ДОУ в системе управления Российской Федерации

ГОСТ Р 6.30-97 УСД¹⁵.

 Стандарт распространяется  на документы "которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988¹⁶.

Правила условно можно  разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы  делопроизводственные:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

- порядок формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с  документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное  хранение, а хранящих их у себя, правила  являются незаменимым подспорьем в  организации их архива.

Перечень документов с  указанием сроков хранения (Типовой  или ведомственный).

Типовое положение о ведении  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, в учреждениях  и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности  регистрации, сроки исполнения, ведение  справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической  справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того надо знать, что  работа с определённой категорией документов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:

Федеральный закон о бухгалтерском  учёте. От 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.

Положение о бухгалтерском  учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 №130);

Положение о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете (утвержденное приказом Минфина  СССР от 29.07.83 №105).

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое  количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого  аппарата. Все они разработаны  Центральным бюро нормативов по труду. Организации (фирме) полезно иметь:

Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по документационному  обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72). - М., 1995.

Укрупненные нормативы времени  на работы по делопроизводственному  обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17-42). - М, 1988.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению  органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации  от 10 сентября 1993 г. №152). - М., 1993.

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и  Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64). - М., 1988.

Межотраслевые укрупнённые  нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 (нужен для работы с кадровой документацией).

Все эти нормативы рекомендуются  для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в  указанных выше документах?

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня  три вида размеров интервала при  печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения  при машинописных работах принята  страница формата А4 - 210х297 мм., напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается  страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимости от состояния оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа - печатный или  разборчивый рукописный оригинал.

II группа - печатный или  рукописный оригинал с поправками  и вставками, затрудняющими прочтение,  до 50% текста.

III группа - неразборчивый  рукописный оригинал с большим  количеством поправок, превышающих  50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени  учитывается печатание без вертикального  графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание  на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными  поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных  операциях (прокладка листов копировальной  бумагой и закладка листов в пишущую  машину с одной стороны; включение  компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Знание норм времени на выполняемые виды работ  позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий  день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии  помните, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

 

 

 

Заключение

 

Организация документационного  обеспечения управлением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс  управления представляет собой непрерывный  процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ - материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком  способом для её передачи во времени  и пространстве. Осуществление функций  любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой  требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность  работы организации, влияет на деловую  репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при  больших объемах работы - целые  подразделения (управления делами, общие  отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Источники

1.1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" // СЗ РФ 2006, №8.

1.2 Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (в ред. Федерального  закона от 23.07.1998 №123-ФЗ с изм.  и доп. Федерального закона  от 28.03.2002 №32-ФЗ) // Российская газета, 12 апреля 2002г., №66.

1.3 Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1 - ФЗ "Об электронной  цифровой подписи" // СЗ РФ, 2002, №2.

1.4 Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом  регулировании» // Российская газета  от 31.12.2002 // Парламентская газета  от 05.01.2003 // СЗ РФ №52.

1.5 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» // СЗ РФ №79.

1.6 Постановление Госкомстата  от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

1.7 Типовое положение о  ведении делопроизводства по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах,  на предприятиях, в учреждениях  и организациях. // Бюллетень нормативных  актов министерств и ведомств  СССР, 1982, №2.

1.8 Положение об Архивном  фонде Российской Федерации. Утверждено  Указом Президента Российской  Федерации от 17 марта 1994 г. №552. (в ред. Указов Президента РФ  от 01.04.1996 №460, от 01.12.1998 №1447) // Российская  газета, 24 марта 1994 г. // Собрание актов  Президента и Правительства Российской  Федерации №12.

1.9 Положение о Федеральной  архивной службе России. Утверждено  Постановлением Правительства Российской  Федерации от 28 декабря 1998г. №1562 // СЗ РФ №1 // Российская газета, 11 февраля 1999 г.

1.10 ГОСТ 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. М.: Госстандарт России, 1998.

1.11 ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002.

1.12 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.

1.13 Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

1.14 Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, - М., 2001.

1.15 Общероссийский классификатор  управленческой документации. ОК 011-93.

2. Специальная  литература

2.1 Андреева В.И. «Делопроизводство». - М, 1999.

2.2 Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. - 2003. - №2.

2.3 Делопроизводство: Учеб. / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова. - 2-е изд. - М.: Акад., 2005.

2.4 Делопроизводство: документационное  обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.

2.5 Делопроизводство в  органах исполнительной власти: Положения о службах. Типовые  и должностные инструкции. Перечни,  справки, журн., бланки и т.д.: Около  100 образцов. - М.: Приор, 2005.

2.6 Делопроизводство: Учеб. пособие / В.А. Спивак. - СПб: Питер, 2005.

2.7 Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) / А.В.  Пшенко. - М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.

2.8 Документирование управленческой  деятельности на предприятии:  делопроизводство и корреспонденция:  Учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д: Март, 2005.

2.9 Ефимова О.А. Современные  технологии работы с документами:  автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. - 2001.