Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

                          6       1                                   2                                                    

      1 – заявление на аккредитив;

      2 – депонирование средств;

      3 – извещение об аккредитиве;

      4 – отгрузка товарно-материальных  ценностей (выполнение работ,  оказание услуг);

      5 – документы об отгрузке;

      6 – зачисление средств на счет  поставщика (подрядчика).

      Условия применения аккредитивной формы  расчетов допускают предварительный  акцепт уполномоченным лицом плательщика  выставленных счетов поставщика, который  исполняет свои обязанности по месту  нахождения последнего.

      Закрытие  аккредитива осуществляется исполняющим  банком при наличии одного из следующих условий:

      - по истечении срока действия  аккредитива независимо от суммы  его наличия;

      - досрочно по заявлению получателя  средств об отказе от дальнейшего  использования аккредитива, если это оговорено в договоре между ним и плательщиком;

      - по распоряжению плательщика  о полном или частичном отзыве  аккредитива. Такой вариант также  должен быть предусмотрен по  условиям действия аккредитива.

      Неиспользованные  суммы в аккредитивах по истечении  срока их действия или в других случаях, рассмотренных ранее, направляются на восстановление средств или частичное  погашение обязательств на те счета, с которых они были использованы.

      Платежное требование – расчетный документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами при реестре направляется в банк покупателя. Покупатель же оставляет у себя отгрузочные документы и помещает их в картотеку № 1. Платежные требования направляются плательщику для акцепта, т. е. согласия на оплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк.

      Первый  экземпляр служит основанием для  списания средств с расчетного счета  плательщика и после этого  помещается в документы дня банка. Второй экземпляр направляется банку, обслуживающему поставщика. Третий экземпляр  вместе с отгрузочными документами  возвращается плательщику как расписка в приеме и совершении оплаты.

      Когда конкретная операция по платежу исполняется  двумя банками – поставщика и  плательщика, платежное требование выписывается в четырех экземплярах.

Общая схема расчетов платежными требованиями

(рис. 3)

                                                             

                                                                1

                                                                2

договор

                          

                    6                                                                        5                  3

                                                             

          1 – отгрузка товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);

      2 – отгрузочные документы;

      3 – заполненное на акцептованную  сумму платежное поручение;

      4 – перевод денежных средств;

      5 – выписка с расчетного счета  о списании суммы;

      6 – выписка с расчетного счета  о зачислении суммы.

     Факт  получения денежных средств оформляется  приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При внесении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

     Наличные  деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

     Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.³ Кроме того, счет-фактура составляется поставщиком также по фактам поступления любых денежных средств, связанных с расчетами по оплате товаров, выполненных работ, оказанных услуг, а также денежных средств, поступивших в качестве предоплаты. Выданная счет-фактура регистрируется в книге продаж, но не предъявляется покупателям для регистрации в книге покупок.

     Счета-фактуры, составленные по фактам полученной предоплаты, являются основанием для начисления налога на добавленную стоимость.

     Оформляемые акты выполненных работ (оказанных услуг) должны учитывать положения налогового законодательства, позволяющие принять соответствующие расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Также следует учитывать, что если результаты работ могут быть проверены на предмет их наличия и соответствия тому, что указано в договоре и акте, то услуги не имеют материально выраженного результата, а потому должны быть более подробно раскрыты и обоснованны.

     Актами, прежде всего, фиксируется выполнение закрепленных в договоре обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).

     При оформлении актов работ, выполненных  по договору подряда, выступающей в  роли заказчика организации необходимо учитывать положения статьи 720 ГК РФ. В частности, заказчик обязан в  установленные договором сроки  с участием подрядчика осмотреть  и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении  отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику и оговорить их в акте приемки работ. Исключение составляют скрытые недостатки, уведомить о наличии которых заказчик подрядчика обязан в разумный срок после их обнаружении.

     Основным  документом, регулирующим отношения  предприятия с покупателями и  поставщиками является договор. Предприятия имеют возможности самостоятельно разрабатывать формы договоров. Как правило, это договора поставки.

     По  договору поставки одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в  собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять  этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

     Сторонами договора поставки могут быть любые  физические и юридические лица.

     В зависимости от состава участников договора ГК РФ выделяет специально такие  виды договора поставки, сторонами  которых могут выступать только субъекты предпринимательской деятельности.

     Договор поставки является генеральным договором, и нормы поставки применяются  к отдельным ее видам, если иные правила  для них не предусмотрены ГК РФ.

     Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

     Накладную выписывает работник структурного подразделения  в 2-х экземплярах на основании  договоров (контрактов), нарядов и  других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной  в установленном порядке.

     Первый  экземпляр передают складу как основание  для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

     Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер  № 6, в котором совмещается синтетический  учет с аналитическим.

     Журнал-ордер  № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
• по акцептованным платежным документам оплаченным– материалы не поступили (справочно – “За не прибывший груз”, сальдо нет);
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

     Журнал-ордер  ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии  расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое  поступление материалов, неотфактурованные  поставки, сумма материалов, находящихся  в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

     При недостаче материалов комиссией  составляется коммерческий акт, акт  о приемке материалов, в которых  определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так  и в сумме, выносится решение  о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации  и составить ее расчет: стоимость  недостающего имущества, транспортные и другие. расходы. Сумма претензии  относится на счет 63 “Расчеты по претензии” и записывается в журнал-ордер  № 6 по соответствующей позиции.

     Излишне поступившие материалы оформляются  актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.

     Расчёты чеками. Расчётный чек содержит письменное поручение владельца счёта (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счёта на счёт получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчётов всё шире используется при одногородних расчётах.  
 

1.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Для различных целей используют счета  обобщенные и более подробные, или  детальные. Для обобщенной характеристики учетных объектов, т.е. средств, источников, фактов хозяйственной деятельности, используют синтетические счета, или  счета синтетического учета. Для  более детальной характеристики применяют аналитические счета.

      В синтетических счетах для учета  используют только денежные измерители.

      Что касается аналитических счетов, предназначенных  для учета основных средств, товарно-материальных ценностей и др., то кроме денежного  измерителя необходим количественный показатель: килограммы, штуки, пары.

      Аналитический учет по счету 60 ведут по каждому  поставщику и подрядчику в разрезе  расчетных документов. Бухгалтерская  служба должна организовать учет таким  образом, чтобы обеспечить «встречу»  документов, поступивших от материально-ответственных  лиц, оприходовавших МПЗ, и приложенных  к выписке кредитной организации  по счетам 51 и 52. Рекомендуемая методика позволит контролировать полноту и  своевременность оприходования  ценностей, а также их оплату.

      Если  в учетных регистрах по счету 60 будет содержаться аналитическая  позиция по дебету при отсутствии записи по кредиту, то это означает наличие МПЗ, находящихся в пути или на складе поставщика и еще  не вывезенных.

      Возможен  и другой вариант: есть запись в аналитическом  учете по кредиту счета 60 и нет  по дебету. Следовательно, есть неоплаченная задолженность поставщику.

      Итоги аналитических позиций по счету 60 должны соответствовать показателям синтетического учета. Состояние расчетов с каждым поставщиком (подрядчиком) следует периодически (при их банкротстве и составлении годового бухгалтерского отчета – в обязательном порядке) сверяться с оформлением двух стороннего акта (справки).