Автоматизация регистрации документов

МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-ФИНАНСОВЫЙ ИНСТИТУТ

Специальность: Менеджмент организации

Учебная дисциплина: Основы документационного обеспечения  управления

Курсовая работа

Тема:

Автоматизация регистрации  документов

Работу выполнила: студентка 3 курса

Тюнина Людмила Алексеевна

Воронеж 2006 
 TOC o "1-3" u Введение.............................................................................................................. PAGEREF _Toc129581743 h 3

1. Регистрация документов как  один из видов документационного  обеспечения деятельности организации.................................................................................. 4

2. Формы автоматизации регистрации  документов.......................................... PAGEREF _Toc129581745 h 8

3. Функции систем автоматизации  делопроизводства и документооборота  PAGEREF _Toc129581746 h 13

4. Вопросы практического применения  систем автоматизации делопроизводства  и документооборота на современном  этапе....................................................... PAGEREF _Toc129581747 h 18

Заключение........................................................................................................ 22

Список использованной литературы............................................................... PAGEREF _Toc129581749 h 24

Введение

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет  получить современное решение для  создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления  в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. Регистрация  документов как один из видов  документационного обеспечения  деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки илиполучения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время  находят применение три системы  регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб  документационного обеспечения  наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Так, возникает  необходимость повторной регистрации  документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

Карточная регистрация всех категорий  документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

Количество экземпляров регистрационной  карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность  нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает  трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке  по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных  документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

2. Формы автоматизации  регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся  системы управления электронным  документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции  управления документами на пути прохождения  от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией  всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции  другого класса.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями. В настоящее время  используется архитектура «клиент  /сервер»);

- поддержка распределенной обработки  информации;

- возможности масштабирования  (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система  (форматы документов; поддержка работы  с составными документами и  несколькими версиями документа;  связи документов (один документ  может быть ответом на другой  или может быть порожден при  исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных  и обычных (бумажных) документов);