Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)

Инструкция является документом постоянного  или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий  характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и  т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда  заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием  перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы;
• подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается  с гл. бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором  указываются все структурные  подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового  распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем  предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или  подчиненным организациям, группам  или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Схема подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
• согласование текста и его подписание;
• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа  состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны  распоряжения. Констатирующая часть  необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. 

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости  от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих  перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими  органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с  осуществлением их полномочий.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

Подписывает приказ руководитель организации  или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение  - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов  управления.

Решение – это документ который принимается коллегиально: совет директоров акционерного общества.

Документирование ведется в  соответствии с ГОСТом  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-2003.

При оформлении документа весь набор  реквизитов не ипользуется.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН)  

юридического лица;

06 ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 код формы документа;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

13 ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 место составления или издания  документа;

15 адресат;

16 гриф утверждения документа;

17 резолюция;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23 гриф согласования документа;

24 визы согласования документа;

25 печать;

26 отметка о заверении копии;

27 отметка об исполнителе;

28 отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 отметка о поступлении документа  в организацию.

30 Идентификатор электронной копии  документа

01. Государственный  герб Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии  с Положением о Государственном  гербе Российской Федерации.

02. Герб  субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов  в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской  Федерации.

03. Эмблему  организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на  бланках организаций в соответствии  с уставом (положением об организации). 04. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКНО).

05. ОГРН  проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми  органами.

06. Идентификационный  номер налогоплательщика код  причины постановки на учет  проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми  органами.

07. Код  формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование  организации, являющейся автором  документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах

09. Справочные  данные об организации включают  почтовый адрес номера телефонов  и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

10. Наименование  вида документа, составленного  или изданного организацией, регламентируется  уставом (положением об организации)  и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой  документа является дата его  подписания или утверждения 

12. Регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению  организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др.

13. Ссылка  на регистрационный номер и  дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на  который дается ответ.

14. Место  составления или издания документа  указывают в том случае если  затруднено его определение по  реквизитам 

15. В качестве  адресата могут быть организации,  их структурные подразделения,  должностные или физические лица

16. гриф  утверждения - реквизит, указывающий  нормативный или правовой характер  его содержания. Документ утверждается  должностным лицом или специально  издаваемым документом.

17. резолюция  - реквизит, в котором руководитель  указывает задание по исполнению  данного документа, срок исполнения  и конкретных исполнителей.

18. заголовок  - выражает краткое содержание  текста, его основную смысловую  нагрузку.

19. отметка  о контроле означает, что документ  поставлен на контроль. Контролю  подлежат все документы, требующие  исполнения.

20. При  составлении текста в виде  анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны  быть выражены именем существительным  в именительном падеже или  словосочетанием с глаголом второго  лица множественного числа настоящего  или прошедшего времени.

21. Отметку  о наличии приложения, названного  в тексте, оформляют следующим  образом — Приложение: на 5 л. в  2 экз.

22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ

23. Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование  организации), личной подписи, расшифровки  подписи (инициалов, фамилии) и  даты согласования.

24. Согласование  документа оформляют визой, включающей  подпись и должность визирующего  документ.

25. Печать  заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными  актами, удостоверяющих права лиц,  фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами.