Учет расчетов с подотчетными лицами в организации (на материалах организации СПК «Щучинагропродукт»)

Расходный кассовый ордер (форма  КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы  общества, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

По расходному кассовому  ордеру Заборовскому Ивану Ивановичу  было выдано на командировочные расходы 1 402 00 рублей. Кассовый ордер подписан руководителем Куц Б.М. и главным бухгалтером Потапчик О.Б. (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

Ко второму виду относятся  документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке. К ним относятся: проездные документы, с приложенным счетом за постельные принадлежности; счета за проживание в гостиницы во время нахождения в командировке. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При нахождении в командировке на имя Заборовского И.И. был выписан  приходный кассовый ордер на получение  от него 1 050 000 руб. за проживание в квартире в течение всего срока командировки. Квитанция была подписана ИП Минкевич Т.В. (ПРИЛОЖЕНИЕ Г).

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся из командировки, делает отметку в командировочном удостоверении о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, предоставляет в бухгалтерию – авансовый отчет об израсходованных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (ПРИЛОЖЕНИЕ Д).

К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке, выплачивались суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь на 02.04. 2013 г. - 44 000 рублей за каждый день командировки;

04 апреля 2013 г. Заборовский И.И., представил в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий произведенные им расходы (ПРИЛОЖЕНИЕ Д). Командировочные расходы работника составили 1 402 000 руб., в том числе суточные 352 000 руб. (44 000 * 8), расходы по найму жилого помещения 1 050 000 руб.

 Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией общества и утверждается главным бухгалтером и руководителем.

В бухгалтерии общества проверяются  целевое расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а  также на оборотной стороне формы  указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы.

В случае непредставления  в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврате в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

 

2.2 Учет расчетов  с подотчетными лицами при  служебных командировках в пределах  Республики Беларусь

 

В соответствии с Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 г. № 50 учет расходов по служебным командировкам ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  отражает сумму задолженности подотчётных  лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). В соответствии с Рабочим планом счетов СПК «Щучинагропродукт» к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчета не открываются.

 

Таблица 2.1 - Корреспонденция счетов по учету расходов по служебным командировкам в СПК «Щучинагропродукт»

Содержание хозяйственной  операции	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
	дебет	кредит
Выдано из кассы общества под отчет на командировочные расходы	71	50	1 402 000
Итого по дебету счета			1 402 000
Списаны подотчетные суммы  на командировочные расходы Заборовского И.И.	20	71	1 402 000
Итого по кредиту  счета			1 402 000

Источник: собственная разработка автора на основании ПРИЛОЖЕНИЙ В,Д.

Таким образом, к итоговым документам по учету расчетов с подотчетными лицами в СПК «Щучинагропродукт» относится авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, чеков, проездных документов, счетов, квитанций к приходным кассовым ордерам. Учет расчетов по служебным командировкам в обществе ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» без открытия субсчетов.

 

 

 

 

 

2.3 Учет денежных средств, выданных в подотчет на хозяйственные нужды

 

Наличные деньги под отчет  выдаются из кассы общества на операционные, а также на административно-хозяйственные расходы, работникам организации, состоящим в штате.

К хозяйственным расходам в обществе относятся: затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, топлива за наличный расчет, оплате мелкого ремонта оргтехники и почтово-телеграфных расходов, приобретение запасных частей и т.п.

Выдачи наличных денег  под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в СПК «Щучинагропродукт» производятся по расходным кассовым ордерам,  в которых в основании указывается – на хозяйственные нужды.

Так, на основании расходного кассового ордера от 06 мая 2013 г. Слушко Елене Георгиевне были выданы под  отчет деньги в сумме 133 000 руб. Расходный кассовый ордер подписан руководителем Куц Б.М., главным бухгалтером Потапчик О.Б. и кассиром Гоеневской Р.Э. (ПРИЛОЖЕНИЕ Е).

При покупке за наличный расчёт у организации розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа –  кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек – это  документ, подтверждающий факт оплаты товара, материала. Он обязан содержать  реквизиты: наименование предприятия-продавца (ИП Леоник Т.М.); учетный номер плательщика (УНП); порядковый номер чека (7); дату и время покупки(03 мая, 16:28); стоимость (цену) покупки (133 000 руб)(ПРИЛОЖЕНИЕ Ж).

