График документооборота в организации первичного учета

Содержание

Введение

 

 

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. 

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.График документооборота  в организации первичного учета.

 График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать  рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный  бухгалтер. Целесообразно вручить  каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой  перечислены документы, относящиеся  к сфере его деятельности.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки; 

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа  в бухгалтерии, которая осуществляется  в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных  и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан  табель рабочего времени, на основании  которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции  счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов  в архив на хранение после  составления по ним учетных  регистров. 

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения  по бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском  учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации  документооборота, в соответствии с  которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать  на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в  учреждении, усилению контрольных функций  бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда  и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных  природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

 
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную  первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание  их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования, программы  машинной обработки данных (с указанием  сроков их использования) должны храниться  организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ООО «Дружок»

 

 

 

Приказ 

об учетной  политике организации

 

г. Архангельск

от 31 декабря 2011 г.

 

На основании  и в соответствии:

- с Федеральным законом  от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О  бухгалтерском учете»;

- с Положением по  ведению бухгалтерского учета  и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина от 29 июля 1998 г. №34н;

- с Положением по  бухгалтерскому учету «Учетная  политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным Приказом Минфина от 6 октября 2008 г. №106н;

- с Налоговым кодексом  РФ.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить учетную  политику для целей бухгалтерского учета и применять ее с 1 января 2012 года во все последующие отчетные периоды с внесением в установленном порядке необходимых изменений и дополнений.

2. Утвердить учетную  политику для целей налогообложения  и применять ее с 1 января 2012 года во все последующие отчетные периоды с внесением в установленном порядке необходимых изменений и дополнений.

 

Генеральный директор ООО «Дружок»            /А.Н.Иванов/

 

 

2.1.Учетная  политика ООО «Дружок» для целей бухгалтерского учета

 

Таблица 1 – Выбор и обоснование элементов учетной политики хозяйствующих субъектов для целей бухгалтерского учета

