Архивные описи и другие информационно–справочные документы архива. цели создания, виды, использование

-приказы (распоряжения) по личному составу; 

-списки личного состава; 

-карточки по учету личного  состава (при отсутствии отдельной  описи личных дел); 

-личные дела (при отсутствии  отдельной описи личных дел); 

-лицевые счета рабочих и служащих  по заработной плате (расчетные  ведомости по зарплате); 

-невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); 

-акты о несчастных случаях. 

       Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.  
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.  
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. 

 

1.4 Составление справочного  аппарата к описи

 

Для более эффективного использования  документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.  
          На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты документов, внесенных в опись. Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, по которой в Госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи с указанием категорий включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.). 

      Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.  
В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.  
При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи. 

       Основное назначение списка сокращений слов – сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращений слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

       Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: № единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи, примечания. Она составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой – новый шифр.

      Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.  
Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи. 

     К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрывают необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда. 

       Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных. Назначение указателя влияет на состав рубрики: она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь подрубрику или гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик. 

Глава 2 Использование  архивных документов

2.1.Направление и цели использования архивных документов

 

Использованием документов архива — комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования. В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:

- укрепление российской государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

Использование документов — сложная  и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, связанным с этой проблемой, а также целям и формам использования документов и посвящен данный раздел.

     Цели использования документов могут быть:

-управленческие;

-политические;

-экономические;

-научные;

-культурно-просветительские;

-социально-правовые (обеспечение прав граждан).

        Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

      Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения

международных договоров; при определении  межгосударственных границ и т.д.

        Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой

деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастрав 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

      Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным

документам; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов; при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы); для оптимизации производственных и технологических процессов

(к архивным материалам обращаются  в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.). Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.

       Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Использование документов в научных  целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах. Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.

      Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.

     Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна' без проектной документации, планов и других источников.

       Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально- правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.²

 

2.2.Формы использования архивных документов

 

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы.

      Основными формами использования в архиве являются: информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов); исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан; инициативное информирование учреждений и организаций,