Делопроизводство в кадровой службе

    Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

 

 

 

 

2.2 Порядок документирования  приема на работу лиц, связанных  с владением конфиденциальной  информации организации

  По роду своей деятельности работники кадровых служб органов власти, предприятий, учреждений и организаций имеют отношение к защите информации, составляющей различные виды тайны. В организациях, выполняющих работы, связанные с использованием сведений, составляющих государственную тайну, независимо от организационно-правовых форм, таким видом является государственная тайна; в организациях, осуществляющих коммерческую, предпринимательскую деятельность, независимо от организационно-правовых форм, — коммерческая тайна, в государственных и муниципальных организациях — служебная тайна; во всех организациях — отдельные разновидности профессиональной тайны, среди которых непременной являются персональные данные (информация о гражданах).

   Участие кадровой службы  в обеспечении защиты информации  носит двоякий характер: с одной  стороны, работники службы совместно  с руководителями соответствующих  подразделений осуществляют подбор  кадров на должности, связанные  с использованием сведений, составляющих  тот или иной вид тайны, и  оформляют материалы на допуск  их к соответствующему виду  тайны; с другой стороны, работники  кадровой службы должны обеспечивать  защиту информации, используемой  ими для выполнения своих функциональных  обязанностей, в процессе работы  с ней. 

     К категории конфиденциальной  информации относятся все виды  информации ограниченного доступа,  защищаемой законом – 

• коммерческая,

• служебная,

• личная.

«Коммерческая тайна – вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую  и защищаемую ее обладателем в  любой сфере его коммерческой деятельности, доступ у которой ограничивается в интересах обладателя информации».

Коммерческая тайна – один из главных видов тайн, так как  успешность функционирования предприятия  по производству продукции или услуг  определяется умением вести конкурентную борьбу, а значит, уметь увидеть, за счет чего можно добиться повышения  прибыли по сравнению с конкурентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Трудовая книжка

    Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника  основной.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а  также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

   В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работодатель обязан по письменному  заявлению работника не позднее  трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном  порядке выписку из трудовой книжки.

   Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

 

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

   Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

  Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку.

  Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

  Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

   В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной  службы в соответствии с Федеральным  законом "О воинской обязанности  и военной службе", а также  о времени службы в органах  внутренних дел, органах налоговой  полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации и  подготовке кадров.

    В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также коллективными  договорами, правилами внутреннего  трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

    Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту  работы, где была внесена соответствующая  запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при  его обращении необходимую помощь.

    В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

   Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата  трудовой книжки, осуществляемом в  соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника  до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и  награждении (поощрении), которые вносились  в трудовую книжку по последнему месту  работы.

   Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании  которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о  работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в  этих документах сведения.

   При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и  периодах работы в данной организации  осуществляется комиссией на основании  документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная  карточка члена профсоюза, расчетная  книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и  более свидетелей, знающих работника  по совместной с ним деятельности в одной организации или в  одной системе.

Работодатель на основании  акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

   При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний  день работы) его трудовую книжку с  внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается  вкладыш, который оформляется и  ведется работодателем в том  же порядке, что и трудовая книжка.

   С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального  развития Российской Федерации.

   В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

   В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены  сургучной печатью или опломбированы.

   Невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

   При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.