Учет с поставщиками и подрядчиками

Отдельные графы в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков и подрядчиков, а  также сальдо на начало и конец  месяца.

Итоги левой части журнала-ордера по окончании месяца переносится  в Главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами-ордерами.

 

 

6. Автоматизация  и совершенствование  бухгалтерского

учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

 

В процессе хозяйственной  деятельности, организации и предприятия совершают расчётные операции с поставщиками и подрядчиками.

Комплекс задач  учёта расчётов с поставщиками и  подрядчиками, предусматривает обработку  информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них  имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет  повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и  получение денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в ЭВМ обеспечивает взаимосвязь  комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций.

Получение или  отгрузка материальных ценностей, товаров  оформляется товарно-сопроводительными  документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров  обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода  данных с выписок банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация  бухгалтерских справок при вводе в ЭВМ формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном  способе учёта, контроль полноты  и своевременности расчётов ведётся  по каждой совершаемой операции. В  этом случае макет ввода данных предусматривает  такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые  с приходных товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят  от способа учёта.

При линейно-позиционном  способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

Машинограмма  описанного вида составляется по счёту  «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Вторая группа машинограмм аналитического учёта  применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости  распечатываются по каждой совершённой  операции. Итоги подводятся по каждому  хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в целом. Выходные видеограммы  выдаются в разрезе хозяйственных партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.

С учётом вышеизложенного  на АОЗТ «Крокорс» необходимо осуществить  автоматизацию бухгалтерского учёта  расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволит своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освободит работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов.

 

7.Анализ состава  и структуры  и оборачиваемости

 дебиторской   и   кредиторской задолженности.

 

В составе источников средств  предприятия значительную роль занимают заёмные средства, в том числе кредиторская задолженность. Поэтому в ходе анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками целесообразно изучить состав и структуру кредиторской задолженности, а также происшедшие изменения.

Аналитик должен быть уверен в достоверности информации по видам и срокам задолженности. Для этого используется прямое подтверждение, изучение контрактов и договоров, личные беседы с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах предприятия; проверка точности записей в долговых обязательствах и сведения об уплате.

Аналитику необходимо дать оценку условий долговых договоров  с точки зрения их реальности и  долготы. При этом важным являются сроки, ограничения на использование ресурсов, возможность привлечения дополнительных источников финансирования. Для изучения состава и структуры кредиторской задолженности составляется аналитическая таблица 2.

Таблица 2

Анализ состава  и структуры кредиторской задолженности

ООО «Ирбис Телеком» за 1999 – 2001г.г.

 

Расчёты с кредиторами	1999г.		2000г.		2001г.		отклонения   (+ ; -)
							2000г  с 1999г		2001г с 2000г
	сумма, руб.	уд. вес, %	сумма,  руб.	уд. вес, %	сумма, руб.	уд. вес, %	сумма, руб.	уд. вес %	сумма, руб.	уд. вес %
А	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
За товары, работы, услуги	257538	92,34	374808	97,06	644937	95,06	117270	4,72	270129	-2
По векселям      выданным	_	_	_	_	_	_	_	_	_	_
По оплате труда	3302	1,18	1738	0,45	4227	0,62	-1564	-0,73	2489	0,17
По социаль- ному страхо- ванию и социальному  обеспечению	1668	0,6	868	0,22	3180	0,47	-800	-0,38	2312	0,25
С дочерними (зависимыми) обществами	_	_	_	_	_	_	_	_	_	_
С бюджетом	6033	2,16	3939	1,02	19585	2,89	-2094	-1,14	15646	1,87
По авансам   полученным	526	0,19	_	_	6003	0,88	-526	-0,19	6003	0,88
Прочие кредиторы	9827	3,53	4790	1,25	491	0,08	-5037	-2,28	-4299	-1,17
Итого:	278894	100	386143	100	678423	100	107249	Х	292280	Х

Данные таблицы показывают, что в составе и структуре  кредиторской задолженности произошли изменения. Так, если в 1999 году по расчётам за товары и услуги она составила 257 538 руб. или 92,34%, то в 2000 г. показатель увеличился  - 374 808 руб. или 97,06%.