Элементы учетной политики	Альтернативные варианты	Вариант, принятый в организации	Основание (законодательные акты и нормативные документы)
1	2	3	4
Организационно – технические аспекты учетной политики
1.Организационная структура бухгалтерской службы в организации	1.Утверждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером; 2.Бухгалтерская служба организации состоит из одного штатного сотрудника – главного бухгалтера; 3.Передача на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации; 4.Руководитель организации ведет бухгалтерский и налоговый учет лично	Утверждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером	п.2 ст.6 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
2. Способ организации системы бухгалтерского учета	1.Учет организуется в централизованной форме; 2. Учет организуется в децентрализованной форме; 3. Учет организуется в смешанной форме	Бухгалтерский учет ведется в централизованной форме.	п.2 ст.6 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
3.Рабочий план счетов	Разрабатывается на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.	Единый рабочий план счетов Предприятия  разработан на основе Плана счетов и Инструкции по его применению (утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.00 №94н), в соответствии со ст.6 ФЗ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Филиалам не разрешается дополнять, исключать или изменять счета, субсчета, группы и коды аналитического учета рабочего плана счетов.	п.2 ст.6 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
1	2	3	4
4.Технология обработки данных учетной информации	1.Автоматизированная форма; 2.Журнально-ордерная форма; 3.Упрощенная форма;	Автоматизированная форма ведения  бухгалтерского учета (с помощью определенной бухгалтерской программы)	п.7 ст.9 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
5. Порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств	Организация должна проводить инвентаризацию имущества и обязательств в случаях, определенных законодательством, и в порядке, установленном руководителем организации.	Инвентаризация имущество производится как в разрезе его местонахождения, так и в разрезе материально-ответственных лиц. Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, при передаче имущества в аренду, при смене материально-ответственных лиц, а также в остальных случаях, установленных законодательством, а также по решению руководителя предприятия.	ст.12 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
6.Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций	1.Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках; 2. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций округляется до целых рублей.	Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках	п.25 «Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ»
7. Способ представления бухгалтерской отчетности	1. Бухгалтерская отчетность представляется на бумажных носителях; 2. Бухгалтерская отчетность представляется в электронном виде; 3. Бухгалтерская отчетность представляется на бумажных носителях и в электронном виде.	Бухгалтерская отчетность представляется на бумажных носителях и в электронном виде.	п.6 ст.13 Закона №129-ФЗ
Методические аспекты  учетной политики
1. Учет основных средств
1. Лимит отнесения объектов основных средств к МПЗ	Лимит отнесения объектов основных средств к МПЗ (не более 20 000 руб. за единицу)	Материальные активы, которые одновременно удовлетворяют всем условиям отнесения активов к основным средствам и стоимостью не более 20 000 руб. за ед., отражаются в бух. учете и отчетности в составе МПЗ.	п.5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденное Приказом Минфина РФ от 30.03.01 №26н
1	2	3	4
2. Срок полезного использования основных средств	1.С учетом Классификации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1; 2. Определяется исходя из нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта; 3. Определяется исходя из ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта; 4. Определяется исходя из ожидаемого срока использования объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью.	Срок полезного использования основных средств определяется с учетом Классификации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1	п. 20 ПБУ 6/01;                п. 1 Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 № 1
3. Метод начисления амортизации	1.Линейный; 2.Уменьшаемого остатка; 3.По сумме чисел лет срока полезного использования; 4.Пропорционально объему продукции или работ	Амортизация основных средств начисляется линейным методом	п.18 ПБУ 6/01
2. Учет нематериальных  активов
1. Метод начисления амортизации	1.линейный; 2.уменьшаемого остатка; 3.пропорционально объему продукции или работ	На предприятии применяется линейный способ начисления амортизации нематериальных активов.	ПБУ 14/2007
1	2	3	4
2.Учет амортизационных начислений	1.Путем накопления сумм амортизации  на отдельном счете 05 «Амортизация нематериальных активов»; 2.Путем уменьшения первоначальной стоимости объекта с кредита счета 04 «Нематериальные активы»	Начисленная амортизация НМА отражается путем накопления на счете 05 «Амортизация НМА» соответствующих сумм в течение всего срока использования НМА.	ПБУ 14/2007
3. Учет материально  – производственных запасов
1.Порядок учета поступления МПЗ	1.по фактической себестоимости; 2.по учетным ценам (с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»	Материалы учитываются по фактической себестоимости приобретения (заготовления).	Приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н
2.Метод оценки списания МПЗ	1.По себестоимости каждой единицы; 2.По средней себестоимости; 3.По себестоимости первых по времени приобретения (ФИФО)	По средней себестоимости.	ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», (Приказ Минфина РФ от 09.06.01 №44н)
3. Порядок отражения в бухгалтерском учете процесса приобретения и заготовления материалов   1	1. Применение счета 10 «Материалы» с оценкой материалов по фактической себестоимости; 2. Применение счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» с 2 оценкой материалов на счете 10 по учетной цене.	Процесс приобретения (заготовления) сырья, основных и вспомогательных материалов, топлива, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, запасных частей, тары, используемой для упаковки и транспортировки продукции 3 (товаров), и других материальных ресурсов в бухгалтерском учете отражается с применением счета 10 «Материалы» с оценкой по фактической себестоимости.	Пояснения к сч. 10, к сч. 15, к сч. 16 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности 4 организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.)
4. Учет готовой продукции
1. Учет готовой продукции	1.по фактической себестоимости; 2.по нормативной (плановой) себестоимости; 3.по прямым статьям затрат	Учет готовой продукции осуществляется по фактической себестоимости.	Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н
2. Учет выпуска готовой продукции	1.с использованием счета 40 «Выпуск  продукции (работ, услуг)»; 2.без использования счета 40 «Выпуск  продукции (работ, услуг)».	Учет готовой продукции вести без применения счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)».	Приказ Минфина России от 31.10.00 № 94н
5. Учет текущих расчетов (Расчеты с покупателями и заказчиками)
1.Использование к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчета 62.1 «Авансы полученные»	1.Используется; 2.Не используется.	К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» используется субсчет 62.1 «Авансы полученные»	Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
6. Учет оплаты труда
Создание резервов предстоящих расходов	1.Создаются; 2.Не создаются.	Резервы предстоящих расходов не создаются.
7. Учет затрат на  производство
1	2	3	4
1. Способ распределения накладных (косвенных) расходов между объектами калькулирования	1.Списывать непосредственно в дебет счета 90 «Продажи»; 2. Распределять между видами продукции, учтенными на отдельных субсчетах по счету 20, пропорционально прямой заработной плате рабочих, занятых в основном производстве; 3.Пропорционально прямым материальным затратам; 4.Пропорционально сумме прямых  затрат; 5.Пропорционально выручке от реализации продукции (работ, услуг).	Бухгалтерский учет затрат на производство ведется с подразделением затрат на прямые (собираемые по дебету счета 20 «Основное производство» на отдельных субсчетах) и косвенные (затраты общепроизводственного и общехозяйственного назначения, которые отражаются по дебету счета 25 «Общепроизводственные расходы» и дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» соответственно).  В конце отчетного периода косвенные расходы списывать непосредственно в дебет счета 90 «Продажи».	Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
2.Оценка незавершенного производства	1.По нормативной (плановой) производственной себестоимости; 2. Методом инвентаризации по фактической производственной себестоимости; 3. По прямым статьям затрат; 4. По стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов.	В бухгалтерском учете незавершенное  производство оценивается по прямым статьям затрат.
3.Порядок признания коммерческих расходов                             1	1. Включение в себестоимость соответствующих видов продукции прямым путем; 2.Распределение между отдельными видами реализованной продукции ежемесячно исходя из их веса, объема, производственной себестоимости или других показателей, предусмотренных в отраслевых инструкциях по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг); 3. Признание в себестоимости продукции (работ, услуг) полностью в периоде 2 их осуществления (признания в качестве расходов по обычным видам деятельности).	Коммерческие расходы для целей бухгалтерского учета включаются в себестоимость проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности.                   3	ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н.                         4