Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

Перечень  поступивших документов может иметь следующую форму, которая представлена в таблице 1.

Таблица 1. - Перечень поступивших документов

№ п/п	Наименования адресуемых документов	И., О., фамилия лица, которому адресуются документы	И., О., фамилии лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов
1	2	3	4

 

Разработку перечня целесообразно  возлагать на постоянно действующую, экспертную комиссию. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем  и членами ПДЭК и вводится в  действие приказом руководителя предприятия.

В приказе определяется и должностное  лицо, которому предоставляется право  адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, руководитель службы безопасности или помощник начальника организации. Это лицо в соответствии с перечнем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руководителям различных уровней эти руководители в резолюции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.

Перечень позволяет сократить  путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно  руководителем предприятия, передаются ему под «подпись» в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в  присутствии сотрудника подразделения  конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет.

Журнал передачи конфиденциальных документов, представлен в таблице  2 и  имеет следующие графы:

Таблица 2. - Журнал передачи конфиденциальных документов

Номер документа	Количество листов	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата
1	2	3	4

 

При одновременном получении и  возврате нескольких документов может  проставляться одна подпись за все  документы.

Если  часть документов, рассматриваемых  в присутствии сотрудника подразделения  конфиденциального делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с перечнем документов, адресуемых без рассмотрения руководителем предприятия, а также  требующие исполнения внутренние документы  передаются исполнителям под подпись  в графе 10 журнала учета поступивших  документов с заполнением граф 8-9, (Графа 9 включена в журнал учета поступивших документов потому, что исполнителю могут выдаваться не все листы, проставленные в графах 6-7, а лишь часть из них.) документы выделенного хранения под подпись в карточке учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения, изданные внутренние документы под подпись в графе 8 журнала учета изданных документов с заполнением граф 6-7, при этом в графе 5 делается прочерк.

Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному  в резолюции первым.

При получении документа исполнитель  должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его  листов (с пересчетом) записям в  учетных формах.

Если в процессе исполнения документа  выявится, что исполнителю требуется  лишь часть документа, то документ полностью  сдается в подразделение конфиденциального  делопроизводства с погашением подписи  исполнителя за получение и исполнителю  под новую расписку в учетных  формах выдается необходимая ему  часть документа.

Передача документов между исполнителями  должна производиться через подразделение  конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке.

При карточном способе учета  при изменении местонахождения  документа в контрольном журнале  карандашом проставляется новое  местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую  ячейку картотеки.

При передаче конфиденциального  документа в архивное хранение составляется Акт передачи (см.приложение №3)

Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета  подписи за получение документа  проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки  по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые  могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров).

В связи с вводом в штат подразделения  новой единицы « специалист по работе с конфиденциальными документами» во исполнении требований ТК РФ была разработана должностная инструкция (см.приложение №2)

В разделе «Общие положения» определяется точное наименование должности работника

Раздел «Основные задачи и обязанности» должностной инструкции раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного  учреждения.

Раздел «Права». В нем дается перечень прав, предоставляемых работнику  для успешного выполнения возложенных  на него обязанностей.

Раздел «Ответственность».определяет ответственность одной фразой: «Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией».

Содержание   раздела о «неразглашении конфиденциальных данных»

В соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальный нормативный акт, которым определяется порядок работы с конфиденциальными данными организации и её работников. [14 с.45]

Таким локальным актом, как правило, является Положение о защите персональных данных работников. Этот документ должен регламентировать в рамках отдельной организации требования к получению, обработке персональных данных работника, установить гарантии их защиты, порядок хранения и использования, а также права работника по защите его персональных данных и ответственность работодателя за их охрану и защиту.

Иными словами, организация на основе российского законодательства и с учетом особенностей кадрового учета создает и закрепляет нормативным актом порядок работы с персональными данными.

Таким образом, для защиты конфиденциальной информации госпиталя создаются собственные службы безопасности, важной предпосылкой создания которых является разработка их структуры, состава, положений о подразделениях и должностных инструкций для руководящего состава и сотрудников.

2.3.Предложения по совершенствованию ведения и хранения конфиденциальных документов в  Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»

 

Предлагаю ввести в госпитале  обязательный контроль всех распорядительных документов, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Начальником службы безопасности утверждается перечень документов, подлежащих контролю.

При постановке документа  на контроль на нем проставляется  отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается  дата истечения срока исполнения данного документа.

Внутренний контроль в  Госпитале  проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений будет осуществлять Служба Безопасности организации.

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий.
• контроль соответствия документов требованиям ГОСТов.
• контроль исполнения документов в установленные сроки.

Каждую неделю работники  канцелярии распечатывают отчет  о выполнении контрольных поручений  в подразделениях организации, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются  в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указывается, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения  содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный  срок, а требующие дополнительного  изучения поставленных вопросов - в  течение 10 дней. Также в 10-дневный  срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения должно производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении  срока исполнения поручения принимается  руководителем, установившим срок. Служба безопасности сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Служба безопасности несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, начальник службы безопасности пишет служебную записку на имя Командира с указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий  принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается  с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа  также проставляется в журнале  и контроль снимается.

Служба безопасности обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно - аналитическим управлением организации.

 

Таким образом, Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по II главе

Таким образом, следует сказать, что для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений организации необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности организации.

Таким образом; в области защиты информационных ресурсов в Госпитале рекомендую дополнить существующие меры по обеспечению  безопасности созданием специального структурного подразделения службы конфиденциального делопроизводства - в котором будут сосредоточены все ресурсы ограниченного доступа организации.

В данном структурном подразделении должен быть сосредоточен персонал, являющийся специалистами в области защиты информационных ресурсов. Это подразделение  должно находиться в специально отведенном и оборудованном помещении, иметь  сигнализацию, светонепроницаемые шторы-жалюзи, сейфы, защиту от прослушивания и  несанкционированной съемки, систему  контроля вскрытия аппаратуры, окон, увеличенной  прочности двери с электромеханическим  замком.

Следовательно в соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальный нормативный акт, которым определяется порядок работы с конфиденциальными данными организации и её работников.