Шпаргалка по "Бухгалтерскому учету"

 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

 

РЕГИСТРАЦИЯ

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

• централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
• децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
• смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ

 

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями ожидаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

 

НАПРАВЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ

 

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю-референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

 

 

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

 

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2 – 3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз  в месяц (квартал) перечня неисполненных документов  по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

 

ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛЕ

 

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников. А также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по датам их подписания, поступления или исполнения. До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

 

13 вопрос

Порядок составления, обработки и сроки хранения документов Фиксируя факты совершения хозяйственных операций, документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверно отражать хозяйственные явления; создаваться своевременно; иметь все заполненные реквизиты (наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки); заполняться очень аккуратно от руки шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатающих устройств (запрещается использовать для записей простой карандаш, красный цвет применяется только для сторнировочных записей); быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей; не должны иметь свободных строк (при их наличии нужно делать прочерки); быть ориентированными на обработку в условиях автоматизации учета; обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.

 Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При исправлении  неправильная запись зачеркивается  одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись "Исправленному верить" с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые или банковские) подвергаются гашению специальным штампом "Получено" или "Оплачено", проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

 Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

 Проверка документов по форме  и существу. Проверка по форме  устанавливает полноту и правильность  оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.

 Группировка документов проводится  по группам однородных документов  в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.

 Таксировка (расценка) предусматривает  арифметическую проверку правильности  отражения количественных и стоимостных  показателей документов. Таксировка  заключается в обязательном пересчете  данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

4. Контировка документов предполагает  проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в  учетных документах хозяйственные  операции отражаются по дебету  и кредиту счетов.

 Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности – необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

 Порядок хранения документов  в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

.

14 вопрос

основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

 

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета - инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

 

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актив.

 

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

 

Обязательные инвентаризации проводятся:

 

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

 

 

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).