Архивные справочники

 

Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

 «ГЛАЗОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ»

 

Отделение среднего профессионального образования

 

 

 

 

Курсовая работа

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

 

 

 

Автор курсовой работы       А.А.Наговицына

                                                                           группа С-31

 

Специальность                                                032002 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

 

Руководитель работы, С.Л.Микрюкова

преподаватель дисциплины

 

 

 

 

 

Глазов 2009

 

 

оглавление

Введение…………………………………………………………………………......3

Глава 1. Архивные справочники...........................................................................5

Глава 2. Архивная опись.........................................................................................7

2.1. Составление собственно архивной  описи дел........................................7

2.2. Составление справочного аппарата  к описи...........................................9

Глава 3. Архивный каталог...................................................................................12

Глава 4. Архивные путеводители.........................................................................14

4.1. Характеристики фондов в путеводителе................................................15

4.2. Справочный аппарат к путеводителю....................................................18

Глава 5. Обзоры документов и другие архивные справочники.....................20

5.1. Характеристика документов в обзоре....................................................20

5.2. Справочный аппарат к обзору.................................................................22

Глава 6. Архивный указатель................................................................................23

Заключение.................................................................................................................25

Список использованной литературы....................................................................27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема данной курсовой работы - «Архивные справочники». На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как изменение, связанное с архивным делом в нашей стране, достаточно сложное.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.  

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

 

Вопросы данной курсовой работы нашли достаточное рассмотрение и отражение таких исследователей, как Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, З.В.Крайская, Е.М.Бурова.

В учебном пособии Е.В.Алексеевой и Л.П.Афанасьевой «Архивоведение» подробно изложено о научно-справочном аппарате архивных документов.

З.В.Крайская в учебном пособии «Архивоведение» рассматривает проблемы становления и функционирования архивной сферы.

Е.М.Бурова в пособии «Архивоведение» рассказывает о видах архивных справочников.

Но, к сожалению, данные учебные пособия рассматривают лишь теоретические вопросы архивного дела, указывают на использование предложенных теоретических знаний на практике.

Цель данной курсовой работы – исследовать особенности применения всех типов архивных справочников, раскрыть их функции и особенности.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) раскрыть основные понятия темы;

2) отразить способы применения разных типов архивных справочников.

 

 

 

Глава 1. АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Документация должна активно и эффективно используется в работе учреждения и его сотрудников. Для этого необходимо быстро найти документ по любому вопросу. Особенно важно для работников делопроизводственной сферы обеспеченье поисковым аппаратом плановой, отчетной документации, которая используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, движения кадров, бюджета за ряд лет, для решения «горячих» вопросов, и даже для того чтобы сделать выставку, провести конференцию, презентацию, издать проспект по истории учреждения – необходимо уделить значительное внимание поиску документов. При создании архивных справочников происходит превращение первичной документной информации, которую можно получить, просматривая дела, во вторичную информацию. В результате этого процесса создается научно-справочный аппарат.

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах или архивных документах.

Архивные справочники делятся на типы:

• опись
• путеводитель
• каталог
• указатель
• обзор

Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА).

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Обязательными элементами системы научно-справочного аппарата в архиве являются описи, путеводитель, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.

Таким образом, каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определенные функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Архивная опись

2.1. Составление собственно архивной описи дел

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

 В зависимости от схемы  классификации, объема и завершенности  комплектования фонда (или любого  другого комплекса документов) могут  быть составлены одна или несколько  описей. Отдельная самостоятельная  опись может быть составлена:

• на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
• все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи  выделяются разделы, подразделы  и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

• порядкового номера;
• делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого  инвентарного номера);
• заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
• крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
• количества листов в деле;
• примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 –«Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3- «Заголовок дела»- отражает информационную функцию описи, раскрывая состав  и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках  - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки  после основного заголовка  заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4-«Крайние даты»-  раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 –«Количество листов»- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

 

2.2. Составление справочного аппарата к описи

 

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

• титульный  лист;
• оглавление;
• предисловие;
• список сокращений;
• указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные  таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие  полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании)  разделов описи и справочного аппарата  к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы  шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю: