Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Мая 2013 в 15:09, курсовая работа
Актуальность обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников. Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера.
Введение
Глава 1 Теоретические аспекты
1.1 Архивная опись как базовый справочник архива
1.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи
1.3 Составление собственно архивной описи дел
1.4 Составление справочного аппарата к описи
Глава 2 Использование архивных документов
2.1.Направление и цели использования архивных документов
2.2.Формы использования архивных документов
Заключение
Список использованной литературы
Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.
Для обеспечения
Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним, в первую очередь, обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно - справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Сама опись
составляется и оформляется согласно
установленным в законном порядке правилам.
Имеет свой алгоритм описания. В свою очередь,
справочный аппарат, составляемый к описи
как часть её структуры, имеет собственную
дифференциацию. Для описей всех фондов,
независимо от их категории, обязателен
следующий состав справочного аппарата:
титульный лист; оглавление (содержание),
если имеются разделы; предисловие; список
сокращений; переводные таблицы шифров
(при необходимости).
Так же описи
могут быть усовершенствованы для повышения
информационно - поискового уровня. Проведение
усовершенствования возможно для фондов
любой категории. Категория фонда обусловливает
очередность работы с описями, определяет
степень необходимого повышения информационно-поискового
уровня конкретной описи, состав справочного
аппарата к описи. При усовершенствовании
учитывается также категория структурных
подразделений фонда или группы документов,
имеющих самостоятельные описи. После
составления архивной описи, документы
сдаются на хранение.
Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.
Цели использования документов могут быть:
-управленческие;
-политические;
-экономические;
-научные;
-культурно-просветительские;
-социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы.
Основными формами использования в архиве являются: информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов); исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан; инициативное информирование учреждений и организаций,
структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности; предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; выдача подлинных документов и дел во временное пользование; публикация документов; информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).
Цели и задачи данной работы были достигнуты при анализе теоретических основ архивной описи и способах ее использования.
Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Список использованной литературы
деятельности предприятия / М.: Приор, 2009.
1 Тельчаров А.Д. Архивоведение: Конспект лекций: Пособие для подгот. к экзаменам. – М.: Приор, 2004. – 156 с.
2Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2009.
3 Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. – Екатеринбург: Издательство Уральского университета. Вып.4. – 2004. – 379 с.
4 Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования-М. : ПрофОбр-Издат, 2008