Архивное дело в Российской Федерации

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее  и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником  документов и архивом, музеем и библиотекой  с сохранением за собственником  права распоряжаться архивными  документами.[5]

3. Современное  законодательство в области архивного  дела

Архивы в силу свойства аутентичности сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять  социальные запросы общества, отвечая  на его потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно – ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

Так исторически сложилось, что почти сразу после этого  изменилась вся система гражданского законодательства России. Осенью 1993 года произошли известные события, за которыми в декабре последовало  принятие нового основного закона страны – Конституции. Вскоре был принят новый Гражданский Кодекс. В 1995 году в рамках реализации новой Конституции  появился Федеральный Закон № 154-ФЗ «Об общих принципах организации  местного самоуправления в Российской Федерации». Согласно Конституции, муниципальная  власть не входит с систему органов  государственной власти.

Но архивное дело представляет собой сферу совместного ведения  Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, и естественно возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В Основах законодательства такие вопросы не могли быть урегулированы по понятным причинам.

Государственная политика реализуется  через нормативные акты, и принятие федеральных законов является важнейшей  частью государственной политики в  соответствующих сферах. Принятие в 2004 году Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ознаменовало собой новый этап развития российского  общества. Одной из особенностей нового Федерального Закона является форма  документа. В законе детально проработаны  вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

Вторая отличительная  особенность – сфера применения нового закона. Ранее действовали  Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и  архивах, название нового Федерального закона – «Об архивном деле в  Российской Федерации». В полном объеме новый закон в части, касающейся муниципальных архивов, вступит  в силу с 1 января 2006 года.

Закон четко соответствует  международным договорным обязательствам России и ее федеральным законам, в частности в том, что касается вывоза и ввоза архивных документов за пределы государства. Новый закон приведен в строгое соответствие с Законом Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804 - I «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Во всем, что касается вопросов перемещенных культурных ценностей, в том числе перемещенных архивов, новый закон приведен в строгое соответствие с Федеральным законом от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации», потому что ранее так называемые трофейные ценности, которых у нас немало в архивах, выпадали из правового регулирования в прежнем архивном законодательстве.

Часть 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это все, что связано с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями жертвам репрессий, узникам нацистских лагерей и т.п. Когда эти люди ищут защиты своих прав, такие справки им выдаются бесплатно.[6]

В контексте раскрытия  темы реферата целесообразным является рассмотрение вопросов управления архивным делом в соответствии с принятым законом.

Вопросы управления архивным делом в Российской Федерации  регламентируются третьей главой структура, которой выглядит следующим образом:

1.  Создание архивов.

2.  Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

3.  Финансовое и материально-техническое  обеспечение архивного дела.

4.  Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.[7]

Однако данный закон не решил всех проблем, которые имеют  место в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 2. Охарактеризуем каждую из них.

Сегодня совершенно необходима кропотливая работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов  Российской Федерации в соответствие с Федеральным Законом «Об  архивном деле». Проблема заключается  в том, что некоторые субъекты федерации имеют собственные  законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких  регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, город Москва.

В архивном деле существует особо актуальная задача введения и  применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием  Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных. Здесь следует особо подчеркнуть, что Единые правила работы государственных и муниципальных архивов – это подзаконный акт, который должен быть выпущен Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным актом, по которому будут жить государственные и муниципальные архивы страны.

Архивные документы со временем ветшают, приходят в неудовлетворительное состояние. Понятие «неудовлетворительное  физическое состояние документа» вводится архивистами главным образом  для того, чтобы сохранить подлинники документов, а не для закрытия архива для пользователя. Необходимо создание страхового фонда архивов и фонда  пользователя, чтобы этот последний  мог бы работать с микрофильмом документа (то есть его копией) и читать этот документ, пока нет возможности доступа  к подлиннику.

В соответствии с п. 2 ст. 25 закона «Ограничивается доступ к  архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и  иную охраняемую законодательством  Российской Федерации тайну, а также  к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда  Российской Федерации, признанным в  порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом  исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».

Здесь уместно напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его законное требование не выполнено и ему отказывают в доступе к открытым документам на основании того, что последние находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в архиве отсутствуют необходимые микрофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют в полном объеме своих должностных обязанностей.

Очевидно, что в компетенцию  Закона об архивах не входит установление ответственности за его нарушение  – такая ответственность устанавливается  административным, гражданским, уголовным  и иным законодательством РФ.

Согласно Статье 13.20 Кодекса  РФ об административных правонарушениях  граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица – на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.

Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности  за такие правонарушения на более  суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость  реставрации сохранившихся значительно  больше предусмотренной данной статьей.

В Советском Союзе были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в худшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это – несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г.), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.

Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров  огромный интерес представляет покупка  у России сырой архивной информации – копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным.[8]

4. Автоматизация  архивного дела

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и  точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной  информации, является степень автоматизации  архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета  и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета  использования фондов.

В настоящее время, когда  реформированию подвергаются практически  все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность  общества в ней возможно лишь путем  информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для  этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли  становится развитие рациональной системы  формирования, обеспечения сохранности  и всестороннего использования  Архивного фонда России.

Для архивных учреждений актуальными  являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также  автоматизированные информационные системы  и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка  основных видов деятельности государственных  архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения  в виде комплекса взаимосвязанных  баз данных, его внедрения, практического  использования.

В оптимальном варианте эти  базы данных должны функционировать  в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз  данных. Ядром этого комплекса  является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда  и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения  определяется существующими нормативно-методическими  документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем, который входит в структуру  Росархива.

Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются: