Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Характеристика расчетов с подотчетными  лицами………………………… 5

1.1. Понятие и бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами  ……….5

1.2.Учет  представительских расходов …………………...……………………..7

1.3.Учет  расчетов с подотчетными лицами  по суммам, выданным на командировочные  расходы…………………………………………………….....9

1.4.Учет  операционно-хозяйственных расходов………………………………13

2.Порядок  документного оформления учета  расчетов с подотчетными лицами  на примере ООО " мебель Комплект" …………………………………………15

2.1. Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами....................................15

2.2.Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...20

3. Совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами ……………24

Заключение……………………………………………………………………….28

Список  использованной литературы………………………………………..….29

Приложения……………………………………………………………………...30

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности. Цель работы – изучить  учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи  работы:

изучить теоретический материал, действующие  в настоящее время нормативные  акты в сфере учета расчетов с  подотчетными лицами, быть в курсе  последних изменений законодательства;

проанализировать  деятельность действующего предприятия  в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

осветить  как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

выдвинуть предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета  и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель  Комплект».

Объектом  настоящего исследования является состояние  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».

Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы показать отражения  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Мебель Комплект» действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования. 
 
 
 
 

1.Характеристика расчетов с подотчетными лицами 

1.1. Понятие и бухгалтерский  учет расчетов  с подотчетными  лицами 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-представительские расходы.

Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся  к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся  под пристальным вниманием проверяющих  органов.

Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация  обязана:

-определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

-получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

-выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

-определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

 
1.2Учет представительских расходов. 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся  затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого  аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному  обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой  до места проведения встречи и  обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для  успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных  делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие  расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят  расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;