Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

 

 

 

 

 

Заключение

 

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической  деятельности, появились новые виды документов, Одним из давно проверенных и эффективных инструментов систематизации крупных документальных комплексов, является ведение и хранение конфиденциальных документов в организации.

На современном  этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным  ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.

Практически любая деятельность в  нынешнем обществе тесно связана  с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных  информационных потоков.

Поэтому в новых условиях возникает  масса проблем, связанных с обеспечением сохранности и конфиденциальности коммерческой информации как вида интеллектуальной собственности.

В условиях рынка и конкуренции  коммерческая тайна выступает как  элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия, либо как способ нанесения ущерба конкурентам. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов организации или его банкротству.

В процессе работы над поставленными  задачами были сделаны следующие  выводы: под документами, отнесёнными  законом к категории конфиденциальной подразумевается информация, используемая организацией является его собственной, или частной информацией, представляющей значительную ценность для организации. Эта информация составляет её интеллектуальную собственность. Такая информация в законодательстве именуется конфиденциальной.

Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического и физического лица.

Следовательно, система защиты ценной, конфиденциальной информации организации реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работника организации. Знание работниками своих обязанностей по защите секретов фирмы является обязательным условием эффективности функционирования системы защиты.

Обобщая все вышесказанное, можно  сделать вывод, что система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических и  технологических средств, методов  и мер, препятствующих незаконному  доступу к информации.

Следовательно, используемая организацией система защиты ценной, конфиденциальной информации является индивидуализированной совокупностью необходимых элементов защиты, каждый из которых в отдельности решает свои специфические для данной формы задачи и обладает конкретизированным содержанием этих задач. В комплексе эти элементы формируют многоуровневую защиту конфиденциальной информации предприятия, при условии неукоснительного соблюдения всех мер и условий, поставленных данной системой.

При решении задач по защите информационных ресурсов организации необходимо разработать политику информационной безопасности предприятия - это основополагающий документ, регламентирующий все мероприятия, реализуемые в организации с целью обеспечения компьютерной безопасности. Политика информационной безопасности - это та основа, без которой невозможно приступать ни к выбору, ни к проектированию средств защиты информации.

Система защиты компьютерной информации от несанкционированного доступа может  рассматриваться в двух приложениях:

1. Защита автономного компьютера;

2. Защита компьютера в составе сети.

Очевидно, что задача защиты компьютера как самостоятельного объекта, предназначенного для хранения и обработки информации, должна решаться в обоих случаях.

При разработке и проектировании системы  защиты информационных ресурсов от несанкционированного доступа, при использовании на предприятии  как отдельных компьютеров, так  и локальной вычислительной сети необходимо учитывать множество  факторов, которые в совокупности дадут желаемый эффект защищенности. В первую очередь, на предприятии  необходимо тщательно разработать  политику информационной безопасности предприятия, которая в полной мере отразит необходимые требования по защите конфиденциальной информации. Во - вторых, следует разработать  комплексный подход в проектировании систем защиты.

Тем не менее, специалисты в области  защиты информационных ресурсов, рекомендуют  дополнить существующие меры по обеспечению  безопасности созданием специального структурного подразделения - службы конфиденциального  делопроизводства (в нашем случае Службу безопасности) - в котором будут сосредоточены все ресурсы ограниченного доступа организации.

В данном структурном подразделении  должен быть сосредоточен персонал, являющийся специалистами в области защиты информационных ресурсов. Это подразделение  должно находиться в специально отведенном и оборудованном помещении.

Таким образом, в работе исследованы и проанализированы современные требования к организации  защиты конфиденциальной информации, рассмотрены критерии и технологии построения и использования систем защиты информационных ресурсов организации, на основе анализа теоретического материала и рекомендаций ведущих специалистов в области защиты конфиденциальной информации, даны рекомендации по рационализации существующей в организации системы защиты информационных ресурсов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

1 Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

2 Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство / А.И. Алексенцев. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 200 с.

3. Алексенцев, А.И. Организация и технология размножения конфиденциальных документов / А.И. Алексенцев. - 2003. - № 4. - С.12 - 14.

4. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие [на основании новых нормативов] / В.И. Андреева. - изд.10-е, перераб. и доп. - М.: ООО "Управление персоналом", 2005. - 196 с.

5.Астахова. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. - М.: изд-во «Академический проект», 2007. - 513 с.

6 ГОСТ Р 51141. - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

7. . ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

8. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации от 09.09.2000: утверждена Президентом РФ В.Путиным // Известия. - 10 декабря 2002. - С.2.

9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: утверждён постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37. - М.: Минтруд РФ, 2002.

10. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008. – 432 с.

11 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод, рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. - М., 2003. - 90 с.

12. Российская Федерация. Законы. Об утверждении Перечня сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну: постановление правительства РФ от 03.10.2002 № 731 // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2003. - № 11. - 140 с.

13. Российская Федерация. Законы. Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации от 30.04.02. № 290: постановление Правительства РФ // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2002. - № 8. - С.102.

14. Российская Федерация. Законы Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233. // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1995. - № 10. - С.56.

15. Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: Право, 2002. - 39 с.

16. Российская Федерация. Законы. О государственной тайне: федер. закон: по состоянию на 22.08.2004. / Федер. Собр. Рос.Федерации. - М.: ГД РФ, 2004. - 12 с.

17. Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне от 29 июля 2004 № 98 - ФЗ: информация, составляющая коммерческую тайну, режим коммерческой тайны, разглашение информации, составляющей коммерческую тайну // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - № 7. - С.5.

18. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации от 01 октября 2004 № 125 - ФЗ // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - № 11. - С.12.

19 Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 № 149 - ФЗ // Российская газета. - 29 июля 2006. - С.2.

20. Российская Федерация. Законы. О персональных данных от 27 июля 2006 № 152 - ФЗ // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств. - № 7. - 2006. - С.15.

 21 Российская Федерация. Законы. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера от 06.03.97 № 188: указ Президента РФ // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1993. - № 23. С.12 - 14.

22. Российская Федерация. Законы. Об утверждений Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне от 30.11.95 № 1203: с измен. и доп. от 24.01.98 № 61, от 06.06.2001 № 659, от 10.09.2001 № 1114, от 29.05.2002 № 518, от 11 февраля 2006: указ Президента РФ // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2006. - № 11.

23. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418. - М., 2006.

24. Трудовой Кодекс РФ гл. 14

25. Указ Президента №188 от 6 марта 1997 года [15].

26 ФЗ «О персональных данных».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

                                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                       Начальник Филиала №2 ФГУ «1409 ВМКГ БФ»

                                                        Подполковник М/С ____________В.Басистый

«________»_____________ ____ г.

Должностная инструкция

специалиста по работе с конфиденциальными документами

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

• Специалист по работе с конфиденциальными документами относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется начальником госпиталя.
• Основными задачами специалиста являются организационное и документационное обеспечение деятельности начальника.
• Специалист подчиняется непосредственно начальнику организации.

 В своей деятельности специалист  руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации;
• Положением о функциональных службах организации;
• приказами (указаниями) руководства организации;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей должностной инструкцией.

 Во время  отсутствия специалиста  его  замещает секретарь структурного  подразделения или другое должностное  лицо, назначенное начальником.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

На должность специалиста по работе с конфиденциальными документами  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения.

специалист по работе с конфиденциальными  документами должен владеть вопросами:

• перспектив развития организации, её финансово-хозяйственной деятельности;
• организации работы с документами, составления документации;
• применения средств электронной и организационной техники;
• перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
• культуры труда и служебной этики;
• охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• оказания первичной медицинской помощи.

 ФУНКЦИИ

На специалиста возлагаются  следующие функции:

• Информационно-справочное обслуживание по документам организации.
• Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах организации.
• Документирование деятельности совещательных органов организации.
• Оперативно-организационное обслуживание руководства.
• Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
• Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по работе с конфиденциальными  документами должен:

• Осуществлять подготовку необходимых документов.
• Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
• Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации.
• Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.