Работники СПК «Щучинагропродукт», использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об из расходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах общества.

За суммы полученных денежных средств на хозяйственные нужды  ответственные работники отчитываются так же, как за суммы, полученные на командировочные цели, путем составления авансового отчета.

Так в соответствии с авансовым  отчетом, составленным Слушко Е.Г., 06 мая 2013 г. ей было израсходовано 133 000 руб. на приобретение ритуальной корзины. К авансовому отчету приложен чек № 7 (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж).

При приеме авансовых отчетов  за израсходованные денежные средства по покупке ценностей на хозяйственные цели бухгалтер в первую очередь просматривает приложенные товарные чеки по приобретенным ценностям. Не допускается прием авансовых отчетов, к которым приложены товарные чеки, где не расписаны купленные хозяйственные товары.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы планом счетов предусмотрено  открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Методика учета денежных средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы  приведена в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 - Корреспонденция счетов по учету хозяйственных расходов в СПК «Щучинагропродукт»

Содержание хозяйственной  операции	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
	дебет	кредит
Выданы деньги под отчет  Слушко Е.Г. на приобретение ритуальной корзины	71	50	133 000
Итого по дебету счета			133 000
Оприходована приобретенная Слушко Е.Г. ритуальная корзина	41	71	133 000
Итого по кредиту  счета			133 000

Источник: собственная разработка автора на основании  ПРИЛОЖЕНИЙ Е,Ж.

 

Таким образом, можно сделать  вывод, что в СПК «Щучинагропродукт» наличные денежные средства в подотчет выдаются на приобретение в розничной торговой сети канцелярских принадлежностей, материалов, топлива за наличный расчет, оплату мелкого ремонта оргтехники, почтово-телеграфных расходы и приобретение запасных частей. К учету данные расходы принимаются на основании оформленных в соответствии с законодательством Республики Беларусь первичных документов.

 

2.4 Международные  стандарты и зарубежный опыт  учета расчетов с подотчетными  лицами

 

Большая часть белорусских  Правил (стандартов) по принципам, на которых  они базируются, и содержанию близка к международным стандартам по учету  расчетных операций, а существующие различия связаны не с намеренным желанием отказаться от соблюдения международных  стандартов, а с особенностями  действующего белорусского законодательства, уровнем развития отечественного учета, другими объективными и субъективными  причинами. Такие расхождения могут  быть со временем устранены, и понятно, в каком направлении для этого  следует менять белорусские регламентирующие документы.

Основная проблема проведения в Республики Беларусь учета расчетных  операций согласно международным стандартам заключается не в отсутствии соответствующих  национальных стандартов или неудовлетворительном их содержании, а в необходимости  создания надежного механизма, который  обеспечил бы выполнение этих стандартов теми белорусскими организациями, которые  выдают экономическим субъектам  аудиторское заключение по результатам  обязательного ежегодного аудита.

Для повышения эффективности  учета расчетных операций в Республике Беларусь необходимо постоянно обращаться к зарубежному опыту по учету  этих операций.

Зарубежный опыт полезен  тем, что:

более четко законодательно регламентирован порядок учета  каждого вида расчетных операций;

порядок учета соответствует  международным стандартам, что облегчает  работу с иностранными партнерами;

учет ведется только с  применением современных ПО и  использованием ПЭВМ;

за рубежом более эффективно развита система поощрения и наказания работников, осуществляющих бухгалтерский учет на предприятиях (в организациях);

и др.

 

2.5 Совершенствование расчетов с подотчетными лицами в условиях развития системы автоматизированной обработки учетной информации

 

Бухгалтерский учет приобретает  в условиях переходной экономики  первостепенное значение для предприятий  всех форм собственности и размеров: обеспечивает регистрацию, xpанение и  обработку информации о финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и  частой смены нормативных актов  государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его  роль в управлении предприятием – ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.

Исходя из специфических  свойств предмета и объектов бухгалтерского учета его следует автоматизировать, но не только на уровне АРМ бухгалтеров, но и в региональных масштабах. Это сделает бухгалтерский учет более гибким, современным, а также активно и положительно влияющим на эффективность функционирования региональных агропромышленных структур, успешно решающих не только производственные задачи, но и оптимально развивающих свою социально-экономическую сферу.