование сетью Интернет	61	71	26000	Авансовый отчет,   оправдательные     документы
Остаток денежных средств    внесен подотчетным лицом    в кассу	50	71	4000	Приходный          кассовый ордер
По истечении срока  пользования Интернет-картой
Признаны расходы за         пользование сетью Интернет	20	60	26000	Бухгалтерская      справка
Произведен зачет            задолженности	60	61	26000	Бухгалтерская      справка

Примечание – Источник: собственная разработка на основании  данных предприятия

 

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной  валюте. При этом в бухгалтерии  составляются следующие записи:

• приходование валюты, полученной в банке – Дебет 50.4 – Кредит 52;
• списание выданной в подотчет валюты – Дебет 71 -  Кредит 50.4;
• после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Дебет 20,26 -  Кредит 71.

Возникающие курсовые разницы  на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят  подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

 

 

 

 

 

 

3.2 Раскрытие информации о расчетах с подотчетными лицами в

 отчетности  организации

 

 

Согласно учетной политике, принятой в исследуемом предприятии, применяемая форма бухгалтерского учета – автоматизированная. При  ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые директором предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

- приходно-кассовые ордера;

- расходно-кассовые ордера;

- авансовые отчеты;

- командировочные удостоверения;

- платежные ведомости;

- кассовые чеки;

- и иные документы.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в ТЛЦ «Белинтертранс» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь.

Авансовые отчеты заполняются  на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Командировочные удостоверения  заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.

Выбывающие в командировку работники регистрируются и в  специальном журнале.

Выдача наличных денег  под отчет на хозяйственные и  оперативные нужды, а так же на командировочные расходы на предприятии  осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует порядку, описанному в теоретической части данной работы.

 При необходимости,  работники предприятия используют  собственные средства, в пределах  норм расчетов наличными денежными  средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 В этом случае работники  обязаны не позднее трех рабочих  дней со дня приобретения составить  отчет об израсходованных суммах  для возмещения средств, использованных  ими в интересах ТЛЦ «Белинтертранс». В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии составляться запись Д20, 26, 60 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету) и Д71 К50 (возмещение израсходованных сумм).

Ведение Главной книги  на предприятии ведется автоматически, и в конце месяца формируются  остатки и отражаются обороты  за период.

Таким образом, отражение  расчетов с подотчетными лицами в  ТЛЦ «Белинтертранс» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.

Для ускорения расчетов с  подотчетными лицами, в ТЛЦ «Белинтертранс» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

 

 

3.3 Совершенствование  учета расчетов с подотчетными  лицами

 

 

В ТЛЦ «Белинтертранс» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать  письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которому прилагаются чеки  и товарные чеки, где просто указано  «хозтовары» или «канцтовары». Этого  не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных  в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько  и за какую цену приобрело подотчетное лицо.