Архіви, бібліотеки, музеї як соціальні інститути документальної комунікації

У сховищах забороняється  прокладати труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.

 Сховища повинні мати  зручні для евакуації виходи  до ліфтів і сходових кліток.

 

Вимоги до засобів  зберігання архівних документів

Сховища мають бути обладнані  стаціонарними металевими стелажами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним  розчином. Сховища фоновідеодокументів обладнуються стелажами, зробленими з неферомагнітного матеріалу.

У сховищах з оптимальним  температурно-вологісним режимом і відповідним перекриттям допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями

У приміщеннях із нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією  не рекомендується використовувати  обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні закриті стелажі та ін.).

У сховищах з природним  освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно  до стін з вікнами. У сховищах без  вікон стелажі та шафи встановлюються з урахуванням особливостей приміщення і конструкції обладнання.

Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул  до зовнішніх стін будівлі та систем опалення.

Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:

• відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;
• проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали - не менше 1,1 м);
• відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;
• відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;
• відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м.

Ширина проходів між стелажами  з висувними ящиками, сейфами  встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання

Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки  з мікрофільмами тощо) визначаються, виходячи з розмірів цих документів. Креслення можуть зберігатися в  шафах із висувними ящиками в  розгорнутому вигляді або папках. Мікрофільми та кінодокументи - на стелажах Пшеничного або стелажах типу "ялинка". Для карт рекомендується підвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особливих категорій документів використовуються стаціонарні відсіки-сейфи  та спеціальні шафи-сейфи.

У сховищах, висота яких перевищує 4 м, стелажне обладнання розміщується в 2 яруси.

У пристосованих будівлях висота стелажів визначається з урахуванням  висоти приміщення та потужності перекриттів. У сховищах із двох'ярусним розміщенням  стелажного обладнання передбачаються між'ярусні перекриття.

Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально  або вертикально в картонних коробках або інших упаковках

Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в негерметичну індивідуальну первинну, а після  цього - вторинну упаковку. Вільне переміщення  документів усередині упаковки виключається.

Забороняється використовувати  для виготовлення упаковки матеріали, що містять хлор, сірку. У конструкції  пакетів і конвертів використовують клеї на основі желатину, полівінілацетату та ацетатцелюлози. Забороняється застосування силікатного, казеїнового й натурального гумового клеїв. Картонні коробки виготовляються з безкислотного картону.

Кінодокументи та мікрофільми  забезпечуються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються в металеві коробки. Намотка має бути щільною, з рівними краями

Касети з відеодокументами зберігаються в заводській упаковці-футлярі (із пластмаси, картону тощо).

Фотодокументи на склі чи плівці упаковуються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) або  чорного паперу, що не містить шкідливих  для фотошару домішок.

Фотодокументи з паперовою  основою (позитиви) зберігаються в папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.

Позитиви в фотоальбомах необхідно додатково захистити  тонкими прокладками з відповідних  сортів паперу.

Документи на магнітній плівці забезпечуються ракордами, намотуються на сердечники котушки чи касети відповідного розміру, упаковуються в заводську коробку.

Оригінали магнітних фонограм кінодокументів укладаються в металеві коробки.

Грамофонні оригінали  загортаються в конденсаторний папір  і укладаються в картонні конверти з підкладкою з м'якого матеріалу (фланелі, байки) на одному з внутрішніх боків і вміщуються в коробку  з цупкого картону.

Грамплатівки вміщуються в пакети з поліетиленової плівки та в паперові конверти. Партія грамплатівок згідно з їх архівними номерами вкладається  в картонні або фанерні коробки.

Компакт-диски зберігаються в заводській упаковці, укладеними в коробки.

Воскові валики вкладаються  в картонні циліндричні футляри  з внутрішньою підкладкою з м'якого  матеріалу.

У процесі зберігання кінофотофоновідеодокументів слід здійснювати регулярний контроль за станом їх упаковки. У разі виявлення пошкоджень, корозії, деформації упаковка підлягає негайній заміні.

 

Вимоги до світлового режиму зберігання архівних документів

Освітлення приміщень  архівів здійснюється лампами розжарювання в закритих плафонах з гладкою  зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосування люмінесцентних ламп з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектра.

У сховищах та інших приміщеннях, де проводиться робота з документами, природне освітлення допускається за умови обов'язкового захисту документів від прямого попадання сонячних променів. Захист документів від дії  світла забезпечується шляхом зберігання документів у відповідній упаковці та встановлення на вікнах світлорозсіювачів, розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо.

Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шаф на висоті 1 м від підлоги не повинно перевищувати 20-50 лк, проходів - 50 лк, робочих столів - 100 лк.

