Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы" фамилию); дату заверения, например:

27. Отметка  об исполнителе включает фамилию  (или фамилию имя отчество) исполнителя  документа и номер его телефона  Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу.

28. Отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело включает  следующие данные: ссылку на дату  и номер документа, свидетельствующего  о его исполнении, или, при отсутствии  такого документа, краткие сведения  об исполнении.

29. Отметка  о поступлении документа в  организацию содержит и дату  поступления документа (при необходимости  – часы и минуты)

30. Идентификатором  электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержащая  наименование файла на машинном  носителе, дату и другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

Расположение основных реквизитов формуляр-образец документа (см. приложение №1)

Таким образом, организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Современное управление государственным предприятием, - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства документированной информацией.

1.2. Конфиденциальные документы

Конфиденциальный документ - это носитель информации который  содержит сведения не относящиеся к государственной тайне, а составляющий интеллектуальную собственность юридического или физического лица. К ней относится коммерческая  и служебная тайна.

Перечень сведений конфиденциального  характера:

• персональные данные-сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
• служебная тайна - служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами.

ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой:

• федеральными органами государственной власти;
• органами государственной власти субъектов РФ;
• иными государственными органами;
• муниципальными органами;
• юридическими лицами;
• физическими лицами.

Перечень сведений относящихся к конфиденциальной информации приведен в Указе Президента №188 от 6 марта 1997 года [15].

Некоторые виды тайн законодательно прямо отнесены к конфиденциальной информации. Так, Закон напрямую относит к категории конфиденциальной информации персональные данные (информацию о гражданах) [4 ст.11]. Гражданский Кодекс РФ вводит понятие «банковская тайна» [2 ст.857]. Закон «О банках и банковской деятельности в РСФСР» ограничивает доступ к этим сведениям и определяет круг лиц, допущенных к ним[37 ст.25]. Закон «О связи» на основании Конституции Российской Федерации дает понятие «тайна связи» и определяет круг лиц, допущенных к ней и обеспечивающих ее соблюдение [6 ст.32]

Однако не ко всяким сведениям, составляющим тайну, в силу их неопределенности применима  прямая норма. Иногда законодательно возможно определить только признаки, которым  должны удовлетворять эти сведения.

Признаками, определенными законом, можно считать такие неотъемлемые свойства информации, которые непосредственно указаны в законе, присущи сведениям, составляющим тайну, и совокупность которых позволяет однозначно определить объект правовых отношений.

Так, Гражданским Кодексом РФ определяются признаки служебной и коммерческой тайны как особого объекта гражданских прав, а также предусматриваются основания и формы их защиты [2 ст.139]

Коммерческая и служебная тайна  в качестве объекта гражданского права обладает тремя признаками:

• соответствующая информация неизвестна третьим лицам;
• к информации нет свободного доступа на законном основании;
• собственник информации принимает меры обеспечения ее конфиденциальности.

Защите подлежит вся документированная  информация ограниченного доступа, степень защиты конфиденциальной информации определяет собственник. Однако ответственность за выполнение мер защиты лежит не только на собственнике информации, но и на ее пользователе.

В целях обеспечения условий  для сохранности и конфиденциальности документов и в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством  объема документов конфиденциальное делопроизводство должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным  в едином подразделении предприятия.

При незначительном объеме конфиденциального  делопроизводства специальное подразделение  конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае обязанности по работе с конфиденциальными  документами возлагается на работников других подразделений.

Подразделение конфиденциального  делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.( В дальнейшем - служба безопасности.)

Наименование подразделения конфиденциального  делопроизводства, его статус и, при  необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального  делопроизводства является составной  частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными  документами. Оно должно рассматриваться  как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального  делопроизводства, а также при  отсутствии подразделения специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

1.3. Учет и  хранение  конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов включает в себя присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются:

• обеспечение сохранности документов;
• создание возможностей для быстрого нахождения;
• контроля исполнения;
• наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов;
• проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

• изданных документов;
• поступивших документов;
• учет документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения. К таким документам относятся текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ" . При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф "КТ".

Все листы журналов, учитывающих  документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются  и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы  с грифом "КТ" принимаются и  вскрываются специально назначенным  должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое  право. При поступлении обязательно  проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров  основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или  недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф "КТ", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф "КТ". На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих  право пользования этим делом. Все  листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись  документов, содержащихся в нем, в  конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом "КТ". Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом "КТ" должно своевременно отражаться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ". При выдаче документа секретарем работник, получивший документ с грифом "КТ", должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы  с грифом "КТ" подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные  документы с грифом "КТ" могут  находиться у исполнителя в течение  срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного  обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие  сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом "КТ" секретарь сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

Хранение конфиденциальных документов:

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и  использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может  быть сотрудник, для которого работа с документами, помеченными грифом «КТ», является основной служебной  обязанностью, или секретарь предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации.