Учёт товарных операций в оптовой и розничной торговле

Оценка результатов хозяйственной деятельности и экономическое стимулирование предприятий промышленности и торговли осуществляются с учетом выполнения договоров поставки.

Моментом выполнения обязательств по поставке товаров считается момент их отгрузки и сдачи транспортному предприятию организации (при иногородней поставке ) или момент отпуска товаров и получения расписки в их приемке (при внутригородской поставке). Поставку товаров не следует смешивать с их реализацией. Поставка отражается в оперативном учете по товарным документам, а реализация - в бухгалтерском учете по оплаченным расчетным документам (платежным требованиям, платежным поручениям и др.)

Невыполнением плана поставок, несоблюдение других договорных обязательств являются серьезным нарушением плановой и государственной дисциплины. За это предприятие - поставщик несет экономическую ответственность, т.е. уплачивает потребителю штрафы и неустойки, что не освобождает его от обязательств по поставке товаров. Отсюда вытекает важная задача бухгалтерского учета – систематический контроль за соблюдением договорной дисциплины.

Учет выполнения договоров поставки, заключенных между поставщиками и покупателями, трудоемкий и ответственный участок оперативного учета, который ведут работники торгового отдела (планового отдела или бухгалтерии на мелких предприятиях). Данные оперативного учета используются: для получения сведений о ходе выполнения плана поставок товаров и плана оптовой реализации с учетом выполнения обязательств по договорам поставки; при решении вопроса о премировании работников; при расчете отчислений в фонды экономического стимулирования; для предъявления санкций к контрагентам, нарушившим договорную дисциплину. Поэтому достоверности данных оперативного учета должно быть уделено особое внимание.

Договоры, заключенные между поставщиками и покупателями, работники торгового отдела регистрируют в специальном журнале, в котором указывают: номер договора, дату его заключения, основание и номер документа, наименование поставщика или покупателя, сумму договора.

Единой методики и регистра учета выполнения договоров не установлено, поэтому на оптовых и розничных предприятиях различной специализации их оперативный учет ведется по – разному . На каждого поставщика и каждый номер договора поставки работники торгового отдела открывают карточки (ассортиментные, фондовые) или несколько страниц в журнале. В начале каждого квартала по данным спецификаций (договоров) в них записывают плановый объем поставки по ассортименту и срокам. В таких карточках собирается и систематизируется информация о ходе выполнения договоров поставщиками или оптовым предприятием перед своими покупателями на основании документов на фактически поступившие (отгруженные) товары. Здесь же отмечают возврат товаров поставщикам, пересортицу и недостачу товаров , выявленные при приемке. В конце отчетного периода (месяца, квартала), сравнивая фактический объем поставки товаров с плановым (фондами), подводят итоги соблюдения договорной дисциплины, устанавливают наличие отклонения объема , ассортимента и сроков поставки (недогруз, перегруз, остатки невыбранных товарных фондов, отгрузка недоброкачественных, некомплектных, незаказанных товаров, нарушения ассортимента , предусмотренного спецификацией) и другие нарушения условий договора поставки . Штрафы за поставку недоброкачественных товаров относятся в уменьшение хозрасчета дохода и снижают размер фонда оплаты труда. Кроме того, покупатели имеют право в одностороннем порядке расторгнуть договор с поставщиком, от которого поступают товары низкого качества. Все это дисциплинирует поставщиков, оказывает действенное влияние на повышение качества товаров.

1.3 Документальное  оформление поступления товаров  в оптовой и розничной торговле

На оптовые предприятия товары поступают как от местных, так и от иногородних поставщиков: от промышленных, сельскохозяйственных, перерабатывающих предприятий и кооперативов в соответствии с договорами поставки, заказами и нарядами. Товары на розничные торговые предприятия поступают непосредственно от промышленных предприятий, совхозов и колхозов, оптовых предприятий и распределительных складов, производственных и подсобных хозяйств своей торговой организации, из переработки, из других магазинов в порядке внутренней переброски, от кооперативов и лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью.

Поставщик для расчета за отгруженные товары выписывает платежное требование и предъявляет его в свое отделение банка на инкассо. К платежному требованию поставщик прилагает сопроводительные товарные документы, подтверждающие количество и качество отгруженных товаров и грузовую квитанцию. Каждый документ имеет свое назначение и содержание. К документам , удостоверяющим количество товаров, относятся: счета - фактуры, фактуры, отвесы, спецификации. Качество товаров подтверждается удостоверениями о качестве, справками о результатах лабораторных анализов, сертификатами и др. все эти документы называются сопроводительными, так как сопровождают товар от поставщика до покупателя. Они имеют унифицированные формы и определенное кодовое обозначение.

Счет- фактура содержит подробные сведения о товаре (наименование, артикул, прейскурантный номер, потребительские свойства, количество, цена и стоимость), наименование, адреса и расчетные счета в банке поставщика и плательщика. Счет- фактура служит основанием для приемки и оприходования товаров и для расчетов с поставщиком. Ее выписывают в трех экземплярах или в четырех, если перечень товаров велик.

Товарно - транспортную накладную (ТТН) единой формы и специализированные формы товарных накладных 1-Т, 2- Т, 3-Т, 4- Т, являющиеся товарным разделом к ТТН, выписывают при доставке товара автотранспортом. Она содержит все сведения о товаре и таре и отметке о работе автомашины. ТТН предназначена  для приемки, оприходования товаров и для расчетов с автотранспортным предприятием. Выписывается ТТН в 4-5 экземплярах. Первый остается у поставщика, второй - отсылается покупателю, третий является пропуском на вызов товара со склада поставщика, четвертый- выдается автотранспортному предприятию для расчетов за транспорт, пятый- служит для начисления зарплаты водителю (прилагается путевому листу).

Если товар доставляется по железной дороге или водным путем, то его до станции (пристани) назначения сопровождает железнодорожная ( водная) накладная. На станции (пристани) после уплаты необходимых платежей железной дороге груз выдают представителю покупателя для приемки. В железнодорожной (водной) накладной отмечают недостачу (порчу) груза, происшедшую при транспортировке.

Железная дорога (пристань) выдает поставщику грузовую квитанцию в подтверждение приемки и отправки груза в адрес покупателя. Грузовую квитанцию вместе с другими сопроводительными документами пересылают покупателю почтой. Оно является документом, необходимым для получения груза на станции назначения и предъявления претензий к органам транспорта при частичной или полной утрате груза.

Платежное требование является расчетным документом, который выписывает поставщик на основании товарных документов на отгруженные товары и передает в обслуживающее его учреждение банка. Учреждение банка поставщика пересылает платежное требование в учреждение банка покупателя, где оно предъявляется покупателю к оплате в соответствии с правилами безналичных расчетов. В платежном требовании указываются номера и даты товарных документов, удостоверяющих отгрузку и общую сумму платежа. Платежное требование может быть и товарным документом, если в нем указаны количество, цена и сумма стоимости товаров и тары, размер торговой скидки, сумма транспортных расходов. Платежное требование и приложенные к ним документы тщательно проверяют работники торгового отдела и бухгалтерии. Проверке подлежат правильность цен, размеры торговых скидок, транспортных расходов по прейскурантам оптовых и розничных цен (о чем делают отметки в документах), соответствие отгруженных товаров условиям договора поставки. Проверенные документы передают руководителю предприятия для акцепта или отказа от акцепта полностью или частично с указанием суммы и мотива отказа.

Для организации ритмичного товароснабжения торговые предприятия (организации) заключают с поставщиками договоры, в которых стороны согласовывают конкретные условия доставки и порядок приемки товаров. Правовое регулирование порядка и способов доставки , приемки товаров и расчетов за них осуществляется на основании следующих нормативных актов: положения о поставках товаров народного потребления, технических условий, инструкции, о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, стандартов, уставов различных видов транспорта, прейскурантов, договоров поставки и контракции, а также других документов. Торговые предприятия должны быть обеспечены нормативной документацией. Такая документация поможет материально ответственным лицам проводить приемки товаров в соответствии с установленными правилами и сроками.

Учет поступления товаров в оптовой торговле                                                                                                                                   Поставщики отгружают в адрес оптовых организаций товары в соответствии с заключенными с ними договорами, определяющими права и обязанности сторон. Основными реквизитами договора являются наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчетов, тара и упаковка и т.д. За невыполнение условий договоров предусматриваются штрафные санкции. Кроме того, с виновной стороны могут быть взысканы убытки в размере, не покрытом штрафом или неустойкой. В целях контроля за ходом заключения договоров их регистрируют в специальных журналах. Периодически проверяются итоги выполнения договоров и при их невыполнении предъявляются претензии поставщику.

 В целях сохранности  поступающих товаров поставщик  обязан обеспечить: строгое соблюдение  установленных правил упаковки, затаривания, маркировки и опломбирования  отдельных мест; вложение в каждое  тарное место документа (упаковочного  ярлыка или др.), свидетельствующего  о наименовании и количестве  товаров, находящихся в данном  тарном месте; четкое и ясное  оформление отгрузочных и расчетных  документов, соответствие указанных  в них данных о количестве  товаров фактически отгружаемому, своевременную отсылку этих документов  получателю; строгое соблюдение  действующих на транспорте правил  сдачи грузов к перевозке, их погрузке и креплению и др.

 В свою очередь получатель обязан: обеспечить приемку товаров по количеству и качеству в установленные договором сроки; обеспечить контроль за правильным их оприходованием материально ответственными лицами; создать условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений товаров.

 Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление  зависит от: места приемки (на  складе поставщика, от органов  транспорта, на складе покупателя); характера приемки (по количеству, качеству или комплектности); наличия  или отсутствия соответствующих  сопроводительных документов и  т.д.

 Товары на складе  поставщика, как правило, принимает  материально ответственное лицо  покупателя по доверенности. Доверенность  оформляется типовой формы, подписывается  руководителем и главным бухгалтером  или лицами, уполномоченными ими. После чего на ней ставиться  печать. Доверенности регистрируются  в бухгалтерии в специальном  журнале, где указываются: номер  доверенности; срок ее действия; должность, фамилия лица, которому  она выдана, его подпись; наименование  поставщика и названия товаров, которые необходимо получить; отметка  о получении товара по данной  доверенности (после его получения).

 Бланки доверенности  являются документами строгой  отчетности. Не допускается выдача  незаполненных доверенностей. При  получении (приемке) товаров от местных  поставщиков можно вместо разовых  доверенностей предоставлять им  список лиц (с образцами подписей  этих работников), которым доверяется  получать товарно-материальные ценности. В случае увольнения работника  организация сообщает об аннулировании  постоянной доверенности.

 Доверенность при получении  товара предъявляется поставщику  вместе с документами, удостоверяющими  личность получателя. При приемке  товара проверяется соответствие  количества и качества товаров  данным сопроводительных документов. Приемка товара производиться  по весу брутто и количеству  мест, поставляемых в таре, а если  товары не имеют тары, то они  принимаются по весу путем пересчета или взвешивания.

 Оптовые организации  в соответствии с действующими  на транспорте правилами перевозок  грузов обязаны проверить, обеспеченна  ли сохранность груза при перевозке, в частности:                                                                                                                            - наличие на транспортных средствах или на контейнере пломб отправителя, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;                                                              - соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;                - соблюдение установленных правил перевозки, обеспечивающих предохранение грузов от повреждения и порчи (укладка грузов, температурный режим и др.), сроков доставки.                                                                                                                                                      На отправку на склад автомобильным транспортом выписывается накладная.                                                                                                              На складе оптовой организации товары принимаются при доставке поставщиком по весу брутто и количеству мест, а при необходимости и по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом тарном месте. Оптовые организации, переотправляющие товары в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), должны производить приемку товаров по количеству качеству внутри тарных мест лишь в случаях, предусмотренных договорами, а также при несоответствии фактического веса брутто весу брутто, указанному в сопроводительных документах либо поврежденной, открытой или немаркированной таре, а также при наличии признаков порчи (течь, бой и т.д.). Порядок приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения устанавливаются в договорах на их поставку.                                                                                                                                                    Приемка товара по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) отправителя (изготовителя), удостоверяющим их количество, а приемкам товаров по качеству и комплектности – по сопроводительным документам, удостоверяющим их качество и комплектность (технический паспорт, сертификат и др.).

 В бухгалтерском учете  товарных операций важно обеспечить  контроль за своевременным и полным оприходованием товаров со стороны материально ответственных лиц согласно документам поставщиков.