Однако, в 2001 г. по сравнению с 2000 г. кредиторская задолженность  по этой же статье снизилась на 2%. Наибольшее увеличение кредиторской задолженности произошло в 1996 г. по сравнению с 1995 г. за товары, работы и услуги – на 117 270 руб. или 4,72% и в

2001 г. по сравнению  с 2000 г. по расчётам с бюджетом  – на 15 646 руб. или 1,87%. Была ликвидирована задолженность по авансам полученным. В 2000 г. в суммарном значении почти по всем статьям, кредиторская задолженность снизилась. Основной причиной изменений структуры кредиторской задолженности явились взаимные неплатежи.

В кредиторской задолженности большую роль играют расчёты с поставщиками. Задолженность поставщикам до наступления установленных сроков платежей является нормальной. Однако, если она постоянна и достигает больших размеров, в процессе анализа необходимо рассмотреть возможности сокращения внеплановых финансовых ресурсов в обороте предприятия.

При анализе  кредиторской задолженности, особенное  внимание уделяется задолженности  по неотфактурованным поставкам, образующейся в связи с задержкой поставщиками оформления и предъявления расчётных документов. При этом следует требовать от предприятий плательщиков ее погашения, не дожидаясь получения от поставщиков расчётных документов.

Рассмотрим  основные вопросы анализа задолженности  финансовым органам. При анализе  задолженности следует рассмотреть изменения её величины и длительность образования. Анализируются данные о платежах предприятия в бюджет, данные бухгалтерии предприятия, ежедневные платёжные документы в банке. При анализе обращается внимание на своевременность взноса в бюджет сумм невостребованной кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Для обобщения  анализа состояния кредиторской задолженности составляется сводная  таблица, в которой кредиторская задолженность группируется по срокам образования (таблица 3).

Таблица 3.

Анализ кредиторской задолженности по срокам

образования в  ООО  «Ирбис Телеком» за 2001 г.

№ п/п	Статьи кредиторской задолженности	Всего на конец 2001г.,. руб.	В том числе по срокам образования, мес.
			до 1	1-3	3-6	6-12	б. 12
	А	1	2	3	4	5	6
1.	Кредиторская задолженность  за товары, работы, услуги	644 937			644 937
2.	По оплате труда	4 227			4 227
3.	По социальному страхованию  и обеспечению	3 180			3 180
4.	Бюджету	19 585			19 585
5.	Авансы полученные	6 003			6 003
6.	Прочие кредиторы	491			491
7.	Всего кредиторская задолженность	678 423			678 423

Из данных этой таблицы видно, сроки образования  кредиторской задолженности в ООО  «Ирбис Телеком» за 2001 год составили 3 – 6 месяцев. Просроченная Кредиторская задолженность составила по статьям «За товары, работы, услуги» 644 937  рублей, по оплате труда – 4227 . рублей, по социальному страхованию и обеспечению – 3 180  рублей, по расчётам с бюджетом – 19 585 рублей, по авансам полученным – 6 003  рублей, по прочим кредиторам – 491 рублей.

В экономическом  анализе состояния расчётов, большое  внимание уделялось рассмотрению задолженности  поставщикам  по неотфактурованным  поставкам, заказчикам по авансам и  прочей кредиторской задолженности.

 

В настоящее время большое внимание уделяется анализу дебиторской задолженности.

Оценка дебиторской  задолженности начинается с изучения её состава и структуры. При этом составляется следующая таблица 4

Таблица 4

Анализ состава  и структуры дебиторской задолженности

ООО «Ирбис Телеком» за 1999 – 2001г.г.

 

Расчёты с дебиторами	1999г.		2000г.		2001г.		отклонения   (+ ; -)
							2000г . от 1999г.		2001г.   от 2000г.
	суммаруб.	уд. вес, %	суммаруб.	уд. вес, %	сумма, руб.	уд. вес, %	суммаруб.	уд. вес, %	сумма, руб.	уд. вес, %
А	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
За  работы, услуги	_	_	_	_	_	_	_	_	_	_
Товары отгруженные	89908	96,46	17326	21,47	383222	87,94	-72582	-47,99	365896	66,47
С бюджетом	3111	3,34	_	_	_	_	-3111	-3,34	_	_
Авансы выданные	_	_	1980	2,45	_	_	1980	2,45	-1980	-2,45
Прочие       дебиторы	188	0,2	61378	76,08	52556	12,06	61190	75,88	-8822	-64,02
Итого:	93207	100	80684	100	435778	100	-12523	Х	355094	Х