Захист документів від  руйнівної дії світла повинен  забезпечуватися в усіх приміщеннях  архіву незалежно від виду робіт  з документами.

 

Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

У разі вимушеного зберігання різних документів у одному сховищі  слід дотримуватися найнижчих значень  температури і відносної вологості.

У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації температурно-вологісного режиму зберігання із застосуванням раціонального режиму опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушення повітря.

При зберіганні документів необхідно уникати різких коливань (сезонних та впродовж однієї доби) температури (±5оС) і відносної вологості повітря (±10%).

При тривалому порушенні  режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується  підвищенням відносної вологості  повітря до 80-90%, вживаються заходи щодо його нормалізації (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

Під час технологічного оброблення документів дозволяється їх тимчасове  зберігання (до 2 міс.) у приміщеннях  із нерегульованим температурно-вологісним режимом при температурі (20±5)оС та відносній вологості повітря (50±10)%.

Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів кімнатного та зовнішнього повітря.

Показники контрольно-вимірювальних  приладів фіксуються в спеціальних  реєстраційних журналах. У журналах фіксуються також результати перевіряння  правильності показань приладів і заходи, вжиті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму в разі його порушення.

 Контрольно-вимірювальні  прилади слід монтувати на  одному щиті та розміщувати  їх на стелажі в головному  проході подалі від опалювальних  і вентиляційних систем (контрольна  точка). Прилади встановлюються в  кожному сховищі з розрахунку: за кімнатної системи - одна  контрольна точка на кімнату,  за багатоярусної - одна на ярус

 

Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму зберігання архівних документів

Приміщення сховищ мають  утримуватися в зразковому порядку  та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

Повітря, що надходить до приміщень сховищ має бути очищеним від пилу. З метою запобігання  попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря (0,05-0,1 атм.)

У сховищах необхідно забезпечити  вільну циркуляцію повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон.

Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити  регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць - санітарні  дні, під час яких здійснювати  вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок  із документами.

 У приміщеннях сховищ  забороняється перебування у  верхньому одязі, брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх  предметів, зберігання і вживання  харчових продуктів, а також  розведення квітів.

Роботу з кінофотофоновідеодокументами слід виконувати в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.

Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у  нерозібраних стосах.

З метою своєчасного виявлення  плісеневих грибів і комах необхідно  двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) проводити  вибіркове мікробіологічне та ентомологічне  обстеження документів та приміщень  сховищ.

У разі виявлення у сховищі  біологічних шкідників, слід вжити  термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання та приміщень.

Уражені пліснявою та комахами документи мають бути ізольовані та піддані дезінфекції чи дезінсекції. Для ізоляції документи слід загорнути  в папір або плівку та розмістити в окремому приміщенні (ізоляторі).

Стелажі та шафи, в яких зберігалися  уражені пліснявою документи, підлягають обробленню водними розчинами формаліну (3%) або катаміну АБ (5%) і просушуванню.

 Для місцевої дезінфекції  сховищ застосовуються антисептики  згідно з Переліком пестицидів  і агрохімікатів, дозволених до  використання в Україні, та  його щорічними доповненнями, узгодженими  з Міністерством охорони здоров'я  України. Підлога, плінтуси, вікна,  підвіконня, стіни обробляються  інсектицидами на висоту не  менш як 1,5 м. Документи не підлягають  обробленню зазначеними препаратами.

У випадку масового ураження документів біологічними шкідниками проводиться  загальна дезінфекція та дезінсекція  сховищ і документів силами санітарно-епідеміологічних станцій або карантинних служб  під контролем працівників архіву.

У разі пліснявіння стін (підлоги, стелі) потрібно зняти штукатурку та фарбу, обробити поверхню розчином формаліну з концентрацією від 3% до 5% та провести ремонт з додаванням у будівельні матеріали розчинів антисептиків.

Знищення гризунів слід проводити силами санепідемстанції

 

Вимоги до протипожежного режиму зберігання архівних документів

Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу  здійснюється двома вводами. Пожежні  крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. При  кожному крані необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

Сховища і приміщення для  роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією  та засобами пожежогасіння. При оснащенні  сховищ автоматичними системами  пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається таким, що не мають  побічної руйнівної дії на документи. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

Все електроустаткування  в архіві забезпечується заземленням.

В основних приміщеннях архівів  прокладається схована електропроводка. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Електричні апарати, обладнання, електропроводи та кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони, мати апаратуру захисту від струмів короткого замикання та інших аварійних режимів. Сховища слід обладнати загальними та поповерховими електричними рубильниками. Рубильники, розподільчі електрощити та запобіжники необхідно розміщувати тільки поза сховищами.